Ohne Risiko zum DMS

Herr Dr. Schliebusch, Sie sagen selbstbewusst, dass Sie durchgängig pünktlich und zum vereinbarten Preis liefern. Was ist Ihr Geheimnis?

Schliebusch: Es ist weder ein Geheimnis noch Zufall. Vielmehr verbirgt sich dahinter eine bewährte Herangehensweise und viel Erfahrung. Ganz wichtig ist im ersten Schritt unsere Webdemo, die wir Interessenten kostenlos zeigen. Hierbei versuchen wir gemeinsam herauszufinden, wo das jeweilige Unternehmen steht und was es braucht. Der potenzielle Kunde erfährt zugleich, was wir zu bieten haben.

Und Sie führen diese Erstgespräche auch nicht mit einer Stoppuhr auf dem Tisch?

Schliebusch: Nein, das machen wir auf keinen Fall. Die Interessenten fragen oft, wie lange das denn dauert. Unsere Antwort lautet: typischerweise – je nach Fragen – zwischen 30 und 90 Minuten. 

Was folgt nach der Webdemo?

Schröther: Wenn wir im Erstgespräch den Interessenten begeistern konnten, folgt ein zweites, ebenfalls kostenloses Gespräch, in dem wir die gemeinsam erörterten Visionen konkretisieren. Da wird es dann auch etwas technischer. Wir erarbeiten und beraten, wie es möglichst effizient und kostengünstig gelingt, die Software den Wünschen entsprechend anzupassen. 

Schliebusch: In diesem Zweitgespräch bekommt der Kunde eine genaue Vorstellung von dem, was er wirklich kaufen wird. Erst dann kommt es zum finalen Angebot. Darin findet sich der Kunde mit seinen Gedanken und Wünschen in kompakter Form wieder und beauftragt uns. Spätestens ab dieser dritten Phase übernimmt so gut wie immer Herr Schröther.

Sie stehen während der Umsetzung also im ständigen Austausch?

Schröther: Kommunikation statt Pflichtenheft ist besonders wichtig während der Umsetzung. Wir setzen auf ein iteratives Verfahren, bei dem wir uns schrittweise annähern und Zwischenschritte auch zeigen. Ganz bewusst nehmen wir unsere Kunden mit ins Boot und holen sie dort ab, wo sie stehen. So erhalten wir auch zeitnah Rückmeldungen, auf die wir kurzfristig reagieren können. 

Also gehören Nachjustierungen zur normalen Vorgehensweise?

Schröther: Meist ist es so, dass Prozessschritte geändert wird. Wir benutzen CompuDMS als Plattform, in deren Kontext wir neue Entwicklungen aufsetzen. Am Ende ist das, was wir machen, oftmals einzigartig und hat zuvor so nicht existiert.

Schliebusch: Auf der einen Seite bieten wir einen Standard, auf der anderen Seite die Individualisierung: Dadurch, dass es den Standard gibt, wird es kostenmäßig überschaubar und das Projektrisiko kalkulierbar. Insbesondere im Vergleich zu einer komplett individualisierten Softwareentwicklung. 

Erfordert ihre Tätigkeit ein Verständnis des Geschäftsmodells beim Kunden?

Schröther: Unbedingt, denn wir stellen nicht nur eine IT-Lösung zur Verfügung, sondern beeinflussen auch den dahinterstehenden Prozess. Das heißt, wir beraten Kunden auch hinsichtlich zu optimierender Arbeitsabläufe.

Hilft dabei Erfahrung?

Schliebusch: Ganz gewiss. Wir schöpfen bei jedem neuen Projekt aus unseren langjährigen Erfahrungen. Man muss ein Gespür für den Kunden entwickeln und herausfiltern können, was sinnvoll und machbar ist. Ein Projekt impliziert meist ein bewegliches Ziel mit sich aufeinander. Damit es ein Erfolg wird, sollten die Beteiligten auch Spaß daran haben. Wir möchten mit Leidenschaft und Freude daran arbeiten. 

Wenn dann alles soweit steht, geht es an die Installation?

Schröther: Eine unserer Stärken ist sicher, dass wir die entwickelte Softwarelösung zusammen mit dem Kunden auch in Betrieb nehmen. 

Schliebusch: Und zwar in einem fließenden Übergang, den wir als Starthilfe bezeichnen und der auch in den Angeboten enthalten ist. Das fängt an mit der Softwareinstallation beim Kunden, geht über die Unterstützung bei der Einrichtung bis hin zur Schulung von Schlüsselbenutzern. 

Nach Abschluss der Einrichtung und kundenseitigen Einarbeitung stellen Sie dann die Rechnung?

Schröther: Sobald wir das Gefühl haben, jetzt läuft wirklich alles zur Zufriedenheit und Fragen, die sich vielleicht noch ergeben haben, sind geklärt. Dadurch, dass wir die Inbetriebnahme so eng begleiten, können wir diesen Zeitpunkt ganz gut einschätzen. 

Wie lang dauert ein Projekt mit CompuKöln in der Regel? 

Schröther: Die typische Dauer vom Kennenlernen, über Angebot und Umsetzung bis hin zur Einführung beträgt etwa 8 Wochen. 

Für einige Mitarbeiter Ihrer Kunden sicher auch intensive Wochen?

Schröther: In fast allen Fällen geht die Beauftragung von CompuKöln mit einem Veränderungsprozess einher, allein schon, weil unsere Software beispielsweise im digitalen Rechnungseingang und -ausgang täglich im Einsatz ist. Dass hierbei auch mal interner Widerspruch bei unseren Kunden zu überwinden ist, kennen wir und begleiten wir. Am Ende sollten alle erkennen, dass ein weiterer Schritt auf dem Weg zur digitalen Transformation erfolgreich gelungen ist.

Woraus auch Sie und Ihr Team Motivation schöpfen, oder?

Schliebusch: Auf jeden Fall: Die Projekte sind erfolgreich, der Kunde ist zufrieden und mein Team ist Stolz auf eine weitere erfolgreiche Installation mit seinen ganz eigenen Herausforderungen. Das macht einfach Spaß.

Auch längerfristig auf Kundenseite?

Schliebusch: Ich nenne das einen „Aufwärtsstrudel“: Ja, nicht selten mündet das in Folgeaufträge. Wir haben langfristige Kundenbeziehungen über viele Jahre hinweg und werden als kompetenter, verlässlicher Partner wahrgenommen. Unser Paradebeispiel ist die Deutz AG, für die wir das erste Softwareprojekt bereits 1990, damals als Abteilung der W. Kohlhammer Compunication, durchgeführt haben und die immer noch unser Kunde ist.

Schröther: Dazu gehört dann auch, dass man Kunden in Notsituationen nicht im Stich lässt und im Zweifel auch mal unkonventionell unterstützt. Darüber hinaus ist es von Vorteil, auf gewachsenen Beziehungen und Bestehendem aufzubauen. So sind wir bei langjährigen Kunden in der Lage, sehr individuelle Lösungen dennoch zügig zu implementieren. 

Meist sind es also keine einmaligen Projekte?

Schröther: Mit zahlreichen Kunden bleiben wir im Rahmen eines Wartungsvertrags oder Folgeaufträgen in Kontakt. Es gibt immer wieder Software- und Hardware-Updates, neue Betriebssysteme oder neue gesetzliche Regelungen.