Vertragsmanagement mit
unserer Software CompuSME

Alle Ihre Verträge und deren Fristen auf einen Blick.

Einfach. Übersichtlich.

Erinnerungsfunktion
für Kündigungsfristen

laufende Verträge
im Überblick

Zugriffskontrolle
durch Rollen & Berechtigungen

revisionssichere Archivierung

Vertragshistorie

Splitview für
Daten und Verträge

individuell erweiterbar
Siegel "Software - Made in Germany"

Digitales Vertragsmanagement spart Kosten und Zeit

Jede Geschäftsbeziehung wird durch einen Vertrag geregelt – fast immer ist dieser schriftlich fixiert. Egal ob Standardverträge wie Leasing- und Mobilfunkverträge oder individuelle Kunden- und Lieferantenverträge, allen Verträgen ist gemeinsam, dass sie Fristen, Ansprüche und Verpflichtungen definieren. Bei diesen vielfältigen Informationen können einzelne, wenngleich wichtige Aspekte leicht aus dem Auge verloren werden, was teure Folgen haben kann. Beantworten Sie doch einfach mal für sich selbst die Fragen:

  • Wo sind in Ihrem Unternehmen welche Verträge abgelegt?
  • Können Sie sich schnell und mit wenig Aufwand einen Überblick über alle laufenden Verträge und deren Laufzeiten verschaffen?
  • Welche Kündigungsfristen haben Ihre Verträge?

Mit unserer Vertragsmanagement Software CompuSME ist die Beantwortung dieser Fragen und das Vertragscontrolling ein Kinderspiel! So vergeuden Sie keine Zeit mehr für die Suche bestimmter Verträge oder die Gewinnung eines Überblicks und verursachen keine unnötigen Kosten, weil Kündigungsfristen versäumt wurden. Profitieren Sie von der Digitalisierung Ihrer Verträge sowie der zentralen Verwaltung, Steuerung und Kontrolle Ihrer Vertragsverhältnisse.

Alle Verträge im Blick – verpassen Sie ab jetzt keine Kündigungsfristen mehr

Bei einer Vielzahl von Verträgen verliert man schnell einmal den Überblick und es kann böse Folgen haben, wenn Sie von Verpflichtungen überrascht werden oder eigene Ansprüche verschenken. Zukünftig können Sie unliebsame Überraschungen vermeiden, indem Ihre Verträge mit allen Kerndaten in unserer Software systematisch erfasst und automatisiert verwaltet werden. CompuSME benachrichtigt Sie, wenn Verträge Ihre Aufmerksamkeit erfordern. Unabhängig davon können Sie jederzeit auf die Vertragsübersicht oder einzelne Verträge, direkt oder über die integrierte Volltextsuche, zugreifen. Die Kerndaten werden strukturiert angezeigt und mit dem eigentlichen, im integrierten Dokumentenmanagementsystem CompuDMS abgelegten Vertragsdokument verknüpft. So haben Sie die wesentlichen Eckdaten immer im Blick und gleichzeitig die Möglichkeit, in die Details einer Vereinbarung eintauchen zu können.

Alle Verträge im Überblick
Mit dem CompuSME-Vertragsmanagement lassen sich alle Verträge übersichtlich in einer tabellarischen Ansicht verwalten. Verträge, die Ihre Aufmerksamkeit benötigen, werden darin optisch hervorgehoben. Es handelt sich hierbei um Arbeitsschritte, die noch erledigt werden müssen, wie z. B. die Kündigung eines Vertrages.

Immer alle Informationen zu einem Vertrag gemeinsam verfügbar

Während der Laufzeit eines Vertrages können sich rechtliche Anforderungen, Zusammenhänge oder Rahmenbedingungen ändern. So ist es nicht unwahrscheinlich, dass Verträge mit der Zeit angepasst oder ergänzt werden müssen. Auch neue AGBs oder aktualisierte Preislisten, die einem automatisch zugeschickt werden, stellen jeweils eine Vertragsänderung dar.

Sie behalten mit CompuSME jederzeit den Überblick über den aktuellen Stand der Vereinbarung, indem Ergänzungen und Änderungen im Kontext des ursprünglichen Vertrages gespeichert werden. Auch ergänzende Dokumente lassen sich in der digitalen Vertragsakte abgelegen – so dass alle Informationen zu einem Vertrag immer gemeinsam verfügbar sind. Zudem können Sie eigene Anmerkungen zu Verträgen erfassen, die wiederum den Informationsgehalt erhöhen.

