Seit dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen in Deutschland verpflichtend. Welche Formate für mittelständische Unternehmen infrage kommen und was dabei zu beachten ist, schildern wir in diesem Beitrag.
Die gesetzliche Grundlage für die E‑Rechnung wurde im März 2024 mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes gelegt. Beabsichtigt ist, die Digitalisierung der deutschen Wirtschaft zu fördern, wovon Unternehmen durch vereinfachte Prozesse profitieren sollen. Um es vorwegzunehmen: Durch die Überführung von Papierrechnungen in digitale Lösungen ergeben sich nennenswerte Vorteile. E-Rechnungen sparen Personaleinsatz, Geld, Zeit, Ressourcen und minimieren Fehler.
In diesem Artikel geht es zunächst um Grundsätzliches. Wir erklären, was eine E-Rechnung ist, welche digitalen Formate dafür zulässig beziehungsweise verbreitet sind und was für Vorteile sie bieten.
Ausblick: Für die flächendeckende Einführung der E-Rechnung hat der Gesetzgeber eine Übergangsphase eingeräumt. Welche Fristen und Vorgaben dabei gelten, lesen Sie demnächst in unserem Blog. Es folgen weitere Artikel, die sich detailliert mit dem Rechnungseingang und dem Rechnungsausgang und den damit verbundenen Arbeitsabläufen beschäftigen.
Auf der Hand liegt, dass E-Rechnungen papierlos und digital sind. Wer sich genauer informieren möchte, stößt recht bald auf komplizierte Ausführungen, geprägt von gesetzlichen Vorgaben, Ausnahmeregelungen, europäischen Richtlinien und Normenreihen.
Hier das Wichtigste zusammengefasst: Ein per E‑Mail versandtes einfaches PDF(-A)‑Dokument galt bis zum 31. Dezember 2024 noch als „elektronische Rechnung“. Das ist jedoch Vergangenheit. Seit dem 1. Januar 2025 liegt eine E‑Rechnung nur noch dann vor, wenn die Rechnung „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“, so das Bundesfinanzministerium. Ein einfaches PDF‑Dokument erfüllt diese Vorgaben nicht, da es kein strukturiertes Format hat und fällt nach neuer Definition wie Rechnungen auf Papier in die Kategorie „sonstige Rechnung“.
Ein PDF, auch das Sonderformat PDF-A, ist keine E-Rechnung!
In Deutschland haben sich für gesetzeskonforme E-Rechnungen die Formate XRechnung und ZUGFeRD als Standards etabliert. Um sie geht es in den folgenden Abschnitten.
XRechnung basiert auf dem XML-Dateiformat und ist die deutsche Umsetzung von EU-Vorgaben zum elektronischen Rechnungsaustausch. Rechnungen an öffentliche Auftraggeber sind damit seit April 2020 bundesweit einheitlich möglich, in der Folgezeit – je nach Bundesland und Behörde – auch zunehmend verpflichtend geworden. Der Standard XRechnung war am 22. Juni 2017 vom IT-Planungsrat für Bund und Länder beschlossen worden.
Da die XRechnung auch international anerkannt ist, gewinnt sie im B2B-Umfeld an Bedeutung. Aus technischer Sicht hat das strukturierte Format den Vorteil, dass es eine geeignete Software automatisiert auslesen kann. Dokumentenmanagementsysteme wie CompuDMS sind dazu in der Lage und können die Datenpakete einheitlich visualisieren. Gewünschte Layouts lassen sich nach Kundenwunsch anpassen.
Buchhaltungen müssen eingehende XRechnungen anschließend nur noch inhaltlich prüfen und freigeben. Bei bekannten Geschäftspartnern mit wiederkehrenden Rechnungsvorgängen ist sogar eine sogenannte Dunkelverarbeitung möglich. Hierbei erfolgen Freigabe, Kontierung und Buchung ohne jegliches menschliche Zutun. Empfänger müssen lediglich die vertrauenswürdigen Rechnungssteller definieren und einen maximalen Betrag für den vollständig automatisierten Prozess freigeben.
ZUGFeRD ist ein Akronym für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Unter dieser Bezeichnung entstand in Zusammenarbeit von Verbänden, Ministerien und Unternehmen ein E-Rechnungs-Standard in einem hybriden Format. Dieses besteht aus einer PDF-Datei (PDF/A-3), in das strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format eingebettet sind. Der Rechnungsversand erfolgt in Form eines PDF-Dokuments, welches die sichtbare Komponente der Rechnung darstellt. ZUGFeRD-Rechnungen lassen sich wie klassische PDF-Dokumente öffnen und am Bildschirm anzeigen.
Der Rechnungsempfänger hat dann die Wahl: Er kann die Rechnung als PDF nutzen und händisch bearbeiten oder die Rechnungsdaten maschinell einlesen lassen. CompuDMS beispielsweise erfasst die enthaltenen XML-Daten vollautomatisch und verarbeitet diese selbsttätig weiter.
Zuständig für die Pflege und Weiterentwicklung des ZUGFeRD-Formats ist das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) zusammen mit dem französischen Rechnungsforum (FNFE). De facto identisch ist das französische offene E-Rechnungsformat Factur-X.
ZUGFeRD ist wie XRechnung ein Datenformat für die elektronische Rechnungsstellung. Beide erfüllen die europäischen rechtlichen Anforderungen gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU und basieren auf der Europäischen Norm 16931.
XRechnung besteht ausschließlich aus der maschinenlesbaren XML-Datei. ZUGFeRD hingegen beinhaltet sowohl eine visuell gestaltete Rechnung im PDF-Format, die Menschen problemlos lesen können, als auch einen darin eingebetteten codierten XML-Datensatz.
XRechnung enthält vom Ursprung her spezifische Anforderungen deutscher Behörden. Seit der 2020 veröffentlichten Version 2.1.1 ist in ZUGFeRD ein zusätzliches XRechnung-Profil enthalten, das speziell die Anforderungen der deutschen öffentlichen Verwaltung abbildet.
Experten empfehlen ZUGFeRD als Einstieg in den elektronischen Rechnungsaustausch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Das Format eignet sich gleichermaßen für B2B- und B2C-Geschäftsbeziehungen und mit der erwähnten Weiterentwicklung auch für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Verwaltungen (B2G – Business-to-Government).
Praxis-Tipp: Bei ZUGFeRD zählt nur XML!
In der Praxis kommt es gelegentlich zu Abweichungen zwischen den strukturierten XML-Rechnungsdaten und den sonstigen Informationen des hybriden ZUGFeRD-Formats. Hierzu stellte das Bundesfinanzministeriums (BMF) in einem offiziellen Schreiben klar, dass in solchen Fällen die Daten des strukturierten Teils vor denen der Bilddatei Vorrang haben. Mit anderen Worten: XML stellt die primäre Informationsquelle dar. Da somit der PDF-Sichtbeleg nicht maßgeblich ist, sollten Unternehmen sicherstellen, dass ihre Rechnungsverarbeitungssoftware die XML-Daten ausliest und auf Vollständigkeit sowie Übereinstimmung mit den steuerlichen Anforderungen prüft.
Einmal eingeführt, haben E-Rechnungen nur Vorteile für Unternehmen. Rechnungssteller sparen Papier, Druck und Postversand, reduzieren somit Ressourceneinsatz, Geld und Zeit. Der strukturierte Datensatz mit den Zahlungsinformationen lässt sich medienbruchfrei empfangen und automatisiert weiterverarbeiten. Im Vergleich zur klassischen Papierrechnung gestalten sich Unternehmensprozesse so deutlich effizienter. Last but not least: Rechnungsempfänger benötigen für die Archivierung der Rechnungen keine Ordner und Regalmeter mehr.
Neben der Arbeitsentlastung und -beschleunigung ist auch die Qualität als wesentlicher Vorteil zu nennen, da die automatisierten Vorgänge „menschliche“ Fehler bei der Übertragung von Rechnungsdaten minimieren.
Im folgenden Video fasst Dr. Oliver Schliebusch, Geschäftsführer von CompuKöln, alles Wesentliche rund um das Thema E-Rechnung leicht verständlich und praxisnah zusammen:
Ein Dokumentenmanagementsystem ist wie die gesamte digitale Transformation ein komplexes Vorhaben. Deswegen berät und unterstützt CompuKöln als zuverlässiger Partner bei jedem Schritt der Einführung von CompuDMS, um die Software innerhalb kürzester Zeit produktiv im Unternehmensalltag einsetzen können. Ein schrittweises Vorgehen hat sich hierbei seit vielen Jahren bewährt.
Lesen Sie auch ein Interview zu diesem Thema mit Geschäftsführer Dr. Oliver Schliebusch und Prokurist Matthias Schröther.
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