XRechnung

Was ist eine XRechnung und wie unterscheidet sie sich von anderen elektronischen Rechnungen?

Was ist XRechnung?

Bei XRechnung handelt es sich um eine spezifische Standardform elektronischer Rechnungen auf XML-Basis. XRechnung wurde von der „Koordinierungsstelle für IT Standards“ (KoSIT) entwickelt und erfüllt die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung. XRechnung gilt als verbindlicher nationaler Standard für die Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen.

Wie unterscheiden sich XRechnung und E-Rechnung?

Der Begriff E-Rechnung (elektronische Rechnung) bezeichnet ganz allgemein eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und versendet bzw. empfangen wird.

Somit ist jede XRechnung eine E-Rechnung. Umgekehrt gilt das nicht, denn für den Standard XRechnung muss es sich bei der E-Rechnung um einen strukturierten Datensatz handeln, in den rechnungsbegleitende Unterlagen eingebunden werden können (Spezifikationen zur XRechnung können der Seite der Koordinierungsstelle für IT-Standards unter https://www.xoev.de/xrechnung-16828 entnommen werden).

Wie unterscheiden sich XRechnung und ZuGFeRD?

ZUGFeRD ist ebenso wie XRechnung ein Datenformat für die elektronische Rechnungsstellung. Beide erfüllen die europäischen rechtlichen Anforderungen gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU und basieren auf der Europäischen Norm 16931.

Im Gegensatz zu XRechnung ist ZUGFeRD ein hybrides elektronisches Rechnungsformat und beinhaltet neben dem maschinenlesbaren XML-Format auch eine inhaltsgleiche bildhafte Darstellung der Rechnung als PDF-Format, die von Menschen problemlos gelesen werden kann. XRechnung besteht ausschließlich aus der maschinenlesbaren XML-Datei.

Während ZUGFeRD vor allem nach den Bedürfnissen der Wirtschaft entwickelt wurde, berücksichtigt XRechnung zusätzlich zur Norm 16931 insbesondere spezifische Anforderungen der deutschen Verwaltung.

Seit Version 2.1.1 ist in ZUGFeRD ein Profil XRechnung enthalten (siehe hierzu https://www.ferd-net.de/standards/zugferd-faq/index.html), so dass ZUGFeRD-Nutzer nun auch XRechnung schreiben bzw. empfangen können. 

Wen betrifft XRechnung?

XRechnung betrifft alle, die Aufträge für Behörden durchführen. Seit 27.11.2020 verpflichtet der Bund seine Lieferanten Rechnungen ab einer Höhe von 1.000 EUR ausschließlich in elektronischer Form zu versenden (siehe hierzu https://www.e-rechnung-bund.de/wp-content/uploads/2020/07/e-rechnungsverordnung.pdf). Die elektronischen Rechnungen müssen dabei die Anforderungen der Europäischen Norm 16931 für elektronische Rechnungsstellung erfüllen, wie es insbesondere das Datenformat XRechnung bereits tut.

Der Umsetzungsstand in den Bundesländern ist sehr unterschiedlich. Informationen sollten bei den jeweils zuständigen Ministerien eingeholt werden.

Warum XRechnung?

Erledigt man Aufträge für den Bund, wird seit dem 27.11.2020 XRechnung zur Rechnungsstellung benötigt. Somit kann davon ausgegangen werden, dass immer mehr Unternehmen XRechnungen erstellen und empfangen können. 

Neben der zunehmenden Verbreitung und damit ggf. der Notwendigkeit, XRechnung verarbeiten zu können, bietet XRechnung (aber auch ZUGFeRD) den Vorteil, dass die entsprechenden Rechnungen automatisiert weiterverarbeitet werden können. Dies reduziert Fehlerquellen und spart Kosten und Zeit. So kann der Einsatz auch im B2B-Umfeld lohnend sein.

Eingehende XRechnungen mit CompuDMS verarbeiten

XRechnungen können analog zu PDF-Rechnungen einfach per Drag-and-drop oder über das Outlook-Plugin in den CompuDMS-Rechnungseingang eingefügt werden.

CompuDMS liest die Daten der XML-Datei aus und erstellt einen entsprechenden Datensatz.

Zur leichteren Prüfung der Rechnung erstellt CompuDMS eine Visualisierung im Vorschaufenster. Diese Visualisierung ist nicht Bestandteil des offiziellen Rechnungsdokumentes.

Informationen zur Eingangsrechnungsverarbeitung mit CompuDMS

Benötigen Sie weitere Informationen?

Haben Sie Fragen zur Verarbeitung von XRechnungen mit CompuDMS, zu Schnittstellen oder generell zum Funktionsumfang unserer Software?

Dann rufen Sie uns gerne einfach unter (02203) 202080 an oder schreiben Sie uns eine Nachricht. Wir freuen uns!

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