E-Rechnung Pflicht 2025: Elektronische Rechnungen gesetzeskonform empfangen, verarbeiten & archivieren

Die E-Rechnung wird ab 2025 Pflicht – und das ist derzeit Thema Nummer 1 in der Buchhaltung etlicher Unternehmen. Während der 1. Januar 2025 als Stichtag keine Fragen aufwirft, herrscht ansonsten vielerorts noch Unklarheit. Geht es um Versand oder Empfang von E-Rechnungen, und was bedeutet das für Ihre Rechnungsworkflows?

In diesem Ratgeber zeigen wir Ihnen, was die Pflicht zur elektronischen Rechnung ab 2025 für Sie bedeutet, welche Fristen es gibt und was konkret für Sie und Ihr Team zu tun ist.

In Sachen Digitalisierung ist Deutschland im europäischen Vergleich kein Spitzenreiter. Daran muss sich etwas ändern, wenn Deutschland ein wichtiger Wirtschaftsstandort bleiben will. Darum hat das Bundesfinanzministerium 2023 das Wachstumschancengesetz auf den Weg gebracht. Neben Steuerentlastungen für die Wirtschaft enthält es auch Maßnahmen zur Digitalisierung und macht die E-Rechnung zur Pflicht für Unternehmen.

Im März 2024 haben Bundesrat und Bundestag dem Gesetz zugestimmt, um die Wettbewerbsfähigkeit deutscher Unternehmen zu verbessern. Investitionen in Forschung und Entwicklung werden erleichtert, und die E-Rechnungspflicht ist ein weiterer elementarer Bestandteil des Gesetzes.

Der 1. Januar 2025 ist der Stichtag, den Sie sich im Kalender markieren sollten. Allerdings bezieht sich dieses Datum nicht auf jeden Schritt der digitalen Rechnungsverarbeitung, denn teilweise gelten Übergangsregelungen. Was ab wann funktionieren muss, haben wir für Sie aufbereitet:

Eine wichtige Grundlage vorweg: Nicht jede digitale Rechnung ist eine E-Rechnung! So gelten bspw. PDF, Word-Dokumente oder eingescannte Papierrechnungen vor dem Gesetz nicht als E-Rechnung. Diese basiert nämlich auf einem strukturierten Datensatz, der medienbruchfrei zu verarbeiten ist, sodass zum Beispiel die manuelle Übertragung von Zahlungsdaten überflüssig wird.

Dafür gibt es verschiedene Formate. In Deutschland haben sich zwei Standards etabliert, die unterschiedlichen Zwecken dienen:

• B2G: Wenn Sie Leistungen und Lieferungen an bundesdeutsche Ämter und Behörden abrechnen müssen, dann ist für Sie in der Regel das Format XRechnung Pflicht.
• B2B: Bei Rechnungen von Unternehmen an Unternehmen kommt standardmäßig die ZUGFeRD-Rechnung zum Einsatz. Pflicht ist sie nicht, und XRechnung würde ebenso funktionieren, allerdings hat erstere das menschenlesbare PDF und ist daher intuitiver zu erfassen.

Nur als Privatkunde können Sie auf eine Papierrechnung bestehen. Als Unternehmen können Sie mit Blick auf die Übergangsfristen unter bestimmten Bedingungen bis 2028 weiterhin Papierrechnungen versenden. Gleichzeitig müssen Sie ab dem 1. Januar 2025 aber auch einen digitalen Rechnungseingang gewährleisten. Ein Recht auf Papier lässt sich im B2B-Bereich also nicht ableiten.

