Digitale Rechnungen archivieren: So geht’s revisionssicher mit der richtigen Software

Rechnungen zu archivieren, gehört für jedes Unternehmen zum Tagesgeschäft. Aber: Was bis vor nicht allzu langer Zeit noch mit Papierrechnungen, Ordnern und Aktenschrank zu erledigen war, muss anders funktionieren, wenn digitale Rechnungen zu archivieren sind. Und damit nicht genug: Mit der kommenden E-Rechnungspflicht müssen auch diese Formate sauber und revisionssicher abgelegt werden.

Es lohnt sich also, lieber früher als später auf ein zeitgemäßes Ablagesystem umzustellen und Rechnungen digital zu archivieren. Das gilt im Übrigen auch für Papierrechnungen – nicht, dass Sie am Ende zwei parallele Systeme pflegen müssen! Der Weg zur strukturierten elektronischen Archivierung von Rechnungen führt über eine Software. Wo Sie starten können, erklärt Ihnen unser Artikel.

Für Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen gilt gleichermaßen, dass Rechnungen im originären Format archiviert werden müssen. Das heißt:

• Digital bleibt digital: Was an digitalen bzw. E-Rechnungen eingeht, müssen Sie auch als digitale Rechnungen archivieren – abgeheftete Ausdrucke von digitalen Rechnungen sind nicht GoBD-konform!
• Bei Papierrechnungen haben Sie jedoch die Wahl: Sie dürfen diese inklusive Lieferscheinen einscannen, digital ablegen und das Original vernichten, sofern Sie den Vorgang dokumentieren

Wenn Sie elektronische Rechnungen rechtssicher archivieren möchten, gilt also zuallererst: digital muss digital bleiben. Und zwar so, dass die Rechnung über mindestens zehn Jahre hinweg sicher, auffindbar und lesbar verwahrt ist. Diese Kriterien für die GoBD-konforme Archivierung müssen Sie kennen:

• Elektronische Eingangsrechnungen treffen digital ein, müssen also auch digital archiviert werden.
• Was im digitalen Rechnungseingang ankommt, muss zudem unveränderlich archiviert werden. Es darf also keinerlei Möglichkeiten zur nachträglichen Manipulation der Rechnungsdaten geben.
• Vorsicht ist geboten, wenn eine E-Rechnung beim Eingang in ein anderes Format konvertiert wurde, z. B. bei Umwandlung einer XRechnung in ein PDF. Dann müssen Sie beide Formate (XML-Datei und PDF) der digitalen Rechnung archivieren.
• Sollte es in der digitalen Rechnungsverarbeitung doch einmal notwendig gewesen sein, etwas an einer Rechnung zu ändern, so müssen genaue Informationen über Datum und Art der Änderung vorliegen.

Wenn Sie elektronische Rechnungen richtig archivieren, müssen sie über zehn Jahre hinweg lesbar bleiben. Die technisch zuverlässige elektronische Archivierung von Rechnungen mit Software ist daher unabdingbar, wenn Sie diese revisionssicher ablegen möchten.

Die elektronische Archivierung von Rechnungen mittels Software ist der sinnvollste Weg, um digitale Rechnungen zu archivieren. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) bietet Ihnen die ideale Ablage-Infrastruktur für digitale sowie digitalisierte Papierrechnungen. Sie können ein DMS auf Ihren Servern oder webbasiert in einer Cloud nutzen. Im Falle der Cloud ist ein Serverstandort in der EU des Datenschutzes wegen wichtig.

