DMS statt Kontierungsstempel – so profitieren
Unternehmen von digitalen Rechnungen

Elektronischer Rechnungseingang und digitale Weiterbearbeitung: Warum es sich für Unternehmen lohnt, zügig darauf umzustellen, lesen Sie in diesem Artikel.

Die Umstellung auf die E-Rechnung ist eingeleitet. Welche Fristen bei der stufenweisen Einführung gelten, lesen Sie in diesem Blogbeitrag. Bereits seit dem 1. Januar 2025 ist gesetzlich vorgeschrieben, den Rechnungsempfang digital zu ermöglichen. Nicht selten werden in dieser Übergangsphase elektronisch empfangene Rechnungen dennoch ausgedruckt oder in ein PDF konvertiert. Abgesehen davon, dass die Konvertierung einer Rechnung nicht GoBD-konform ist, ist dies auch die Wurzel für Fehler und Effizienz (GoBD = Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Wenn Zahlungsdaten anschließend manuell übertragen und Rechnungen händisch bearbeitet werden, sind Fehler kaum zu vermeiden. Unternehmen mit Weitblick sollten besser von Anfang an durchgängig digitale Prozesse bei sich implementieren und etablieren. Denn: Papierrechnungen und „normale“ PDFs sind absehbar ein Auslaufmodell; der Stichtag ist mit dem 1. Januar 2028 gesetzt. Dann muss der Rechnungsverkehr im B2B-Bereich vollumfänglich digital ablaufen.

Die Begrifflichkeit „elektronischer Rechnungseingang“ umfasst sämtliche Rechnungen, die ein Unternehmen auf elektronischem Wege und in digitaler Form erreichen. Häufig treffen sie als E-Mail-Anhang ein, können aber auch über EDI (Electronic Data Interchange) automatisiert und strukturiert übermittelt werden.

Ein wichtiger Hinweis an dieser und anderen Stellen unseres Blogs: Nicht strukturierte, einfache PDF-Dateien stellen KEINE E-Rechnung dar. Nur Rechnungen im Format X-Rechnung oder ZUGFeRD sind E-Rechnungen.

Wie oben bereits beschrieben, sollten bzw. müssen elektronisch übermittelte Rechnungen auch digital weiterverarbeitet werden. Nur ohne Medienbruch gelingt die Digitalisierung – und wird das Büro von unnötigem Papier befreit. Um einen effizienten digitalen Workflow zu implementieren, ist eine bewährte Dokumentenmanagement-Software wie CompuDMS unverzichtbar. Ansonsten schleichen sich manuelle Arbeitsschritte und Insellösungen in den Prozess. Ein gutes DMS bildet klassischerweise diese Funktionen für den Rechnungseingang ab:

Am Anfang der automatisierten Rechnungsverarbeitung steht der digitale Rechnungseingang. Dies hat der Gesetzgeber für B2B-Rechnungen zur Pflicht gemacht. Dienstleister und Lieferanten sollten darum wissen und E-Rechnungen zur Verfügung stellen. Was E-Rechnungen genau sind, lesen Sie hier.

Eine Software wie CompuDMS ist in der Lage, relevante Daten aus dem digitalen Rechnungsdokument auszulesen. Das gelingt selbst dann, wenn in der Übergangsphase keine „echte“ E-Rechnung, sondern nur ein einfaches PDF oder eine Papierrechnung vorliegt. Falls notwendig, wird OCR (Optical Character Recognition) angewandt. Mit dieser Technologie erfasst die Software relevante Informationen wie Rechnungsnummer, Zahlungsbetrag, Zahlungsempfänger oder Leistungsdatum. Sollten notwendige Angaben nicht erkannt werden, weist CompuDMS den Anwender darauf hin.

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser: Beim Prüfen und Freigaben obliegt nach wie vor dem Anwender die Entscheidung. Allerdings ist die Software in der Lage, sinnvoll zu unterstützen und beispielsweise eine Liste aller bisherigen Rechnungen des Kreditors anzuzeigen. So lassen sich Abweichungen auf einen Blick erkennen.

