E-Rechnung: Lästige Pflicht oder schöne neue digitale Welt?

Mit einer elektronischen Rechnung werden die Rechnungsinhalte in Form von digitalen Datensätzen so übermittelt, dass diese Inhalte elektronisch empfangen, erfasst und automatisiert weiterverarbeitet werden können. Wichtig ist, dass es keinen sogenannten Medienbruch gibt, dass also nicht die Software gewechselt werden muss, um bspw. die Zahlungsdaten manuell zu übertragen.

Ein PDF ist gesetzlich gesehen keine E-Rechnung. Der Grund dafür ist, dass es sich bei einem PDF streng genommen um eine Bilddatei handelt. Die Rechnungsdaten in einem PDF können nicht medienbruchfrei ausgelesen und automatisiert weiterverarbeitet werden: Schließlich müssen Sie die Informationen aus dem PDF händisch in Ihr Online-Banking übertragen.

Nach jetzigem Stand können Sie davon ausgehen, dass die elektronische Rechnung in Deutschland bald Pflicht ist. Sowohl der Versand als auch der Empfang und die entsprechende Weiterverarbeitung von E-Rechnungen werden obligatorisch.

Die elektronische Rechnung wird nach dem Gesetz aller Voraussicht nach ab dem 1. Januar 2025 verpflichtend. Noch ist also etwas Zeit, um sich gründlich auf die neue Lage einzustellen – die sollten Sie sorgfältig nutzen! Dankenswerterweise ist eine Übergangsphase zwischen 2025 und 2027 vorgesehen, die Ihnen die Umstellung erleichtern wird.

Senden Sie als Unternehmer einem anderen Unternehmen Zahlungsaufforderungen, dann sind ab 2025 digitale Rechnungen Pflicht. Dies gilt für Sie wie Ihre Geschäftspartner und Dienstleister, solange alle Parteien ihren Sitz in Deutschland haben.

Die Empfänger elektronischer Rechnungen brauchen unterschiedliche Fähigkeiten und Ressourcen: Sie müssen die eingehenden E-Rechnungen zunächst einmal medienbruchfrei weiterverarbeiten können. Das ist aber noch nicht alles, denn die GoBD-konforme Archivierung gilt natürlich auch für die Aufbewahrung der elektronischen Rechnungen, wenn diese nach digitalem Rechnungseingang abzulegen sind.

Die gibt es, allerdings betreffen diese Ausnahmen allenfalls einen geringen Teil Ihres Tagesgeschäfts. Von der Pflicht zum digitalen Rechnungsversand sind Sie dann entbunden, wenn Ihr Unternehmen nicht in Deutschland ansässig ist. Außerdem geht es auch ohne E-Rechnung, wenn Sie nur sehr kleine Beträge oder steuerfreie Leistungen abrechnen.

Moment, die E-Rechnung kommt Ihnen vielleicht doch schon bekannt vor? Dann möglicherweise, weil Sie bereits Erfahrungen mit XRechnung oder ZUGFeRD gesammelt haben. Aber Obacht – die elektronische Rechnung ist nicht einfach alter Wein in neuen Schläuchen, denn die Formate unterscheiden sich in Details:

1. XRechnung: Das Format XRechnung ist bereits seit einigen Jahren Pflicht in der öffentlichen Verwaltung. Gemeint sind damit nicht nur Ämter & Co, sondern auch Universitäten und Krankenhäuser. Sie ist ein EU-weiter Standard und funktioniert somit grenzüberschreitend. Ihr Einsatzgebiet sind u. a. Bundesbehörden, die Rechnungen in anderem Format als XRechnung zurückweisen.
2. ZUGFeRD: Anders als die europaweite XRechnung ist ZUGFeRD ein deutscher Standard. Besonders an einigen Varianten dieser Form der elektronischen Rechnung ist, dass sie für maschinenlesbare XML-Elemente in für Menschen lesbare PDF-Dokumente einbindet. Eine Kopplung von ZUGFeRD und XRechnung ist ebenfalls möglich.

Was die beiden gemeinsam haben: Nach der künftigen Gesetzeslage sind beide Formate als E-Rechnung grundsätzlich zulässig. Aber: Sie sind nicht die einzigen Vertreterinnen ihrer Gattung – nicht jede elektronische Rechnung muss bspw. eine XRechnung sein. Mit den beiden Formaten sind Sie also grundsätzlich auf der sicheren Seite, aber Sie sind nicht gezwungen, diese zu nutzen – es sei denn, Ihre Kunden sind ausschließlich Behörden.

Daran, dass die E-Rechnung Pflicht wird, ist nicht zu rütteln. Mit einem durchdachten Gesamtpaket wie CompuDMS haben Sie aber mehr in der Hand als die Basis für eine papierlose Ablage. Sie können in der Software den kompletten Rechnungsworkflow vom elektronischen Rechnungsausgang bis zum -eingang abbilden.

Mit einer solchen ganzheitlichen Lösung blicken Sie der Pflicht zur digitalen Rechnung wohlgemut entgegen:

• Integriertes papierloses Büro: CompuDMS kann mehr, als nur Rechnungen auszustellen und Eingangsrechnungen zu verarbeiten. Sie haben gleichzeitig ein vollwertiges, nicht auf den Rechnungsworkflow beschränktes Dokumentenmanagementsystem zur Hand.
• XRechnung & ZUGFeRD: Für CompuDMS kein Problem. Unsere Software kann beide Formate erstellen, auslesen und die Daten medienbruchfrei weiterverarbeiten.
• Ab die Post: Medienbruchfreier elektronischer Versand Ihrer E-Rechnungen per E-Mail ist natürlich ebenfalls möglich.
• Rechnungsfreigabe: Rechnung ausdrucken, stempeln, unterschreiben … Diese Arbeitsschritte können Sie dank integrierter elektronischer Rechnungsfreigabe getrost überspringen, der digitalen Rechnungsverarbeitung sei Dank.
• Import aus fremden Systemen: Auf Ihren Wunsch kann CompuDMS auch Rechnungsdaten aus Fremdsystemen importieren. Das erspart Ihnen mühselige und fehlerträchtige Übertragungen.

Auch wenn sich die E-Rechnung zunächst einmal nach der nächsten lästigen Pflicht anhören mag, hat sie das Potenzial, Ihren Berufsalltag einfacher zu gestalten: Immerhin gibt es mittelfristig kein Wirrwarr aus PDF, Papierrechnungen und gescannten Dateien mehr. Somit ist für Klarheit, Einheitlichkeit und geregelte Abläufe sowie gesteigerte Effizienz gesorgt.

Sorgen Sie daher frühzeitig vor, damit Sie Ihre gesetzliche Pflicht als Unternehmer erfüllen und von den Vorteilen der einheitlichen elektronischen Rechnung profitieren. Mit CompuDMS haben Sie alles, was Sie brauchen, um den Anforderungen an medienbruchfreie elektronische Rechnungsbearbeitung zu genügen und noch dazu Ihr Büro von Akten-Altlasten zu befreien. Wie genau? Verraten wir Ihnen – rufen Sie an!