Für eine rechtssichere und saubere digitale Rechnungsarchivierung ist eine Software unabdingbar. Allerdings ist Software nicht gleich Software – bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden, sollten Sie genau hinsehen und einige Punkte prüfen:

• Lieber keine Insellösungen! Entscheiden Sie sich für ein durchdachtes System, in dem Ihre Unterlagen sicher verwahrt, systematisch abgelegt und vor allem wieder auffindbar sind. Außerdem sollten Papierrechnungen darin ebenso unkompliziert archivierbar sein wie digitale.
• On-premises oder Cloud? Sie müssen des Weiteren die Entscheidung treffen, ob die Software zur elektronischen Archivierung von Rechnungen auf Ihren Servern oder in einer Cloud laufen soll. Unser Dokumentenmanagementsystem CompuDMS bietet Ihnen z. B. beide Optionen – natürlich stets unter Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung.
• Alles digital ablegen! Damit Sie auch Papierrechnungen in die elektronische Archivierung überführen können, sollte die Software ein Scan-Modul für Rechnungen bieten – so müssen Sie keine parallelen Ablagen verwalten. OCR, kurz für Optical Character Recognition, hilft, auch die Textinhalte von Scans zu erfassen.
• Gezielt finden statt suchen! Eine intelligente Volltextsuche und ein individuelle Verschlagwortung sind Features, die Ihnen im Büroalltag das Leben erleichtern und die Suche nach relevanten Unterlagen mit wenigen Schlagwörtern ermöglichen.
• Welche Formate? Die elektronische Archivierung von Rechnungen mit Software gelingt einfach und niedrigschwellig, wenn Rechnungen unterschiedlichster Formate wie XRechnung und ZUGFeRD abgelegt werden können, ohne dass eine Konvertierung nötig ist. 

Gesetzliche Vorgaben! GoBD-Konformität ist bei digitaler Archivierung von Rechnungen ein Gütekriterium, auf das Sie bei der Auswahl Ihrer Software bestehen sollten. Dann ist auch gesichert, dass die Archivierungsfrist von zehn Jahren eingehalten wird.

Die digitale Archivierung von Rechnungen bringt einige Vorteile mit sich – und verspricht vor allem ein Plus an Effizienz für Ihren Rechnungsworkflow. Von diesen Benefits können Sie profitieren, wenn Sie Rechnungen digital aufbewahren:

• Effizienz: Ihre buchhalterischen Abläufe werden an Effizienz gewinnen, wenn die digitale Archivierung der Rechnungen eingeführt wird. Wenn Sie bedenken, wie viel mehr Zeit die physische Ablage in Summe benötigt, wird Ihnen das Potenzial rasch klar.
• Rechtssicherheit: Im Falle einer Betriebsprüfung können Sie nachweisen, dass alles gesetzeskonform abgelegt, innerhalb der Fristen lesbar, sauber dokumentiert und zudem auffindbar ist, wenn Sie die elektronische Archivierung von Rechnungen einer geeigneten Software überlassen.
• Ein System: Rechnungen archivieren mit Software schafft ein einziges konsistentes System, sofern Sie auch Papierrechnungen digitalisieren. Und während Aktenordner nur im Büro sind, ist die digitale Archivierung von Rechnungen auch im Homeoffice möglich.

Platzgewinn: Papierloses Büro statt voller Aktenschränke – während der größte Aktenschrank irgendwann überfüllt ist, wächst das System einfach mit, wenn Sie digitale Rechnungen archivieren. Und den gewonnenen Platz wissen Sie bestimmt besser zu nutzen.

Wie Ihnen unser Artikel vor Augen geführt hat, ist digitale Archivierung von Rechnungen längst nicht nur für digital eintreffende Rechnungen relevant. Es lohnt sich vielmehr, sämtliche Rechnungen – gleich welchen Formats – dem elektronischen Ablagemanagement zu überantworten. Mit der richtigen Software können Sie papierene und digitale Rechnungen in einer konsistenten Struktur archivieren.

Unsere Lösung CompuDMS kann für Ihr Office genau das E-Archiv sein, die Sie für Papier- wie digitale Rechnungen benötigen – und noch viel mehr! Gern erklären wir Ihnen, wie CompuDMS Ihre Abläufe rund um Rechnungen und Dokumentenablagen schneller und effizienter macht. Melden Sie sich noch heute bei uns!