Mehr Transparenz für Ihre Verträge

Individuelle Kunden- und Lieferantenverträge zu erstellen, muss kein schwieriges Unterfangen sein – auch wenn auf beiden Seiten der Vertragspartner zahlreiche Personen involviert sind. Gerade im Zusammenspiel mit Microsoft Word schafft CompuSME Nachvollziehbarkeit und Sicherheit in den Vertragsverhandlungen. Die Entwurfsschritte werden eindeutig gespeichert und können jederzeit inhaltlich miteinander verglichen werden. Durch die revisionssichere Archivierung Ihrer Verträge wird nachvollziehbar, wer wann welche Änderung vorgenommen hat.

Vertragserstellung ganz nach Ihrem Geschmack

Bei der Vertragserstellung ist häufig eine Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Personen oder auch mehreren Abteilungen nötig. Die dafür erforderlichen Freigabe- und Überarbeitungsprozesse können je nach Unternehmen von einfachen Freigaben bis hin zu komplexen, mehrstufigen Abläufen reichen. Auch ist eine automatische Dokumentation der Vertragsänderungen in diesem Zusammenhang denkbar. Mit CompuSME können Sie diese Arbeitsabläufe ganz individuell auf Ihre Anforderungen anpassen.

Die Sicherheit Ihrer Daten hat höchste Priorität

Um Unternehmensdaten effektiv zu schützen, muss durch Benutzerrollen definiert werden, wer in welchem Umfang Zugriff auf Ihre Daten hat. So wird festgelegt, welcher Mitarbeiter welche Verträge sehen, bearbeiten oder löschen darf. Sensible Informationen werden so geschützt und die Einhaltung von Datenschutzstandards gewahrt.

1+1=1: Word- und PDF-Dokumente immer aktuell

Nicht selten kommt es vor, dass bei der Entwicklung eines Vertrages vom Entwurfsstadium über Änderungen bis hin zum finalen Stand zahlreiche Word- und PDF-Dateien entstehen. Gerade in Abstimmungs­prozessen müssen Sie sicherstellen, dass Sie immer mit den aktuellen Versionen arbeiten. Schnell kann es dabei vorkommen, dass versehentlich veraltete PDF-Dateien versendet werden. ­CompuSME hilft Ihnen, den Überblick über Ihre Verträge zu behalten und erzeugt, sofern gewünscht, automatisch zu jeder Word- eine zusätzliche PDF-Datei. Durch die Kopplung der beiden inhaltsgleichen Dateien ist die Zuordnung immer eindeutig ­– so sparen Sie Zeit und Nerven.

Vertragsmanagement Software wahlweise als lokale Serverinstallation oder als Cloudlösung

Unsere digitale Vertragsmanagement Software ist nicht nur als on-premise Server, sondern auch in der Cloud verfügbar – so können Sie die für Sie passendste Lösung wählen: Betreiben Sie den Server selbst (und behalten so die volle Kontrolle über Daten und Verfügbarkeit) oder profitieren Sie bei der Cloudlösung davon, dass wir für Sie den Serverbetrieb übernehmen. Dieser beinhaltet auch Aufgaben wie z. B. regelmäßige Backups und Sicherheit-Patches. So können Sie sich ganz auf Ihr Business konzentrieren und sparen Kosten für Wartung und Pflege eines Servers.

Sie haben noch andere Workflows, die Sie digitalisieren möchten?

Kein Problem! Unsere modulare Software ermöglicht eine auch sukzessive Zusammenstellung der für Ihr Unternehmen benötigten Komponenten zu einer optimalen Lösung. So können Geschäftsprozesse verschiedener Abteilungen nach und nach digitalisiert und in einer einheitlichen Benutzeroberfläche verwendet werden. In den gewählten Workflow-Modulen verfügbare Aktionen können zudem an die eigenen Anforderungen und Arbeitsabläufe angepasst werden.

Download

Alle Informationen zum Vertragsmanagement haben wir Ihnen auch hier zum Download als PDF-Datei bereitgestellt.

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