Dokumenten-Management mit CompuDMS

Das übersichtliche Dokumenten-Management-System für Dateiverwaltung, GoBD-konforme Archivierung und mehr.

Einfach. Mehr.

Texterkennung (OCR)

Volltextsuche in Dateien

Versionieren und Archivieren

GoBD-konform

Dokumente austauschen

Dateivorschau

Office-Integration
Software Made in Germany

Dokumenten-Management für schnelleres und GoBD-konformes Arbeiten

Das Dokumenten-Management-System (kurz: DMS) CompuDMS ist die ideale Basis für die Zusammenarbeit im Team oder mit Geschäftspartnern und ermöglicht den gleichzeitigen Zugriff von mehreren Arbeitsplätzen auf die Dokumente.

Von der Erstellung über die Bearbeitung und Versionierung bis hin zur revisionssicheren Archivierung bietet Ihnen unser DMS alle erforderlichen Funktionen des modernen  Dokumenten-Managements. Darüber hinaus arbeiten Mitarbeiter mit Hilfe zahlreicher Funktionen in der Software, z.B. der integrierten Volltextsuche, einem Suchassistenten und dem Link- statt Dateiversand effizienter zusammen.

Die intuitive, auf Windows-Standards basierende Bedienung des DMS vermeidet großen Schulungsaufwand. Somit steht einer kurzfristigen Einführung eines modernen Dokumenten-Management-Systems in Ihrem Unternehmen nichts im Wege.

  • On-premise DMS oder als Cloud Lösung (SAAS)
  • Komfortable Benutzerverwaltung oder Anbindung an bestehendes Active Directory
  • Sicherheit durch Vergabe von Zugriffsrechten für Verzeichnisse und Dokumente
  • Texterkennung (OCR)
  • Volltextsuche in den Dokumenten des DMS
  • Verwaltung und Archivierung aller Dateiformate, auch E-Mails & PDF
  • Individuelle Verschlagwortung der Dokumente im DMS
  • Leistungsfähige Suche
  • DMS mit Dateivorschau
  • Vergleichen von Microsoft Word-Dateien
  • Integration in Microsoft Office ab Version 2007
  • Schnittstellen zu DATEV und anderen Fremdsystemen, inkl. SDK zur integration in die eigene Software
  • Einfacher Dokumenten-Import per Drag-and-drop
  • DMS unterstüzt GoBD konforme und revisionssichere Archivierung

DMS + Workflow = CompuSME

Unser Dokumenten-Management-System CompuDMS bietet Unternehmen mehr als nur Dateiablage und revisionssichere, bzw. GoBD-konforme Archivierung. Es bildet auch die Basis zur Optimierung und Beschleunigung von Arbeitsabläufen und erfüllt somit alle Anforderungen einer digitalen Arbeitswelt. Ein Workflow bezieht sich dabei auf einen bestimmten Fachbereich oder einen bestimmten Prozess, der digital abgebildet und dadurch beschleunigt wird.  Entdecken Sie auf den folgenden Seiten, wie Sie mit Hilfe unserer DMS Software, bzw. auf Basis eines Dokumenten-Management-Systems und der Digitalisierung Ihrer Prozesse effizienter und schneller arbeiten:

CompuDMS Produktvarianten

Für jedes Unternehmen die passende DMS Software: Wir bieten das Dokumenten-Management-System CompuDMS in unterschiedlichen Varianten an. Von der klassischen Serverinstallation auf eigener Hardware, über unsere DMS Cloud, bis hin zu einer Lösung für Verbände und Franchise-Systeme ist alles dabei.

CompuDMS Free

CompuDMS Free ist unsere kostenlose Einzelplatzversion und bietet sich daher besonders für den schnellen Einstieg in das Dokumenten-Management an. Die DMS Software  ist an Privatanwender, Einzelunternehmer und Selbständige gerichtet, die ihre Dateien komfortabel und besser organisieren möchten. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir im Rahmen eines kostenlosen Produktes keine GoBD-Konformität gewährleisten können. Im Zusammenhang mit rechtssicherer Archivierung empfehlen wir CompuDMS Professional oder Cloud.

c’t-Magazin Heft 23, 2016 (S. 109)

Das sagt die Fachpresse:

„Ganz anders CompuDMS Free: So unkompliziert wie dieses Gratis-System (...) verwaltet kein anderes Programm Dateien sicher. In Kombination mit gebührenpflichtigen Schwester-Anwendungen taugt es auch für den Unternehmenseinsatz.“

c’t-Magazin
Heft 23, 2016 (S. 109)

CompuDMS Professional

CompuDMS Professional ist unsere On-Premise Lösung für das eigene Dokumenten-Management. Sie installieren und betreiben die DMS Software auf eigener Hardware und haben so die volle Kontrolle über Dateien und Verfügbarkeit. Auf Wunsch unterstützen wir Sie gerne bei der Inbetriebnahme des Dokumenten-Management-Systems oder Schulung Ihrer Mitarbeiter.

