E-Rechnung erstellen -
Win-win-Situation für Versender und Empfänger

E-Rechnungen zu übermitteln, schafft zahlreiche Vorteile. Wir erklären in diesem Artikel, wie Unternehmen erfolgreich in die elektronische Rechnungsstellung einsteigen.

Seit dem vergangenen Jahr sind inländische Unternehmen verpflichtet, „regelmäßig eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) zu verwenden“, so das Bundesfinanzministerium. Im ersten Schritt wurde zum 1. Januar 2025 eine Empfangspflicht für E-Rechnungen im B2B-Bereich eingeführt. Ab 2027 folgt eine Versandpflicht für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro, für alle anderen gilt dies ab dem 1. Januar 2028.

Genaueres hierzu lesen Sie in unserem Blogbeitrag „Übergangsfristen bei der Einführung der E-Rechnung“. Grundlegende Informationen zum Thema finden sich unter „E-Rechnung: Gängige Formate und was sie auszeichnet“. Mit dem Empfang von E-Rechnungen beschäftigt sich der Artikel „DMS statt Kontierungsstempel – so profitieren Unternehmen von digitalen Rechnungen“. Im folgenden Text geht es nun um das Erstellen und den Versand von E-Rechnungen.

Fehlervermeidung: Durch den digitalen Übertragungsweg ohne Medienbruch werden Rechnungsinformationen automatisch korrekt übernommen, sofern der Empfänger eine geeignete Software nutzt.

Kurze Wege und Zeitersparnis: Die elektronische Übermittlung ohne zeitaufwendiges manuelles Übertragen von Zahlungsdaten trägt dazu bei, dass Rechnungssteller ihr Geld zügig erhalten.

Gesetzeskonformität: Die betriebliche Einführung von E-Rechnungen schafft prozessuale und juristische Sicherheit im Hinblick auf die E-Rechnungspflicht bereits während der Übergangsphase.

Kostengünstig und papierlos: Kosten für Toner, Papier und Porto entfallen. Die Empfängerseite muss keine Papierrechnungen mehr abheften und hat einen besseren Überblick über aktuelle Zahlungsverpflichtungen. Dank der raschen und automatisierten Weiterverarbeitung kommt es seltener zu Mahnungen und Mahngebühren.

Flexibles Arbeiten: Die elektronische Rechnungsstellung funktioniert auch ortsunabhängig.

Mit XRechnung und ZUGFeRD existieren zwei Standardformate für E-Rechnungen, die beide rechtskonform sind (mehr dazu hier). Eine gute Softwarelösung, wie beispielsweise das in CompuDMS enthaltene Rechnungsmodul, beherrscht beide Formate. Damit lassen sich E-Rechnungen in wenigen Schritten erstellen, wie es im Folgenden schematisch beschrieben ist:

1. Unter den Debitoren einen neuen Kunden anlegen bzw. auswählen. Adresse, Zahlungsfrist, Skonto etc. werden hier hinterlegt.
2. Per Klick eines der beiden Rechnungsformate – XRechnung oder ZUGFeRD – auswählen. Für jeden Kunden lässt sich ein Standard festlegen, der bei der Rechnungsstellung im Einzelfall aber auch geändert werden kann.
3. Rechnungspositionen einfügen oder eine wiederkehrende Rechnung mit allen relevanten Daten generieren, die sich bei Bedarf anpassen lässt.
4. Auf Wunsch Leistungsübersichten und Stundenzettel anhängen.
5. Rechnung prüfen und zum Versand per E-Mail freigeben.
6. Bei Verwendung der Zahlungsart Lastschrift können mehrere Lastschriften – auch verschiedener Rechnungsempfänger – gemeinsam exportiert und in die Banking-Software hochgeladen werden. Es müssen keine Zahlungsdaten manuell erfasst werden.
7. Daten an eine Buchhaltungslösung wie DATEV übergeben.

Spätestens 2028, wenn die Versandpflicht für alle kommt (mehr zu den Übergangsfristen hier), ist eine professionelle Software wie CompuDMS unumgänglich. Insofern empfiehlt es sich, von Anfang an auf eine tragfähige Langzeitlösung zu setzen. E-Rechnungen zu erstellen, wird schon bald zu einer zentralen Aufgabe jeder Buchhaltung.

Ein umfassendes Dokumentenmanagementsystem wie CompuDMS sorgt überdies dafür, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt sind. Dies gilt insbesondere auch für die GoBD-konforme Ablage von E-Rechnungen. Notwendige Leistungen wie die Archivierung sind in einem guten DMS nahtlos enthalten und müssen nicht separat bedacht werden.

Eine gesetzeskonforme E-Rechnung zu erstellen, ist mit der richtigen Software in Handumdrehen erledigt. Mit einem bewährten Dokumentenmanagementsystem wie CompuDMS lassen sich sämtliche Arbeitsschritte rund um die Rechnungserstellung rechtssicher, effizient, fehlerfrei und viel schneller abwickeln als in Papierform. Die Einführung von E-Rechnungen sollte idealerweise nicht isoliert stattfinden, sondern als integraler Bestandteil in den digitalen Transformationsprozess eingebettet sein.