In vielen Unternehmen ist ein mehrstufiges Prüf- und Freigabeverfahren üblich. Beispielsweise ist geregelt, dass große Beträge nur durch Abteilungsleiter oder die Geschäftsführung freigegeben werden. Auch diese Funktion kann digital abgebildet werden und das DMS berechnet automatisch die notwendigen Freigabeschritte.

Nach der Kontrolle steht der Rechnungsfreigabe nichts mehr im Weg. Die freigegebene Rechnung wird berechtigten Mitarbeitern vom DMS unmittelbar als „zu bezahlen“ angezeigt, eine gesonderte Information ist nicht erforderlich. Für die Überweisung müssen keine Daten wie IBAN-Nummern abgetippt werden. Solche wichtigen Informationen überträgt die Software medienbruchfrei. Bei CompuDMS lässt sich überdies einstellen, ob der Zahlvorgang aus dem DMS heraus erfolgt oder ob dies die Buchhaltung in einem anderen System erledigt. Manche Anwender bevorzugen letzteres.

Eine weitere Option in CompuDMS ist die Möglichkeit, die freigegebenen Rechnungen zu kontieren. Alternativ kann die Rechnung weiterhin von der Buchhaltung kontiert werden. Belege und Beleginformationen lassen sich – optional mit den zugehörigen Kontierungsinformationen – automatisiert in ein Buchhaltungssystem übergeben.

Als letzter wichtiger Schritt erfolgt die Archivierung – nicht mehr in Aktenordnern, sondern digital und revisionssicher zugleich. Entscheidend dabei ist, dass eine hierfür zertifizierte Software wie CompuDMS alle Anforderungen für die GoBD-konforme Archivierung erfüllt.

Neben dem offensichtlichen Vorteil des Papiervermeidens bringt die elektronische Rechnungsverarbeitung mit einem DMS zahlreiche weitere Vorzüge mit sich. Zu nennen sind…

Effizienz: Digitale Rechnungen erhöhen die Effizienz im gesamten Unternehmen, da sie sich viel schneller und systematischer verarbeiten lassen.

Fehlervermeidung: Durch die automatisierte Erfassung der digitalen Rechnungsdaten sinkt die Fehlerquote rapide.

Einsparungen: Mit der Digitalisierung des Rechnungseingangs vermeiden Unternehmen Ausdrucke, Stempel und sparen Papier, Ordner und Regalmeter.

Auffindbarkeit: Ein DMS findet elektronische Rechnungen mit wenigen Mausklicks und Suchbegriffen.

Kurze Wege: Statt Papierrechnungen zu stempeln und freizuzeichnen, ermöglichen digitale Rechnungen einen Freigabeprozess „auf dem kurzen Dienstweg“. Der physische Transport des Dokuments entfällt, E-Rechnungsinhalte stehen allen berechtigten Fachabteilungen zeitgleich zur Verfügung.

Skonto: Die Software unterstützt dabei, Skontofristen im Blick zu behalten und erinnert rechtzeitig.

Mahngebühren vermeiden: Wenn Rechnungen schneller verarbeitet werden, sinkt die Gefahr, Zahlungsziele zu verpassen.

Betriebsprüfung: Mit sauber und auffindbar abgelegten Zahlungsunterlagen gelingen Betriebsprüfungen entspannter.

Zeitersparnis: Aus allen vorgenannten Vorteilen resultiert eine erhebliche Zeitersparnis.

Veränderungen von eingeübten internen Prozessen sind für die betroffenen Teams oftmals eine Herausforderung. Daher sollten die Kolleginnen und Kollegen in der Buchhaltung gründlich eingearbeitet werden und von Anbeginn der Umstellung „mitgenommen werden“. Auch andere Mitarbeitende, die mit Eingangsrechnungen zu tun haben, müssen das neue Prozedere lernen. Mit einer intuitiv bedienbaren Software klappt das erfahrungsgemäß auch ohne großen Schulungsaufwand. Das übergeordnete Ziel: Ausgedruckte Rechnungen sind ein No-Go.

Zulieferer oder Dienstleister können ein Stolperstein sein, wenn sie ihre Rechnungen weiterhin in Papierform schicken. Eine freundliche Bitte um eine digitale Version kann den Prozessen gegebenenfalls auf die Sprünge helfen.