Übergangsfristen bei der Einführung der E-Rechnung

Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen, kurz E-Rechnungen, empfangen zu können. Für das Versenden gelten noch Übergangsfristen. Wie diese gestaffelt sind und was zu beachten ist, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Nach Jahren der Vorbereitung, einem behördlichen Vorlauf und der Festlegung von EU-weiten Standards ist die Einführung von maschinell lesbaren Rechnungen voll im Gange. Mehr über die wichtigsten Meilensteine zur Einführung der verpflichtenden E-Rechnung sowie zu Ausnahmen, Aufbewahrungspflichten und eine Zusammenfassung lesen Sie in den folgenden Abschnitten. 

Seit dem 1. Januar 2025 ist „bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern regelmäßig eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) zu verwenden“, schreibt das Bundesfinanzministerium. Insbesondere müssen alle Unternehmen seit Anfang des Jahres den Empfang einer E-Rechnung ermöglichen. Hierfür genügt als technische Voraussetzung bereits ein E‑Mail‑Postfach. Als Unternehmer gilt, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbständig ausübt. Darunter fallen auch Freiberufler oder Personen, die von der Umsatzsteuer befreit sind, wie etwa Vermieter von Wohnungen, Kleinunternehmer oder Ärzte. Private Endverbraucher sind nicht von der Empfangspflicht für E-Rechnungen betroffen.

Bis zum 31. Dezember 2026 können alle Rechnungsaussteller übergangsweise noch auf Alternativen zur E‑Rechnung ausweichen. Eine Papierrechnung ist in dieser Phase nach wie vor zulässig. Digitale Rechnungen in einem anderen elektronischen Format als eine „echte“ E‑Rechnung (mehr in unserem Blogbeitrag dazu) dürfen indes nur mit Zustimmung des Empfängers verwendet werden. Er muss ein ggf. unbekanntes elektronisches Format nicht akzeptieren.

Ab dem 1. Januar 2027 gilt für Unternehmen, die im Vorjahr (2026) einen Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro erzielt haben, eine Ausstellungs- und Versandpflicht für E-Rechnungen. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro haben dafür noch bis Ende 2027 Zeit. Sie können Rechnungen bis dahin also weiter auf Papier oder in abweichenden digitalen Formaten übermitteln.

Nach Ablauf der beschriebenen Übergangsfristen ist bei Umsätzen zwischen sämtlichen inländischen Unternehmen die Verwendung einer E‑Rechnung verpflichtend. Dies ist ab dem 1. Januar 2028 der Fall und gilt sowohl für den Empfang als auch für das Ausstellen und den Versand von Rechnungen im B2B-Segment.

Von der Pflicht zur E-Rechnung ausgenommen sind Zahlungsansprüche gegenüber Unternehmen im Ausland sowie Privatpersonen im In- und Ausland. Im Endverbrauchergeschäft ist das Auslaufmodell Papierrechnung also vorerst noch möglich, ebenso sonstige digitale Formate. Von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind darüber hinaus Forderungen unter 250 Euro („Kleinbetragsrechnungen“), steuerfreie Umsätze und Fahrausweise.

Für bar bezahlte Leistungen gelten indes keine Ausnahmen. Auch für ein Geschäftsessen in einem Restaurant oder für einen Materialeinkauf eines Unternehmers in einem Baumarkt ist eine E‑Rechnung auszustellen, wenn der Rechnungsbetrag über 250 Euro liegt und der Rechnungsaussteller keinen Gebrauch von den beschriebenen Übergangsregelungen machen kann.

E-Rechnungen und sonstige Rechnungen müssen für acht Jahre aufbewahrt werden. Dies gilt sowohl für die Rechnungssteller als auch für die Empfänger. Ein Hinweis in Bezug auf anderslautende Angaben: Die Aufbewahrungsfrist wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz im Oktober 2024 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Hinsichtlich der Aufbewahrungspflichten sind die gesetzgeberischen „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) zu beachten. So gilt unter anderem, dass die E-Rechnung im ursprünglichen, strukturierten Daten-Format aufzubewahren ist. Auch die Anforderungen an die Unveränderbarkeit müssen beim Speichern erfüllt sein. Dokumentenmanagementsysteme wie CompuDMS archivieren alle Dateien und Dokumente revisionssicher, GoBD- und DSGVO-konform.

Seit dem 1. Januar 2025 ist der Empfang von E-Rechnungen im B2B-Bereich in Deutschland verpflichtend. Für den Versand gelten bis Ende 2027 gestaffelte Übergangsfristen. Rechnungen auf Papier sind nur noch übergangsweise erlaubt. Dies gilt auch für einfache, nicht strukturierte PDF-Dokumente, sofern der Empfänger zustimmt. Ab dem 1. Januar 2028 gilt eine uneingeschränkte E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen.