FAQ - Häufig gestellte Fragen

Allgemeines zu Dokumentenmanagement

Warum ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Das wohl am häufigsten genannte Argument für die Implementierung eines DMS: Ein Dokumentenmanagementsystem unterstützt Sie bei der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen (Stichwort: revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung steuer- und geschäftsrelevanter Dokumente).

Aber ein DMS bietet noch zahlreiche weitere Vorteile im Vergleich zur Ablage im Filesystem:

Zuvorderst ist hier die systemgestützte Versionierung und die damit verbundene strukturierte Ablage der Versionen eines Dokumentes zu nennen. Verschiedene Versionen eines Dokumentes müssen nicht mehr durch entsprechende Benennung gekennzeichnet werden. Es gibt nur einen Dateinamen und alle Versionen werden diesem chronologisch zugeordnet und mit einem Zeitstempel sowie der Kennung des Bearbeiters versehen. Das sorgt für Transparenz und vermeidet Fehler durch Verwendung der nicht aktuellsten Version eines Dokuments.

Darüber hinaus sind zu jeder Version Metadaten ergänzbar. Diese ermöglichen, Dokumente Verzeichnis-übergreifend zu bündeln – z. B. anhand der Dokumentenart (wie Vertrag, Rechnung, Angebot etc.) oder einer Kundennummer. Zudem lassen sich in den Metadaten auch Kommentare zu einer Datei einfügen, um so zusätzliche Informationen zu einem Dokument oder einer einzelnen Version bereitstellen zu können.

Es können nicht nur allgemeine Zugriffsrechte für Verzeichnisse festgelegt werden, sondern es lassen sich granulare Zugriffsrechte für verschiedene Aufgaben wie z. B. Bearbeiten, Lesen, Versionieren, Archivieren, Löschen definieren. Dies schafft Sicherheit bei gleichzeitig höchstmöglicher Flexibilität – statt einem „ganz oder gar nicht“.

Im DMS erfolgt ein Checkout zur Bearbeitung von Dateien, die somit für die Bearbeitung durch einen anderen Benutzer gesperrt sind. Vorteil: Der lesende Zugriff bleibt dabei für alle anderen Benutzer erhalten.

Dokumentenmanagementsysteme ermöglichen komplexe Suchanfragen z. B. durch Kombination von Informationen aus Systemdaten, Metadaten und dem Dokumenteninhalt. So kann problemlos eine Suche nach einem Angebot (Metadatum) gestartet werden, das innerhalb der letzten 3 Jahren erstellt wurde (Systeminformation) und den Begriff „Sonderausstattung“ (Dokumenteninhalt) enthält. Eine Suchanfrage, die im Filesystem nicht möglich, bei einer großen Dateimenge aber sehr sinnvoll ist, um die Menge an Suchergebnissen auf ein Minimum zu reduzieren.

Auch die Rendition-Funktion im DMS reduziert Fehlerquellen. Denn sie ermöglicht, dass für 1 logisches Dokument zwei inhaltsgleiche Ausprägungen vorhanden sind – die selbst erstellte Word-Datei und das hierzu automatisch erzeugte PDF. Es muss keine manuelle Zuordnung von Word- und selbst erzeugter PDF-Datei erfolgen und so vermeiden Sie Fehler bei der Auswahl der zu verwendenden PDF-Datei.

Was haben Workflows mit Dokumentenmanagement zu tun?

Workflows beschreiben Geschäftsprozesse. In der Regel fallen bei den meisten Geschäftsprozessen auch Dokumente an, die bearbeitet werden und vor allem im Zusammenhang mit dem jeweiligen Prozess zur Verfügung stehen müssen.

Mit der Kombination von Workflows und Dokumentenmanagement navigieren Sie leichter und schneller durch die jeweiligen Bearbeitungsschritte und sparen so Zeit und reduzieren Fehlerquellen. Gerade bei Prozessen wie zum Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung hängt der komplette Prozess an dem zugrunde liegenden Dokument, welches dann zudem revisionssicher und GoBD-konform archiviert werden muss. Daher bietet es sich an, diese beiden Bereiche zu verknüpfen. Mit der Kombination von Workflows und Dokumentenmanagement schaffen Sie eine zentrale und revisionssichere Archivierung aller geschäftsrelevanten Daten und Dateien.

CompuDMS - Download, Installation und Einrichtung

Kann ich CompuDMS testen?

Ja, laden Sie sich einfach CompuDMS Professional von unserer Webseite unter https://www.compukoeln.de/produkte/weitere-informationen/downloads.html herunter. CompuDMS Professional kann für 2 Benutzer kostenlos verwendet werden und beinhaltet das Dokumentenmanagement und eine Kontaktverwaltung. So können Sie CompuDMS selbst erforschen und herausfinden, ob es Ihren Anforderungen entspricht.

Wie kann ich CompuDMS unverbindlich kennenlernen?

Um das Dokumentenmanagement mit CompuDMS kennenzulernen, können Sie sich CompuDMS Professional einfach von unserer Webseite unter https://www.compukoeln.de/produkte/weitere-informationen/downloads.html herunterladen.

Interessieren Sie sich für unsere Workflowmodule, zeigen wir Ihnen diese gerne im Rahmen einer unverbindlichen Webdemorufen Sie einfach an, um einen Termin zu vereinbaren.

Gibt es ein Installationshandbuch oder Betriebshandbuch zu CompuDMS?

Ja, das Installations- und Betriebshandbuch finden Sie in der Serververwaltung. Suchen Sie einfach über den Windows Button nach „CompuDMS Server“ und öffnen Sie das angezeigte Programm. Klicken Sie dort auf den Button „Dokumentation“, um das PDF „CompuDMS Installations- und Betriebshandbuch“ zu öffnen.

Wo werden die archivierten Dateien gespeichert?

Sowohl die Dateien als auch die zugehörigen Metadaten werden auf dem CompuDMS Server gespeichert. Die Metadaten werden in einer PostgreSQL-Datenbank verwaltet. Die Daten und Dateien sind nur über den CompuDMS Client zugreifbar.

Wo werden die Dateien bei Verwendung von CompDMS Cloud gespeichert?

Die Dateien in Ihrer CompuDMS Cloud sowie die zugehörigen Metadaten werden auf Servern in Deutschland gespeichert. Die Metadaten werden in einer PostgreSQL-Datenbank verwaltet. Die Daten und Dateien sind nur über den CompuDMS Client und mit Ihren persönlichen Zugangsdaten zugreifbar. Bei Nutzung unserer Cloudlösung sparen Sie Zeit und Kosten für die Betreuung und Pflege eines Servers mit Ihren Daten.

Kann man von unterwegs auf das Archiv zugreifen?

Bei Verwendung von CompuDMS Cloud benötigen Sie lediglich eine bestehende Internetverbindung, um wahlweise mit dem CompuDMS Client oder der in den App Stores von Apple und Google verfügbaren App „CompuDMS Mobile“ auf Ihre Dateien auf dem CompuDMS Server zuzugreifen.

Bei Verwendung von CompuDMS Professional sollte sich der CompuDMS Server in einem geschützten Netzwerk befinden. Um den mobilen Zugriff via der in den App Stores von Apple und Google verfügbaren App „CompuDMS Mobile“ zu ermöglichen, befolgen Sie die üblichen Mechanismen zur Veröffentlichung des Servers.

Mehr zur CompuDMS Mobile App

Kann ich verschiedenen Mitarbeitern unterschiedliche Zugriffsrechte auf Verzeichnisse geben?

Ja. Sie können sowohl einzelnen Benutzern, aber auch Benutzergruppen Zugriffsrechte auf Verzeichnisse und Dateien einrichten und so zielgenau steuern, wer welche Dokumente sehen und in welcher Art und Weise bearbeiten kann.

Ist CompuDMS mandantenfähig?

Ein klares Ja. Die konkrete Umsetzung der Mandantentrennung kann dabei in verschiedenen Abstufungen erfolgen – je nachdem, welchem Zweck sie dient und welche Ressourcen gemeinsam genutzt werden sollen. Kontaktieren Sie uns doch einfach mal, dann können wir Ihnen die verschiedenen Möglichkeiten vorstellen.

Wie kann ich die Sprache in CompuDMS wechseln?

CompuDMS kann derzeit in den Sprachen Deutsch und Englisch verwendet werden. Standardmäßig wird die in Windows eingestellte Sprache (Systemsprache) verwendet – sofern sie von CompuDMS unterstützt wird. Die Sprache können Sie in den Einstellungen (im Unterpunkt „lokale Einstellungen/Allgemein“) im CompuDMS Client ändern. Um die gewählte Sprache zu aktivieren, müssen Sie danach lediglich den Client einmal neustarten.

Arbeiten mit CompuDMS

Wie gelangen die Dokumente ins Archiv?

Sie können Dateien per Copy & Paste oder Drag-and-drop in CompuDMS ablegen. Zudem verfügt CompuDMS über ein Microsoft Office Plugin, mit dessen Hilfe Dokumente direkt aus den Programmen Outlook, Word, Excel und PowerPoint in CompuDMS gespeichert werden können. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Dateien mit Hilfe des CompuDMS Importers automatisiert einzupflegen. Den CompuDMS Importer finden Sie im selben Verzeichnis wie den CompuDMS Client (in der Regel unter C:\Programme\CompuDMS Client) – ebenso wie eine entsprechende Kurzanleitung als PDF-Datei.

Welche Dateiformate kann man mit der Software archivieren?

CompuDMS ist nicht an bestimmte Dateiformate gebunden: Es können beliebige Dateiformate in CompuDMS archiviert und verwaltet werden. In der Regel werden aber vor allem Dokument-Dateien wie PDFs, Office-Dateien oder E-Mails in einem DMS archiviert.

Kann ich Dokumente, die mir besonders wichtig sind, kennzeichnen?

Ja, hierfür können Sie sich die betreffenden Dokumente oder auch ganze Verzeichnisse einfach über das jeweilige Kontextmenü als Favorit markieren.

Schauen Sie hierzu bei Bedarf auch ins CompuDMS Benutzerhandbuch (siehe Kachel „Hilfe und Dokumentation“/Benutzerhandbuch in der CompuDMS-Hauptansicht) oder unter der Rubrik „Tech Tipps“ auf unserer Webseite.

Wie verhindert man, dass sich Benutzer bei der Bearbeitung von Dokumenten in die Quere kommen?

Wird ein Dokument zur Bearbeitung geöffnet, erfolgt automatisch ein Checkout des betreffenden Dokuments. Dieser Checkout sorgt dafür, dass das Dokument temporär gesperrt ist für die Bearbeitung durch andere Benutzer. Der lesende Zugriff bleibt hingegen auch während des Checkouts für alle anderen Benutzer mit den entsprechenden Zugriffsrechten erhalten. Nach der Bearbeitung kann das Dokument einfach wieder eingecheckt und so zur Bearbeitung durch andere Benutzer freigegeben werden.

Warum sollte ich Dokumente versionieren?

Über „Versionieren“ können Sie verschiedene Bearbeitungsstände eines Dokumentes festschreiben und so nachvollziehbar machen, wer das Dokument wann geändert hat. Außerdem bieten versionierte Dateien Schutz vor versehentlichem Überschreiben oder Löschen der Datei.

Kann ich versionierte oder archivierte Dateien wieder löschen?

Immer lassen sich Dateien nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist löschen. Sollten Dateien aber mal schon vorher gelöscht werden müssen, haben wir hierfür eigens die Funktion „Vernichten“ eingerichtet. Diese Funktion kann bei Bedarf nur ausgewählten Benutzern (oder Benutzergruppen) zur Verfügung gestellt werden, um das unbeabsichtigte Löschen von aufbewahrungspflichtigen Daten zu verhindern.

Kann ich mit CompuDMS sowohl die Anforderungen der GoBD nach Unveränderbarkeit als auch die Anforderungen der DSGVO nach Löschen erfüllen?

Mit Hilfe der Funktionen „Versionieren“ und „Archivieren“ können Sie Ihre Dokumente revisionssicher und GoBD-konform ablegen. Müssen aufgrund von Anforderungen der DSGVO versionierte oder bereits archivierte Dateien gelöscht werden, wird dies durch die Funktion „Vernichten“ ermöglicht. Die Abwägung, welcher Anforderung Vorrang einzuräumen ist, treffen Sie selbst (ggf. in Abstimmung mit Ihrem Steuerberater und Datenschutzbeauftragten).

Wie kann ich gescannte Dokumente für die Volltextsuche nutzbar machen?

Damit die Inhalte Ihrer gescannten Dokumente für die Volltextsuche zur Verfügung stehen, können Sie die Texterkennung (OCR) von CompuDMS nutzen. Diese können Sie einfach über das Kontextmenü der betreffenden Datei durchführen lassen. Nach Abschluss der Texterkennung steht der Dokumentinhalt für die Volltextsuche zur Verfügung.

Wieso funktioniert bei mir die Texterkennung (OCR) nicht?

CompuDMS bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Dateiablage: Sie können Ihre Dateien wahlweise in einer Datenbank des CompuDMS Servers/der CompuDMS Cloud speichern oder in sog. Repositories (.dmsx-Dateien). Für Repositories steht die Funktion Texterkennung (OCR) nicht zur Verfügung.

Wenn Sie die Texterkennung nutzen möchten, müssen Ihre Verzeichnisse und Dateien im Pfad eines CompuDMS Servers oder einer CompuDMS Cloud liegen. Wird Ihnen kein CompuDMS Server (oder eine CompuDMS Cloud) im linken Fenster der Dateiansicht des DMS angezeigt (siehe Erläuterung im nebenstehenden Screenshot), müssen Sie sich zunächst „CompuDMS Professional“ von unserer Webseite herunterladen.

Anschließend können Sie die Verzeichnisse und Dateien aus Ihrem Repository in die Datenbank des Servers importieren. Eine entsprechende Anleitung finden Sie im CompuDMS Benutzerhandbuch (Siehe Kachel „Hilfe und Dokumentation“/Benutzerhandbuch in der CompuDMS-Hauptansicht).