Der digitale Rechnungsworkflow in Ihrem Unternehmen muss ab kommendem Jahr nicht völlig umgekrempelt werden, sondern kann sogar an Effizienz gewinnen. Zudem bringt die E-Rechnung als Pflicht einige handfeste Vorteile mit sich – für Sie wie für den gesamten Wirtschaftsstandort Deutschland:

• Tempo: Sie beschleunigen den Zahlungsverkehr, und das bedeutet schnellere Liquidität und bessere Übersicht über Ihre offenen Posten.
• Papierloses Büro: Die E-Rechnung-Pflicht erspart Ihrer Buchhaltung schwere Aktenordner und überlastete Regale.
• Nachhaltig: Weniger Papier in der Buchhaltung bedeutet zudem einen niedrigeren CO₂-Fußabdruck. 
• Innovation: Auch wenn Fristen wenig reizvoll erscheinen mögen, sorgen sie dafür, dass ganze Branchen die Digitalisierung vorantreiben.
• Standardisierung: Die Pflicht zur E-Rechnung macht unterschiedlichen Rechnungsformaten ein Ende und sorgt mittelfristig für einheitliche Standards. 
• Kosten sparen: Dank E-Rechnungspflicht werden Geschäftsprozesse effizienter und Sie sparen – Porto, Druckkosten und Überstunden in der Buchhaltung.
• Konkurrenzfähig: Ihr Unternehmen und auch Deutschland als Industriestandort können im internationalen Vergleich besser mithalten.

Die Fristen sind gesetzt, das Ziel ist ebenfalls klar. Noch haben Sie einige Monate Zeit, bis die E-Rechnung Pflicht wird. Die können Sie sinnvoll nutzen, indem Sie sich an diesen fünf Schritten orientieren:

1. Machen Sie sich mit Software vertraut, mit der sich die wesentlichen Rechnungsworkflows digital abbilden lassen. Mit unserer Lösung CompuDMS können Sie E-Rechnungen erstellen – und das in beiden relevanten Formaten. 
2. Mit der Pflicht zur elektronischen Rechnung bleibt selbstverständlich auch die Notwendigkeit zur korrekten Verwahrung bestehen. CompuDMS bietet Ihnen ein vollwertiges Dokumentenmanagementsystem für die GoBD-konforme Archivierung. 
3. Optimieren Sie die Abläufe um Ihren Zahlungsverkehr schon jetzt, indem Sie für Rechnungsein- und -ausgang sowie für die Verarbeitung auf ein ganzheitliches System setzen. Anders als Insellösungen deckt CompuDMS alle Bedarfe hierzu ab.
4. Informieren und schulen Sie Ihre Mitarbeitenden. Jetzt bleibt Ihnen noch genug Zeit, um Ihr Buchhaltungsteam über gesetzliche Vorgaben zu informieren und in technischen Abläufen und Bearbeitungen fit zu machen. 
5. Reizen Sie die Fristen nicht unnötig aus. Begreifen Sie die verbleibende Zeit vielmehr als Chance, dieses wichtige Thema jetzt anzupacken und eine Vorreiterrolle einzunehmen!

CompuDMS nutzt einen ganzheitlichen Ansatz, um der Pflicht zur E-Rechnung nachzukommen. Sie können eingehende Rechnungen verschiedenster Formate erfassen und bearbeiten und ausgehende Rechnungen je nach Kundenwunsch in unterschiedlichen Formaten versenden. Das integrierte Dokumentenmanagementsystem mit intelligenter Suche übernimmt die gesetzeskonforme Ablage.

Realistisch gesehen ist die Pflicht zur E-Rechnung in Deutschland längst überfällig, wenn wir als Wirtschaftsstandort bestehen wollen. Schließlich sorgt sie für Einheitlichkeit, schnellere Abläufe, raschere Liquidität und schafft Ordnung. Statt hierin blinde Regelungswut zu sehen, sollten Sie sie als Chance erkennen, den Rechnungsaustausch zukunftsfähig zu machen.

Und nach einer ersten Umbruchphase werden die Vorteile noch deutlicher. Ja, die E-Rechnung wird zur Pflicht. Aber wer die Chancen erkennt und rechtzeitig handelt, für den kann diese Pflicht zu einem effizienten Business-Tool werden.