E-Rechnungen erstellen & verarbeiten

Die E-Rechnung mit CompuDMS im Überblick
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In unserem Video erläutern wir Ihnen die Begriffe E-Rechnung, X-Rechnung und ZUGFeRD und warum der elektronische Rechnungsversand mehr Vorteile für Sie bietet, als nur das eingesparte Porto.

Elektronische Rechnung

E-Rechnungen – kurz für elektronische Rechnungen – sind nach genauen Vorgaben strukturierte Datensätze, die elektronisch empfangen und mithilfe einer Software automatisiert und medienbruchfrei weiterverarbeitet werden können. In Deutschland werden die Standards XRechnung und ZUGFeRD besonders häufig verwendet. Da die E-Rechnung für die Rechnungsstellung zwischen Unternehmen ab 2025 Pflicht wird, sollten Sie sich rechtzeitig vorbereiten und Ihren Rechnungsworkflow prüfen und ggf. anpassen.

XRechnung

XRechnung ist die deutsche Umsetzung der EU-Richtlinie zum elektronischen Rechnungsaustausch, bei dem die Zahlungsinformationen in einem strukturierten XML-Datensatz vorliegen. Für Rechnungen an den Bund ist die XRechnung bereits seit 2020 Pflicht. Da sie kosteneffizient und international anerkannt ist, wird die XRechnung aber auch im B2B-Umfeld zunehmend an Bedeutung gewinnen.

ZUGFeRD

ZUGFeRD ist ein in Deutschland entwickelter E-Rechnungs-Standard, der auf der Europäischen Norm EN 16931 basiert. Bei diesem Format wird der strukturierte XML-Datensatz mit einem PDF kombiniert, sodass die Rechnung mit einem Programm verarbeitet, aber auch als klassisches PDF geöffnet und angeschaut werden kann. Mit der richtigen Software können Sie ZUGFeRD-Rechnungen mit wenigen Klicks verarbeiten. 

Die häufigsten Fragen & Antworten rund um E-Rechnungen

Welche Vorteile hat die E-Rechnung?

E-Rechnungen haben verschiedene Vorteile für Ihr Unternehmen. Zum einen ersparen Sie sich die (fehleranfällige) manuelle Übertragung, da der strukturierte Datensatz mit den Zahlungsinformationen medienbruchfrei empfangen und automatisiert verarbeitet wird.

Zum anderen sind E-Rechnungen kosteneffizienter als klassische Papierrechnungen und Sie sparen Zeit bei der Rechnungsverarbeitung. Das liegt zum einen daran, dass Sie Fehlerquellen bei der Rechnungsverarbeitung eliminieren. Zum anderen stehen die Rechnungen bei Verarbeitung mit einer Software zeitgleich allen berechtigten Fachabteilungen zur Verfügung, sodass die Freigabe und Bearbeitung beschleunigt wird.

Wie werden E-Rechnungen verschickt?

Nachdem Sie eine E-Rechnung mithilfe einer passenden Software erstellt haben, können Sie diese per E-Mail an den Empfänger senden. Wie genau die Rechnungsstellung abläuft, kann von Programm zu Programm variieren. Mit CompuDMS generieren Sie aus der Rechnungsmaske heraus mit einem Klick automatisch eine E-Mail und können auch weitere relevante Dokumente, wie z. B. eine Leistungsübersicht, anhängen.

Welche Software eignet sich für E-Rechnungen?

Theoretisch können Sie E-Rechnungen mit jeder Software empfangen und erstellen, welche das jeweilige E-Rechnungsformat (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) verarbeiten kann. Allerdings gibt es zwischen den Programmen einige Unterschiede.

Damit Sie flexibel auf die Wünsche Ihrer Kunden reagieren können, empfehlen wir Ihnen, eine Software zu wählen, die verschiedene Formate verarbeiten kann. Außerdem sollten die Rechnungsworkflows in der Software (z. B. hinsichtlich Rechnungsprüfung oder -freigabe) individuell konfigurierbar sein, damit Sie Ihren Rechnungseingang und -ausgang möglichst effizient digitalisieren.

Um Insellösungen zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen zudem, eine Rechnungssoftware mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu kombinieren. So können Sie Ihre E-Rechnungen sowie alle relevanten Zusatzdokumente auch direkt organisieren sowie (analog zu Ihren anderen digitalen Geschäftsunterlagen) revisionssicher und GoBD-konform archivieren.

Wie unterscheiden sich XRechnung und E-Rechnung?

Der Begriff E-Rechnung (elektronische Rechnung) bezeichnet gemäß Neudefinition durch das Wachstumschancengesetz eine Rechnung, die als strukturierter Datensatz ausgestellt, empfangen und von einer Software elektronisch verarbeitet werden kann. Da die XRechnung all diese Voraussetzungen erfüllt, ist jede XRechnung eine E-Rechnung.

