Verwaltungsaufwand minimieren, Datenschutz maximieren

(Ein-)Führung der elektronischen Personalakte mit unserer Software CompuDMS

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Warum die elektronische Personalakte von CompuDMS?

Zentrale Verfügbarkeit von Stammdaten, Verträgen und Dokumenten für effizienteres Arbeiten.

Ungehindertes Arbeiten durch das integrierte Scanmodul und Outlook-Plugin.

DSGVO-konformes Arbeiten durch Berechtigungskonzept und Löschkonzept

CompuDMS Workflow: elektronische Personalakte

Workflow-Grafik: elektronische Personalakten in CompuDMS
Workflow-Grafik: elektronische Personalakten in CompuDMS

Vereinfachte Administration durch Digitalisierung Ihrer Personalakten

CompuDMS unterstützt Sie bei der (Ein-)Führung elektronischer Personalakten (ePA) – auch digitale Personalakten (dPA) genannt. Erfassen Sie Stammdaten und Vertragsdaten einheitlich über alle Mitarbeiter und verknüpfen Sie die Daten mit den dazugehörigen Dokumenten wie z. B. dem jeweiligen Arbeitsvertrag, Zeugnissen oder Gehaltsabrechnungen. So haben Sie alle Informationen an einem Ort übersichtlich verfügbar und vermeiden Mehrfacherfassungen oder doppelte Aktenführung.

Direkte automatisierte Ablagemöglichkeit der Personalunterlagen

Mit Hilfe des integrierten Scanmoduls können Sie die vorhandenen Papierdokumente direkt über den Scanner am Arbeitsplatz digitalisieren und in die entsprechenden Verzeichnisse der Personalakte des jeweiligen Mitarbeiters einpflegen. Dokumente, die Sie als E-Mail-Anhang erhalten, lassen sich dank des Outlook-Plugins direkt aus Ihrem Outlook-Postfach noch schneller hinzufügen.

Der richtige Umgang mit personenbezogenen Daten

Datenschutz ist ein wichtiges Thema bei der Führung von Personalakten. So dürfen personenbezogene Daten nur berechtigten Personen im Unternehmen zugänglich gemacht werden. Durch ein umfassendes Berechtigungskonzept erleichtert Ihnen die elektronische Personalakte auch hierbei die Arbeit.

Aus der seit dem 25.05.2018 EU-weit anzuwendenden Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ergibt sich weiterhin ein Auskunftsrecht des Arbeitnehmers bezüglich der über ihn gespeicherten Daten. Über die entsprechenden Zugriffsrechte können Sie Ihrem Arbeitnehmer ermöglichen, Einsicht in seine Personalakte zu nehmen und die gespeicherten Inhalte selbst auf Richtigkeit zu überprüfen. Dies reduziert zudem Verwaltungsaufwand und Fehlerquellen.

Auch lassen sich Löschfristen für einzelne Dateien definieren. Nach Ablauf der Frist, werden Sie darüber informiert, dass zu löschende Dateien existieren. So bewahren Sie Dateien nicht versehentlich länger auf als nötig bzw. zulässig.

Einfache und gesicherte Einsichtnahme durch rollenbasierte Zugriffsrechte

CompuDMS verfügt sowohl über eine Benutzerverwaltung (integriert oder Anbindung an bestehendes Active Directory) als auch ein individuell konfigurierbares, differenziertes Zugriffskonzept. Darüber stellen Sie sicher, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf Dokumente und Informationen erhalten. Dies bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Zugriff auf (Teil-)Informationen ihrer eigenen Personalakte zu gewähren. So schaffen Sie Transparenz und reduzieren Verwaltungsaufwand.

Flexible Gestaltung Ihrer unternehmensspezifischen digitalen Personalakte

Elektronische Personalakten lassen sich nicht umfassend standardisieren, denn sie müssen den internen Arbeitsprozessen und Bedürfnissen des Unternehmens und insbesondere der Personalabteilung gerecht werden. Profitieren Sie daher von der Flexibilität und Konfigurierbarkeit unserer Software. Integrieren Sie je nach Bedarf die Abläufe für Zeiterfassung, Urlaubsanträge, Reisekostenabrechnungen oder Leistungsbeurteilungen direkt in CompuDMS. Eine Erweiterung ist jederzeit möglich.

Zudem können Sie die elektronische Personalakte auch um den Workflow Bewerberverwaltung erweitern und somit bei Einstellung eines Bewerbers die bereits dort erfassten Daten und Dokumente direkt in die Personalakte importieren.

Benötigen Sie weitere Informationen?

Haben Sie Fragen zur elektronischen Personalakte von CompuDMS oder möchten wissen, ob sich auch Workflows wie Zeiterfassung, Urlaubsanträge etc. mit unserer Software bearbeiten lassen?

Dann rufen Sie uns gerne einfach unter (02203) 202080 an oder schreiben Sie uns eine Nachricht. Wir freuen uns!

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