CompuDMs Cloud
Software Hosted in Germany

Jederzeit und überall Zugriff auf wichtige Dateien, Geschäftsdokumente und Unterlagen zu haben – das geht mit einem Dokumenten-Management in der Cloud. Wir betreiben den DMS Server für Sie 24 Stunden am Tag, 365 Tage im Jahr. Sie greifen mit unserer Client Software einfach über das Internet auf das Dokumenten-Management-System und die darin verwalteten Dokumente zu.

Selbstverständlich betreiben wir Ihre persönliche CompuDMS Cloud auf Servern in Deutschland.

CompuDMS Cloud Server

Speziell für Verbände, Franchisesysteme oder ähnlich strukturierte Organisationen bieten wir unseren mandantenfähigen CompuDMS Cloud Server an. Damit können Sie CompuDMS für alle angeschlossenen Unternehmen als private Cloud selbst zentral betreiben und anbieten. Über die Anlage als separate Mandanten bleiben die Datenbanken und Speicherbereiche der Organisationseinheiten unabhängig und voneinander getrennt. Mit dieser Lösung lassen sich die Vorteile von CompuDMS Professional und CompuDMS Cloud vereinen sowie die Administration vereinfachen.

Gerne stellen wir Ihnen die Möglichkeiten in einem persönlichen Gespräch näher vor. Rufen Sie uns einfach an – wir freuen uns auf Sie!

Struktur und Ordnung für Ihre Dateiablage

Ohne DMS passiert es nicht selten, dass Mitarbeiter Dateien nach eigenen und vor allem oftmals unterschiedlichen Vorstellungen benennen und kreativ neue Ablageorte auf dem Dateiserver finden. Der Höhepunkt der Konfusion ist erreicht, wenn eine Datei in mehreren Versionen abgespeichert wird. Wer kennt sie nicht, ­Dateien, die „NEU“, „Fertig“ oder „wirklich_Fertig“ heißen. Chaos, ein nicht unerheblicher Aufwand bei der Suche nach Informationen und ggf. auch die Nutzung von falschen Bearbeitungsständen ist somit vorprogrammiert. Unser Dokumenten-Management-System CompuDMS bietet in einer vertrauten Windows-Oberfläche die intuitive und einheitliche Verwaltung und GoBD konforme Archivierung von Dateien. Insbesondere ermöglicht CompuDMS die Verwaltung von unterschiedlichen Versionen einer Datei durch optische Hervorhebungen und eigens für diesen Zweck entwickelte Funktionen. Auch bietet unsere Software die Möglichkeit, nicht nur automatisch aus Office-Dateien PDF-Dateien zu generieren, sondern diese auch gemeinsam zu verwalten.

Finden statt Suchen – zeitraubende Suchen nach den richtigen Dokumenten sind passé

Wie von Windows bekannt, können Sie selbstverständlich auch in unserem Dokumenten-Management-System CompuDMS nach Dateinamen suchen. Darüber hinaus bietet Ihnen CompuDMS aber die Möglichkeit, Dateien mit zusätzlichen Informationen, sogenannte Metadaten, zu versehen. Das können beispielsweise Bearbeitungsvermerke, Freigaben oder auch Informationen zum Dokumententyp sein. Welche Informationen zu einer Datei obligatorisch angegeben werden müssen oder optional sind, entscheiden Sie selbst. Diese Metadaten werden natürlich ebenfalls für die punktgenaue Suche genutzt. Aber auch eine Volltextsuche und Texterkennung (OCR) für die Suche in Dateiinhalten von z. B. PDF, Word- oder Excel-Dateien steht Ihnen zur Verfügung, so dass auch im Dateiinhalt verborgene Informationen von CompuDMS zu Tage gefördert werden.

Mit Sicherheit gut abgelegt

Bei der Archivierung von Dokumenten sind Unternehmen an rechtliche Vorschriften und Aufbewahrungsfristen gebunden. CompuDMS ermöglicht die revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung aller Dokumente im Unternehmen. Durch die revisionssichere Ablage Ihrer Dokumente im DMS wird nachvollziehbar, wer wann welche Änderung vorgenommen hat. In CompuDMS legen Sie fest, wer in welchem Umfang Zugriff auf Ihre Daten hat und verhindern, dass wichtige Informationen versehentlich gelöscht oder verändert werden können. So schützen Sie effektiv Ihre Unternehmensdaten und wahren die Einhaltung von rechtlichen Vorschriften.

Download

Alle Informationen zum Dokumenten-Management und Workflows haben wir Ihnen auch hier zum Download als PDF-Datei bereitgestellt.  

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