Umgekehrt gilt das jedoch nicht, denn es gibt neben der XRechnung noch weitere E-Rechnungsformate. Alle Informationen im Überblick finden Sie in unserem Ratgeber zur XRechnung sowie auf der Website der für den Standard XRechnung verantwortlichen Stelle.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ebenso wie XRechnung ein Datenformat für die elektronische Rechnungsstellung. Beide erfüllen die europäischen rechtlichen Anforderungen gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU und basieren auf der Europäischen Norm 16931.

Im Gegensatz zu XRechnung ist ZUGFeRD ein hybrides elektronisches Rechnungsformat und beinhaltet neben dem maschinenlesbaren XML-Format auch eine inhaltsgleiche bildhafte Darstellung der Rechnung als PDF-Format, die von Menschen problemlos gelesen werden kann. XRechnung besteht ausschließlich aus der maschinenlesbaren XML-Datei.

Während ZUGFeRD vor allem nach den Bedürfnissen der Wirtschaft entwickelt wurde, berücksichtigt XRechnung zusätzlich zur Norm 16931 spezifische Anforderungen der deutschen Verwaltung. Seit Version 2.1.1 ist in ZUGFeRD ein Profil XRechnung enthalten, sodass ZUGFeRD-Nutzer nun auch XRechnung schreiben bzw. empfangen können.

Wer muss eine XRechnung erstellen?

XRechnung betrifft jedes Unternehmen, das Aufträge für Behörden ausführt. Seit dem 27.11.2020 verpflichtet der Bund seine Lieferanten, Rechnungen ab einer Höhe von 1.000 EUR ausschließlich in elektronischer Form zu versenden.

Die elektronischen Rechnungen müssen dabei die Anforderungen der Europäischen Norm 16931 für elektronische Rechnungsstellung erfüllen, wie z. B. das Datenformat XRechnung. Der Umsetzungsstand in den Bundesländern ist jedoch sehr unterschiedlich, sodass Sie sich dazu in den jeweils zuständigen Ministerien informieren müssen.

Ist es Pflicht, ZUGFeRD-Rechnungen zu erstellen?

Im Gegensatz zur XRechnung gibt es keinerlei Verpflichtung dazu, ZUGFeRD-Rechnungen zu stellen. Die Pflicht zur E-Rechnung ist formatoffen, solange Sie sich für ein Format entscheiden, dass den E-Rechnungsstandard erfüllt (strukturierter Datensatz, elektronisch empfangbar und mithilfe einer Software medienbruchfrei weiterzuverarbeiten). 

Als hybrides Format hat ZUGFeRD den Vorteil, dass in der Datei neben dem Datensatz eine bildhafte Darstellung der Rechnung als PDF enthalten ist. Das ist praktisch, weil jeder Empfänger den Inhalt der Rechnung auch ohne eine entsprechende Software einsehen kann.

Welches Programm eignet sich für XRechnung?

Sie können XRechnungen mit jeder Rechnungssoftware empfangen und verarbeiten, welche diesen E-Rechnungsstandard beherrscht. Mit CompuDMS fügen Sie XRechnungen einfach per Drag-and-drop oder über das Outlook-Plugin in den Rechnungseingang ein.

Unsere Software liest die Daten der XML-Datei aus, erstellt einen entsprechenden Datensatz und führt eine Validierung der Rechnung durch. Damit Sie die Rechnung auch selbst prüfen können, erstellt CompuDMS zudem eine Visualisierung der Rechnungsinformationen in einem Vorschaufenster.

Möchten Sie eine Rechnung im Format XRechnung erstellen, geht das ebenso effizient. Mit nur einem Klick können Sie „XRechnung“ als Ausgabeformat wählen.

Ihre Vorteile: Digitaler Rechnungsworkflow mit CompuDMS

  • Schneller und einfacher – mit CompuDMS reduzieren Sie Fehlerquellen und beschleunigen die Weiterverarbeitung von Eingangsrechnungen.
  • Mit CompuDMS sind Sie flexibel – unser Modul „Rechnungsstellung“ verarbeitet PDF, XRechnungen und ZUGFeRD.
  • Zukunftssicherer Rechnungsworkflow – mit unserer Software bereiten Sie Ihr Unternehmen auf die E-Rechnungs-Pflicht vor.
  • Integriertes DMS – mit CompuDMS archivieren Sie Ihre Rechnungen und alle Zusatzdokumente revisionssicher und GoBD-konform.

► Mehr zum Dokumentenmanagementsystem

Interessiert?

Dann stellen wir Ihnen im nächsten Schritt gerne unsere Rechnungsworkflows bei einer Webdemo genauer vor.

Selbstverständlich können dabei auch Ihre individuellen Fragestellungen und Anforderungen berücksichtigt und diskutiert werden.

Rufen Sie uns zur Terminvereinbarung gerne unter (02203) 202080 an oder schreiben Sie uns eine Nachricht.

Wir freuen uns, von Ihnen zu hören!

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