Vertragsverwaltung – mit einem DMS keine Fristen mehr verpassen

Digitale Ablagen lösen die Papierform zunehmend ab. Im Bereich der Vertragsverwaltung profitieren Unternehmen hierbei mehrfach – wenn sie es richtig machen und von Anfang auf ein professionelles Dokumentenmanagementsystem (DMS) setzen. Wie das abläuft und welche konkreten Vorteile sich ergeben, beschreibt dieser Blogbeitrag.

„Wie lange läuft der Leasingvertrag noch? Können wir den Mobilfunkvertrag noch kündigen? Wie viele Softwarelizenzen haben wir eigentlich?“ Fragen wie diese sind Alltag in vielen Unternehmen – und lösen nicht selten zeitraubende Suchaktionen oder weitere Nachfragen wie diese aus: „Wo hat Kollege XY, der gerade im Urlaub ist, den Rahmenvertrag für die Diensthandys noch mal abgeheftet? In welchem Schrank sind die Ordner nach dem Umzug gelandet? Warum finde ich die entsprechenden PDF-Anhänge nirgendwo?“

Digitalisierung

Um Ordnung zu schaffen, sollten Unternehmen sämtliche Dokumente digital verfügbar machen und ein DMS einsetzen, statt individuelle Ablagesysteme und neues Chaos zuzulassen. Der Weg der Digitalisierung sollte immer auch als Chance begriffen werden, interne Prozesse zu optimieren. Eine professionelle Lösung wie CompuDMS enthält als Modul eine speziell zugeschnittene Vertragsverwaltung. In das Tool fließen praktische Erfahrungswerte ein, die im engen Kundendialog über viele Jahre hinweg aufgegriffen wurden.

Gegenüber einer klassischen Papier- oder Dateiablage bietet die digitale Vertragsverwaltung von CompuDMS zahlreiche Vorteile. Hier sind die wichtigsten:

Ein entscheidender Vorteil, der grundsätzlich für ein DMS spricht: Alle Dokumente sind an einem zentralen Ort gespeichert, statt verstreut in Ordnern, E-Mail-Anhängen oder Schränken abgelegt. Über die Suchfunktion in der CompuDMS lassen sich benötigte Vertragsunterlagen für jede berechtigte Person innerhalb von Sekunden finden – ohne mühsames Durchstöbern von Schränken oder E-Mail-Postfächern. Eine Voransicht des jeweils gefundenen Dokuments vereinfacht den Suchvorgang zusätzlich.

Durch die zentrale Ablage aller Inhalte und die strukturierte Darstellung wird die Verwaltung immens vereinfacht, wichtige Informationen sind schnell zur Hand. Als sehr praktisches Feature erweisen sich umfangreiche Filterfunktionen und gruppierte Darstellungen der Verträge. Auch eine Exportoption nach Excel ist enthalten, um weiterführende Auswertungen in der beliebten Tabellenkalkulation durchzuführen.

Das Ablegen von neuen Vertragsdokumenten erfolgt ganz einfach per Drag’n’Drop. Falls die Papiere noch nicht digital vorliegen, bietet CompuDMS ein integriertes Scanmodul, um die Dokumente direkt einzulesen.

Die zentrale Ansicht der Vertragsverwaltung von CompuDMS ist die Vertragsübersicht, die ähnlich aufgemacht ist wie andere Anwendungen unter CompuDMS – beispielsweise der Rechnungseingang – und entsprechend intuitiv zu bedienen ist. Ein Doppelklick auf das neu zu erfassende Vertragsdokument öffnet den Bearbeitungsdialog zur Eingabe aller Stammdaten und zusätzlich relevanter Informationen. Dazu zählen ‚Bezeichnung‘ des Vertrags, ‚zuständiger Mitarbeiter‘, ‚Vertragsnummer‘, ‚Themengebiet’ und ‚Vertragsart‘.

