Vertragsverwaltung mit CompuDMS
Nie wieder Fristen verpassen: Ihre Verträge, perfekt verwaltet.
Mit der Vertragsverwaltung von CompuDMS behalten Sie Ihre Verträge zentral im Blick, verwalten Fristen zuverlässig und optimieren Ihre Prozesse effizient und revisionssicher.
Alle Funktionen der CompuDMS Vertragsverwaltung
Installationstypen
- On-premises: lokale Serverinstallation (CompuDMS Professional)
- Cloud (CompuDMS Cloud)
Vertrags-Workflow
- Anlage neuer Verträge und Übernahme bestehender Verträge
- Verwaltung aller Vertragsdokumente
- Verwaltung der Kontaktereignisse
- Verwaltung von Wiedervorlagen
- Zugriffssteuerung und Berechtigungsvergabe
- Unterstützung bei Vertragsbeendigung oder Kündigung
Revisionssicherheit
- GoBD-konforme Archivierung
- DSGVO-konformes Vertragsmanagement
- DW PS880 zertifiziert (Dokumentenmanagement)
- IDW PS951 zertifiziert (Dokumentenmanagement, CompuDMS Cloud)
Erweiterte Funktionen
- Verwaltung von Vertragstypen und Themengebiet
- Unterstützung von Einzelverträgen und Rahmenverträgen mit Leistungsschein
- Verwaltung der Vertragswerte
- Benachrichtigungen zu Kündigungsfristen und automatischen Verlängerungen
- Zugriff über eigene Schlüsselbegriffe (Tags)
- Generierung von Kündigungsvorlagen
Vertrags-Import
- Import über Dialogfeld
- Drag ‘n’ Drop
- integriertes Scanmodul für TWAIN-Scanner
Support und Wartung
- Support aus Deutschland (Köln)
- persönlicher Ansprechpartner
- regelmäßige Sicherheits- und Funktionsupdates
Vorteile der Vertragsverwaltung mit CompuDMS
Die digitale Vertragsverwaltung von CompuDMS bietet viele Vorteile gegenüber einer klassischen Papier- oder Dateiablage. Hier sind die wichtigsten - kurz zusammengefasst:
Zentrale Ablage und bessere Übersicht
Alle Verträge sind an einem zentralen Ort gespeichert, statt verstreut in Ordnern, E-Mails oder Schränken. Dank der Suchfunktion lassen sich benötigte Dokumente innerhalb von Sekunden auffinden – ganz ohne mühsames Durchblättern. Entsprechend der Bedeutung der Verträge können Zugriffsrechte für Benutzer und Benutzergruppen definiert werden.
Übersichtliche Bearbeitungsansicht
Alle vertragsrelevanten Informationen – wie beispielsweise Stammdaten, Vertragsart und Wiedervorlage-Einstellungen – können im übersichtlichen Bearbeitungsdialog erfasst werden. Auch zusätzliche Dokumente wie AGB, Vertragsänderungen oder Kontaktereignisse lassen sich hier hinterlegen. So behalten Sie jederzeit den Überblick.
Durch die strukturierte Darstellung und die zentrale Ablage aller Inhalte wird die Verwaltung deutlich vereinfacht, Suchzeiten werden reduziert und wichtige Informationen sind schnell auffindbar. Änderungen können jederzeit nachvollzogen werden, sodass eine hohe Transparenz gewährleistet ist. So behalten Sie stets den Überblick und können effizient auf alle vertragsbezogenen Daten zugreifen.
Fristenmanagement
Verträge beinhalten häufig feste Laufzeiten oder automatische Verlängerungen. Mit der Vertragsverwaltung von CompuDMS behalten Sie alle relevanten Fristen – ob Kündigung, Verlängerung oder Prüfung – stets im Blick. So vermeiden Sie unbeabsichtigte Verlängerungen und sparen gezielt Kosten.
Zugriffskontrolle und Berechtigungsvergabe
Für höchstmögliche Datensicherheit lassen sich für jeden einzelnen Vertrag individuelle Berechtigungen festlegen. Sie bestimmen genau, wer auf welche Vertragsdaten zugreifen darf – und ob ausschließlich Leserechte oder auch Bearbeitungsrechte vergeben werden. Das sorgt für klare Zuständigkeiten und vereinfacht die Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens.
Vertragsänderungen und Dokumentation
Viele Verträge beinhalten zusätzliche Dokumente wie sich AGB, Ergänzungen oder Änderungen. Evtl. soll auch die Vertragsverhandlung dokumentiert werden. Auch diese Dokumente lassen sich in der Vertragsverwaltung von CompuDMS zu einem Vertrag ablegen. So sind alle relevanten Informationen übersichtlich gebündelt und jederzeit systematisch dokumentiert.
Sichere Aufbewahrung
Wie alle Module von CompuDMS (z. B. Rechnungseingang oder Rechnungsstellung etc.) unterstützt auch die Vertragsverwaltung die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie der DSGVO und der GoBD-konformen Archivierung.