Nun können Sie die Dokumente einer Texterkennung unterziehen, so dass sie dann für die Volltextsuche zur Verfügung stehen.

Warum funktioniert die Texterkennung nur bei eingescannten PDF’s?

Beim Scannen entsteht lediglich ein Abbild des Dokuments (eine Art Foto). Auch wenn Sie Text sehen, kann dieser vom Computer nicht gelesen und somit weder kopiert noch bearbeitet werden. Daher bietet CompuDMS für diese Dokumente eine Texterkennung (OCR) an, um so die textlichen Inhalte maschinenlesbar zu machen.

„Normale“ (digital erstellte) PDF-Dateien, die z. B. durch Konvertierung einer Word-Datei entstanden sind, beinhalten bereits maschinenlesbaren Text. Daher wird keine separate Texterkennung benötigt und CompuDMS findet somit auch nichts, was „zu erkennen“ wäre und meldet daher: „Die Datei besteht nicht aus gescannten Seiten.“

Warum finde ich ein Dokument nicht, obwohl es vorhanden ist?

Hierfür können mehrere Ursachen in Betracht kommen:

  • Prüfen Sie zunächst, ob Sie im richtigen Dateipfad suchen.
  • Falls der Suchbegriff nur im Dokumenteninhalt zu finden ist, müssen Sie das Häkchen bei „Dokumenteninhalt durchsuchen“ setzen.
  • Suchen Sie vielleicht nach etwas, das nur in einer älteren Dateiversion enthalten war? Dann entfernen Sie den Haken bei „Suche auf neueste Fassung beschränken“.

Wieso steht mir im Reiter „Suche“ keine Volltextsuche („Dokumenteninhalt durchsuchen“) zur Verfügung?

CompuDMS bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Dateiablage: Sie können Ihre Dateien wahlweise in einer Datenbank des CompuDMS Servers/der CompuDMS Cloud speichern oder in sog. Repositories (.dmsx-Dateien). Für die Repositories steht die Funktion Volltextsuche nicht zur Verfügung.

Wenn Sie die Volltextsuche nutzen möchten, müssen Ihre Verzeichnisse und Dateien im Pfad eines CompuDMS Servers oder einer CompuDMS Cloud liegen. Wird Ihnen kein CompuDMS Server (oder eine CompuDMS Cloud) im linken Fenster der Dateiansicht des DMS angezeigt (siehe Erläuterung im nebenstehenden Screenshot), müssen Sie sich zunächst „CompuDMS Professional“ von unserer Webseite herunterladen.

Anschließend können Sie die Verzeichnisse und Dateien aus Ihrem Repository in die Datenbank des Servers importieren. Eine entsprechende Anleitung finden Sie im CompuDMS Benutzerhandbuch (Siehe Kachel „Hilfe und Dokumentation“/Benutzerhandbuch in der CompuDMS-Hauptansicht).

Nun steht Ihnen auch für die importierten Dokumente die Volltextsuche zur Verfügung.

Kann ich Dokumente miteinander verknüpfen?

Ja, verschiedene Dokumente können miteinander verknüpft werden. Dazu kann in den Eigenschaften einer Datei einfach eine Dateiverknüpfung hinzugefügt werden. Auf diese Weise wird beim Öffnen des einen Dokuments zur Bearbeitung automatisch das verknüpfte Dokument ebenfalls ausgecheckt und ist somit für die Bearbeitung durch andere Benutzer gesperrt.

Die Verknüpfung von Dateien ist immer dann nötig, wenn eine Datei Informationen aus einer anderen Datei benötigt – wie zum Beispiel bei der Erstellung eines Serienbriefs. Bei Bedarf finden Sie weitere Informationen im CompuDMS Benutzerhandbuch (siehe Kachel „Hilfe und Dokumentation“/Benutzerhandbuch in der CompuDMS-Hauptansicht).

Können Dokumente in selbsttragende Archive exportiert werden?

Ja, Sie können Verzeichnisse ganz einfach exportieren und zusammen mit dem CompuDMS Client z. B. auf einem USB-Stick speichern. Auf diese Weise lassen sich Archive komfortabel an den Steuerberater oder Finanzbehörden übergeben. Der Vorteil von selbsttragenden Archiven ist, dass dabei nicht nur die betreffenden Dokumente selbst übergeben werden können, sondern – falls gewünscht – auch alle zugehörigen Versionen und Metadaten.

Selbsttragende Archive sind immer dann besonders hilfreich, wenn Personen Inhalte aus dem DMS zur Verfügung gestellt werden sollen, ohne ihnen Zugriff auf den DMS-Server geben zu müssen.

Haben Sie weitere Fragen zum Dokumentenmanagement mit CompuDMS?

Dann rufen Sie uns einfach unter (02203) 202080 an oder schreiben Sie uns eine Nachricht. Wir freuen uns!

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