Einer der häufigsten Anlässe, in einen Vertrag zu schauen, sind Laufzeiten und Kündigungsmodalitäten. Mit der Vertragsverwaltung von CompuDMS behalten Verantwortliche alle relevanten Fristen – ob Kündigung, Verlängerung oder Prüfung – stets im Blick. So lassen sich unbeabsichtigte Verlängerungen vermeiden und Kosten einsparen. Oder auch andersherum, kann eine Verlängerungsoption rechtzeitig genutzt werden, um attraktive Konditionen aufrechtzuerhalten.

Damit einem hierbei nichts durchgeht, punktet CompuDMS mit einem automatisierten Fristenmanagement. Wählbar sind die Optionen ‚befristet mit automatischer Verlängerung‘, ‚befristet‘ oder ‚unbefristet‘. Nach Eingabe von ‚Vertragsbeginn‘, ‚Vertragsende‘ und ‚Kündigungsmöglichkeit‘, macht das System die zuständigen Personen automatisch auf auslaufende Verträge aufmerksam oder weist rechtzeitig auf baldige Kündigungsfristen hin. Betroffene Verträge werden in der Übersicht der Vertragsverwaltung farbig markiert, was auf einen Blick Handlungsbedarf signalisiert.

Je nach Bedeutung und Art der Verträge können in CompuDMS individuelle Zugriffsrechte für Benutzer definiert werden. Autorisierte Personenkreise können genau festlegen, wer auf welche Vertragsdaten zugreifen darf und ob ausschließlich Leserechte oder auch Bearbeitungsrechte vergeben werden. Das schafft Datensicherheit und sorgt für klare Zuständigkeiten, was wiederum die internen Prozesse erleichtert.

Viele Verträge umfassen zusätzliche Dokumente wie AGB, Ergänzungen, Änderungen oder Preistabellen. Diese lassen sich als Folgedokumente, Kontaktereignisse und Änderungsjournal sinnvoll sortiert ablegen und mit dem zugehörigen Vertragsdokument verknüpfen. Wichtige Vorgänge wie Vertragsverhandlungen oder Absprachen, beispielsweise in E-Mails dokumentiert, sind hierdurch logisch verlinkt und ergeben eine nachvollziehbare Historie der Vertragsbeziehung. Alle relevanten Informationen sind somit übersichtlich gebündelt und systematisch dokumentiert.

Auch Kündigungen können gegebenenfalls als Folgedokument gespeichert werden. Diese lassen sich, sofern gewünscht, vom System automatisch generieren.

Die Vertragsverwaltung basiert auf dem Dokumentenmanagement von CompuDMS, welches alle Vorgaben einer GoBD-konformen Archivierung erfüllt. Auch können mit CompuDMS die Vorgaben der DSGVO eingehalten werden.

Matthias Schröther, Prokurist bei CompuKöln, steht regelmäßig im Kundenkontakt und schult zur CompuDMS Vertragsverwaltung. Seiner Erfahrung wird von den flexiblen Gestaltungsmöglichkeiten rege Gebrauch gemacht. „Oft haben die Kunden tolle Ideen, was sie alles mit der Software abdecken“, sagt Schröther. Die Administratoren können diverse Parameter auf die jeweiligen Bedürfnisse des Unternehmens zuschneiden. Beispielsweise lassen sich Vertragsarten und Themengebiete ganz nach Wunsch anpassen.

Ob Rahmenverträge für Diensthandys, Softwarelizenzen, Telekommunikation, Dienstwagen, Gebäudereinigung oder Abos für Fachliteratur – in jedem Unternehmen gibt es Dutzende von laufenden Verträgen mit teils veränderlichen Rahmenbedingungen, die es zu überblicken gilt. Hier professionell zu agieren, spart Zeit, Kosten und Ärger.

Der Einsatz eines DMS im Bereich der Vertragsverwaltung ist zudem ein wichtiger Schritt bei der Digitalisierung – und ein Beitrag zum Unternehmenserfolg. Denn, so Matthias Schröther: „Digitalisierung ist immer auch ein Wandel der Arbeitsweise hin zur Prozessoptimierung.“