Für weniger unliebsame Überraschungen im Arbeitsalltag

Vertragsmanagement mit
unserer Software CompuDMS

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Warum Vertragsmanagement mit CompuDMS?

Intelligente Assistenten zur Einhaltung von Kündigungsfristen.

Sicherheit und Zugriffskontrolle durch Rollen und Berechtigungen.

Schnellere Vertragserstellung durch Änderungshistorie und digitale Freigabeprozesse.

CompuDMS Workflow: Vertragsmanagement

Workflow-Grafik: Vertragsmanagement mit CompuDMS
Workflow-Grafik: Vertragsmanagement mit CompuDMS

Digitales Vertragsmanagement spart Kosten und Zeit

Jede Geschäftsbeziehung wird durch einen Vertrag geregelt – fast immer ist dieser schriftlich fixiert. Egal ob Standardverträge wie Leasing- und Mobilfunkverträge oder individuelle Kunden- und Lieferantenverträge, allen Verträgen ist gemeinsam, dass sie Fristen, Ansprüche und Verpflichtungen definieren. Bei diesen vielfältigen Informationen können einzelne, wenngleich wichtige Aspekte leicht aus dem Auge verloren werden, was teure Folgen haben kann. Beantworten Sie doch einfach mal für sich selbst die Fragen:

  • Wo sind in Ihrem Unternehmen welche Verträge abgelegt?
  • Können Sie sich schnell und mit wenig Aufwand einen Überblick über alle laufenden Verträge und deren Laufzeiten verschaffen?
  • Welche Kündigungsfristen haben Ihre Verträge?

Mit dem Vertragsmanagement-Workflow unserer Software CompuDMS ist die Beantwortung dieser Fragen und das Vertragscontrolling ein Kinderspiel! So vergeuden Sie keine Zeit mehr für die Suche bestimmter Verträge oder die Gewinnung eines Überblicks und verursachen keine unnötigen Kosten, weil Kündigungsfristen versäumt wurden. Profitieren Sie von der Digitalisierung Ihrer Verträge sowie der zentralen und effektiven Verwaltung, Steuerung und Kontrolle Ihrer Vertragsverhältnisse.

Verpassen Sie ab jetzt keine Kündigungsfristen mehr

Bei einer Vielzahl von Verträgen verliert man schnell einmal den Überblick und es kann böse Folgen haben, wenn Sie von Verpflichtungen überrascht werden oder eigene Ansprüche verschenken. Zukünftig können Sie unliebsame Überraschungen vermeiden, indem Ihre Verträge mit allen Kerndaten in unserer Software systematisch erfasst und automatisiert verwaltet werden. CompuDMS benachrichtigt Sie, wenn Verträge Ihre Aufmerksamkeit erfordern. Unabhängig davon können Sie jederzeit auf die Vertragsübersicht oder einzelne Verträge, direkt oder über die integrierte Volltextsuche, zugreifen. Die Kerndaten werden strukturiert angezeigt und mit dem eigentlichen Vertragsdokument verknüpft. So haben Sie die wesentlichen Eckdaten immer im Blick und gleichzeitig die Möglichkeit, in die Details einer Vereinbarung eintauchen zu können.

Alle Informationen zu einem Vertrag auf einen Blick verfügbar

Während der Laufzeit eines Vertrages können sich rechtliche Anforderungen, Zusammenhänge oder Rahmenbedingungen ändern. So ist es nicht unwahrscheinlich, dass Verträge mit der Zeit angepasst oder ergänzt werden müssen. Auch neue AGBs oder aktualisierte Preislisten, die einem automatisch zugeschickt werden, stellen jeweils eine Vertragsänderung dar.

Sie behalten mit CompuDMS jederzeit den Überblick über den aktuellen Stand der Vereinbarung, indem Ergänzungen und Änderungen im Kontext des ursprünglichen Vertrages gespeichert werden. Auch ergänzende Dokumente lassen sich in der digitalen Vertragsakte abgelegen – so dass alle Informationen zu einem Vertrag immer gemeinsam verfügbar sind. Zudem können Sie eigene Anmerkungen zu Verträgen erfassen, die wiederum den Informationsgehalt erhöhen.

Mehr Transparenz für Ihre Verträge

Individuelle Kunden- und Lieferantenverträge zu erstellen, muss kein schwieriges Unterfangen sein – auch wenn auf beiden Seiten der Vertragspartner zahlreiche Personen involviert sind. Gerade im Zusammenspiel mit Microsoft Word schafft CompuDMS Nachvollziehbarkeit und Sicherheit in den Vertragsverhandlungen. Die Entwurfsschritte werden eindeutig gespeichert und können jederzeit inhaltlich miteinander verglichen werden. Durch die revisionssichere Archivierung Ihrer Verträge wird nachvollziehbar, wer wann welche Änderung vorgenommen hat.

Vertragserstellung ganz nach Ihrem Geschmack

Bei der Vertragserstellung ist häufig eine Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Personen oder auch mehreren Abteilungen nötig. Die dafür erforderlichen Freigabe- und Überarbeitungsprozesse können je nach Unternehmen von einfachen Freigaben bis hin zu komplexen, mehrstufigen Abläufen reichen. Auch ist eine automatische Dokumentation der Vertragsänderungen in diesem Zusammenhang denkbar. Mit CompuDMS können Sie diese Arbeitsabläufe ganz individuell auf Ihre Anforderungen anpassen.

Die Sicherheit Ihrer Daten hat höchste Priorität

Um Unternehmensdaten effektiv zu schützen, muss durch Benutzerrollen definiert werden, wer in welchem Umfang Zugriff auf Ihre Daten hat. So wird festgelegt, welcher Mitarbeiter welche Verträge sehen, bearbeiten oder löschen darf. Sensible Informationen werden so geschützt und die Einhaltung von Datenschutzstandards gewahrt.

1+1=1: Word- und PDF-Dokumente immer aktuell

Nicht selten kommt es vor, dass bei der Entwicklung eines Vertrages vom Entwurfsstadium über Änderungen bis hin zum finalen Stand zahlreiche Word- und PDF-Dateien entstehen. Gerade in Abstimmungs­prozessen müssen Sie sicherstellen, dass Sie immer mit den aktuellen Versionen arbeiten. Schnell kann es dabei vorkommen, dass versehentlich veraltete PDF-Dateien versendet werden. ­CompuDMS hilft Ihnen, den Überblick über Ihre Verträge zu behalten und erzeugt, sofern gewünscht, automatisch zu jeder Word- eine zusätzliche PDF-Datei. Durch die Kopplung der beiden inhaltsgleichen Dateien ist die Zuordnung immer eindeutig ­– so sparen Sie Zeit und Nerven.

PDF-Download

Alle Informationen zum effizienten Vertragsmanagement mit unserer Software CompuDMS haben wir Ihnen hier in einem PDF zum Download bereitgestellt.

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