Dokumente sicher organisieren und archivieren mit CompuDMS

Verschwenden Sie keine Zeit mit der Suche nach Informationen

Der Begriff “Ordnung” provoziert gegensätzliche Assoziationen. Auf der einen Seite bietet Ordnung die Basis für effizientes und erfolgreiches Arbeiten, auf der anderen Seite verbindet man damit Aufwand und Komplexität zur Herstellung der Ordnung. CompuDMS nutzt bekannte Windows-Standards und Automatisierungen, um den Aufwand gegen Null zu reduzieren und ermöglicht gleichzeitig enorme Effizienzgewinne bei der täglichen Arbeit. Organisieren und Archivieren Sie mit CompuDMS Ihre Dateien revisionssicher, GoBD- und DSGVO-konform. 

Was unsere Kunden sagen…

CompuDMS ist sehr einfach und intuitiv bedienbar und doch so umfangreich in seinen Funktionen, wir bei Sydney & Frances möchten es nicht mehr missen.

Thomas Wieker, Geschäftsführer der Sydney & Frances GmbH & Co. KG

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Die wichtigsten Funktionen des Dokumentenmanagements

Installationstypen

  • On-premises: lokale Serverinstallation (CompuDMS Professional)
  • Cloud (CompuDMS Cloud)

Dateiformate

  • Unterstütz alle Dateiformate (z. B. .docx, .xslx, .pdf, .odt)
  • Unterstützt E-Mail-Formate
  • Unterstützt Konstruktionsdatien
  • Unterstützt verknüpfte Dateien (z. B. für Word-Serienbriefe)

Datei-Import

  • Import über Dialogfeld
  • Drag ‘n’ Drop
  • Integriertes Scanmodul für TWAIN-Scanner
  • Speichern aus Microsoft Office 365 direkt in CompuDMS

Suchen & Finden

  • Leistungsfähige Texterkennung (OCR)
  • Volltextsuche
  • Suche nach Metadaten und Dateinamen
  • Konfigurierbare Verschlagwortung

Revisionssicherheit

  • GoBD-konforme Archivierung
  • DSGVO-konformes Datenmanagement
  • PS880 zertifiziert

Mandanten- & Benutzerverwaltung

  • mandantenfähig
  • integrierte umfangreiche Benutzerverwaltung
  • optionale anbindung an ein bestehendes Active Directory (nur CompuDMS Professional)

Sicherheit

  • Vergabe von Zugriffsrechten auf Dateiebene
  • Vergabe von Zugriffsrechten auf Verzeichnisebene
  • 2-Faktor-Authentifizierung
  • Rollenbasierte Sicherheit für Workflows

Integration & Schnittstellen

  • Outlook-Integration
  • Microsoft-Office Integration
  • Integriertes Scanmodul für TWAIN-Scanner
  • Batch-Import aus Verzeichnissen

Support & Wartung

  • Support aus Deutschland (Köln)
  • persönlicher Ansprechpartner
  • Software mit Aktualitätsgarantie

Vorteile vom Dokumentenmanagement mit CompuDMS

Schnelleres und GoBD-konformes Arbeiten mit DMS

Das Dokumentenmanagementsystem CompuDMS ist die ideale Basis für die Zusammenarbeit im Team oder mit Geschäftspartnern und ermöglicht den gleichzeitigen Zugriff von mehreren Arbeitsplätzen auf die Dokumente. Von der Erstellung über die Bearbeitung und Versionierung bis hin zur revisionssicheren Archivierung bietet Ihnen unser DMS alle erforderlichen Funktionen des modernen Dokumentenmanagements. Darüber hinaus arbeiten Mitarbeiter mit Hilfe zahlreicher Funktionen in der Software, z. B. der integrierten Volltextsuche, einem Suchassistenten und dem Link- statt Dateiversand effizienter zusammen. Die intuitive, auf Windows-Standards basierende Bedienung des Dokumentenmanagementsystems ist für alle Mitarbeiter einfach zu erlernen und vermeidet großen Schulungsaufwand. Somit steht einer kurzfristigen Einführung eines modernen Dokumentenmanagementsystems in Ihrem Unternehmen nichts im Wege.

Finden statt Suchen – so funktionieren Metadaten in der Dokumentenverwaltung

Wie von Windows bekannt, können Sie selbstverständlich auch in unserem Dokumentenmanagementsystem CompuDMS nach Dateinamen suchen. Darüber hinaus bietet Ihnen CompuDMS aber die Möglichkeit, Dateien mit zusätzlichen Informationen, sogenannten Metadaten, zu versehen. Das können beispielsweise Bearbeitungsvermerke, Freigaben oder auch Informationen zum Dokumententyp sein. Welche Informationen zu einer Datei obligatorisch angegeben werden müssen oder optional sind, entscheiden Sie selbst. Diese Metadaten werden natürlich ebenfalls für die punktgenaue Suche genutzt.

Aber auch Volltextsuche und Texterkennung (OCR) für die Suche in Dateiinhalten von z. B. PDF, Word- oder Excel-Dateien stehen Ihnen zur Verfügung. So werden auch im Dateiinhalt verborgene Informationen von CompuDMS zu Tage gefördert.

Zum schnelleren Auffinden von Suchbegriffen innerhalb Ihrer PDF-Dokumente werden die Fundstellen in der Dokumentvorschau farblich hervorgehoben. So können Sie auf einen Blick feststellen, ob Sie das passende Dokument gefunden haben.

Dokumente mit Sicherheit gut ablegen

Bei der Archivierung von Dokumenten sind Unternehmen an rechtliche Vorschriften und Aufbewahrungsfristen gebunden. CompuDMS ermöglicht die revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung aller Dokumente im Unternehmen. Dank der revisionssicheren Dokumentenablage im DMS ist nachvollziehbar, wer wann welche Änderung vorgenommen hat. In CompuDMS legen Sie fest, wer in welchem Umfang Zugriff auf Ihre Daten hat und verhindern, dass wichtige Informationen versehentlich gelöscht oder verändert werden können. So schützen Sie effektiv Ihre Unternehmensdaten und wahren die Einhaltung von rechtlichen Vorschriften.

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Noch nie war Dokumentenverwaltung einfacher: Von der Erstellung über die Bearbeitung und Versionierung bis hin zur revisionssicheren Archivierung bietet CompuDMS alle erforderlichen Funktionen des Dokumentenmanagements.

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Erfahren Sie mehr über unsere Workflow- und Dokumentenmanagement-Software CompuDMS und darüber, wie Sie das Dokumentenmanagement optimal mit den optional verfügbaren Workflows und Unternehmensanwendungen ergänzen können.

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Dann rufen Sie uns gerne einfach unter (02203) 202080 an oder schreiben Sie uns eine Nachricht. Wir freuen uns!

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