Datenschutzerklärung der CompuKöln Dokument Management GmbH

Wir, die CompuKöln Dokument Management GmbH (CompuKöln), freuen uns über Ihr Interesse an unserem Unternehmen, unseren Dienstleistungen und Produkten.

Datenschutz und Datensicherheit für unsere Kunden, Interessenten, Partner und alle, die mit uns in Kontakt treten (zusammen: betroffene Personen), haben für uns einen hohen Stellenwert. Diese Datenschutzerklärung erläutert Ihnen, welche Informationen wir in der Kommunikation mit Ihnen erfassen und wie diese Informationen genutzt werden.

1. Allgemeine Hinweise zur Datenerhebung

Es bestehen vielfältige Wege mit uns, der CompuKöln, Informationen auszutauschen. Insbesondere personenbezogene Daten können beispielsweise, aber nicht ausschließlich, per E-Mail, über Kontaktformulare auf unseren Webseiten, postalisch, per Telefon, in unserem Forum oder in einem persönlichen Treffen übermittelt werden.

Sofern Sie uns personenbezogene Daten, wie z. B. E-Mail-Adressen, Benutzernamen, Passwort, Namen, Anschriften, Bewerbungsunterlagen oder Interessenteninformationen etc. zur Verfügung stellen, erfolgt die Preisgabe dieser Daten ausdrücklich auf freiwilliger Basis.

Die Nutzung eines Kommunikationsweges mit der CompuKöln stellt insofern die konkludente Einwilligung hierin dar, die übermittelten personenbezogenen Daten zu verarbeiten. Der Zweck der Verarbeitung richtet sich nach dem Anliegen der betroffenen Person, z. B. der Beantwortung einer Interessentenanfrage oder der Beurteilung einer Bewerbung.

Es erfolgt keine Weitergabe dieser personenbezogenen Daten an Dritte.

Über etwaige Änderungen der Zwecke der Datenverarbeitung wird die CompuKöln die betroffenen Personen informieren.

Nähere Informationen zu den rechtlichen Grundlagen der Verarbeitung finden Sie unter Ziffer 4.

2. Hinweise zur Nutzung der Webseiten (inkl. des CompuDMS Forums)

Eine Nutzung unserer Internetseiten ist grundsätzlich ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. Beim Aufruf unserer Internetseiten werden Informationen in den Logdateien des Servers erfasst. Dazu gehören der von Ihnen verwendete Browser einschließlich seiner Versionsnummer, das von Ihnen verwendete Betriebssystem, die Internetseite, von welcher Sie auf unsere Internetseite gelangt sind (sogenannte Referrer), Datum und Uhrzeit Ihres Zugriffs, eine IP-Adresse, der Internet-Service-Provider des zugreifenden Systems und sonstige ähnliche Informationen, die der Gefahrenabwehr dienen.

Wir ziehen aus diesen Informationen keine Rückschlüsse auf die betroffene Person. Diese Informationen werden vielmehr benötigt, um die Inhalte unserer Internetseite korrekt auszuliefern und zu optimieren, die dauerhafte Funktionsfähigkeit unserer IT-Systeme sicherzustellen sowie um Strafverfolgungsbehörden im Falle von Angriffen die zur Strafverfolgung notwendigen Informationen bereitzustellen.

Diese Server-Logfiles werden getrennt von durch eine betroffene Person angegebenen personenbezogenen Daten gespeichert.

2.1 Verwendung von Cookies auf den Webseiten

Unsere Webseiten verwenden sogenannte Cookies, um Ihnen die Leistungen individueller zur Verfügung stellen zu können. Cookies sind Kennungen, die ein Webserver an Ihren Computer senden kann, um ihn für die Dauer Ihres Besuches zu identifizieren.

Cookies werden von CompuKöln nicht persistent, sondern für die Laufzeit der Sitzung des Browsers gespeichert. Das jeweilige Cookie speichert die Identität (ID) der Benutzersession, um die Zuordnung zum Benutzer vornehmen zu können.

Die Setzung von Cookies durch unsere Internetseiten kann jederzeit in den Einstellungen des Browsers verhindert werden. Ferner können bereits gesetzte Cookies mittels Browser oder anderer Softwareprogramme gelöscht werden. Ist das Setzen von Cookies deaktiviert, können aber möglicherweise nicht alle Funktionen unserer Internetseiten genutzt werden.

Es besteht generell auch die Möglichkeit, sich Cookies im Browser anzeigen zu lassen. Sie können Ihren Browser auch so einstellen, dass er Sie über die Platzierung von Cookies informiert.

2.2 Einsatz von Google Analytics auf den Webseiten

Unsere Webseiten benutzen Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google LLC („Google“). Google Analytics verwendet sogenannte Cookies (siehe Ziffer 2.1), Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Webseiten durch Sie ermöglichen.

Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung unserer Webseiten werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Da auf unseren Webseiten Google Analytics um den Code „_gat._anonymizeIp“ erweitert worden ist, um eine anonymisierte Erfassung von IP-Adressen (sog. IP-Masking) zu gewährleisten, wird Ihre IP-Adresse von Google jedoch innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zuvor gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt. Im Auftrag des Betreibers dieser Webseiten wird Google diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung der Webseiten auszuwerten, um Reports über die Webseitenaktivitäten zusammenzustellen und um weitere mit der Webseitennutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen gegenüber dem Webseitenbetreiber zu erbringen. Die im Rahmen von Google Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt.

Sie können die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern; CompuKöln weist Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen unserer Webseiten vollumfänglich werden nutzen können. Sie können darüber hinaus die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf Ihre Nutzung der Webseiten bezogenen Daten (inkl. Ihrer IP-Adresse) an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem Sie das unter dem folgenden Link verfügbare Browser-Plugin herunterladen und installieren: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout

Betreiber von Google Analytics ist die Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA. Weitere Informationen und die geltenden Datenschutzbestimmungen von Google können unter folgenden Internetadressen abgerufen werden:

2.3 Nutzung von YouTube

Wir nutzen für die Einbindung von Videos auf unseren Webseiten Leistungen des Anbieters YouTube LLC, 901 Cherry Avenue, San Bruno, CA 94066, USA, vertreten durch Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA.

Hierbei verwenden wir die von YouTube bereitgestellte Option „erweiterter Datenschutzmodus“. Laut Angaben von YouTube werden im „erweiterten Datenschutzmodus“ nur Daten an YouTube übermittelt, wenn Sie das Video anschauen. Sofern Sie beim Besuch unserer Webseiten gleichzeitig bei YouTube eingeloggt und damit Kunde von YouTube sind, können ggf. bereits bei der Anzeige unsere Webseiten Daten an YouTube übermittelt werden. Informationen hierzu finden Sie auf der Informationsseite von YouTube unter: https://support.google.com/youtube/answer/171780?hl=de.

Sobald Sie die Wiedergabe eines eingebundenen Videos durch Anklicken starten, kann YouTube unter Umständen Cookies auf Ihrem Computer speichern. Von der möglichen Erhebung und Verwendung Ihrer Daten durch YouTube haben wir keine Kenntnis und darauf auch keinen Einfluss. Informationen zum Datenschutz bei YouTube werden von Google unter folgendem Link bereitgestellt: https://www.google.de/intl/de/policies/privacy/

2.4 Besonderheiten für die Nutzung des CompuDMS Forums

Die betroffenen Personen nehmen zur Kenntnis, dass die von ihnen in ihrem Profil angegebenen Daten und ihre Beiträge je nach Konfiguration im Internet verfügbar und von jedermann abrufbar sein können.

Zudem gestatten die betroffenen Personen dem Betreiber des CompuDMS Forums (der CompuKöln), sie unter den von ihnen angegebenen Kontaktdaten zu kontaktieren, sofern dies zur Übermittlung zentraler Informationen über das Forum erforderlich ist. Darüber hinaus dürfen CompuKöln und andere Benutzer die betroffenen Personen kontaktieren, sofern sie dies an entsprechender Stelle erlaubt haben.

3. Speicherdauer

Die CompuKöln verarbeitet und speichert personenbezogene Daten nur solange, wie dies zur Erreichung des Speicherungszwecks erforderlich ist oder durch eine Rechtsnorm vorgesehen ist.

Entfällt der Speicherungszweck oder läuft eine gesetzliche Speicherfrist ab, werden die personenbezogenen Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gesperrt oder gelöscht.

4. Rechtliche Grundlagen der Verarbeitung

Liegt eine Einwilligung – auch in konkludenter Form – der betroffenen Person vor, so erfolgt die Verarbeitung der personenbezogenen Daten aufgrund und im Rahmen dieser Einwilligung. Soweit die Erhebung und Verwendung von Daten aufgrund einer Einwilligung der betroffenen Person erfolgt, hat die betroffene Person das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird. CompuKöln wird die betroffene Person im Rahmen der Einwilligung hierüber informieren.

Ist die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, z. B. bei Anfragen zu unseren Leistungen, so erfolgt die Verarbeitung auf Basis des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Ist keine der zuvor genannten Rechtsgrundlagen einschlägig, so erfolgen Datenverarbeitungen auf Basis des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, nach dem es der CompuKöln erlaubt ist, personenbezogene Daten zu verarbeiten, wenn die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses des Unternehmens oder eines Dritten erforderlich ist, sofern die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen nicht überwiegen. Basiert die Verarbeitung personenbezogener Daten auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO ist das berechtigte Interesse der CompuKöln die Ausführung ihrer Geschäftstätigkeit im Sinne der Gesellschafter, Mitarbeiter und Kunden.

5. Unerlaubte Nutzung

Die Nutzung der im Rahmen des Impressums auf unseren Webseiten oder vergleichbarer Angaben der CompuKöln veröffentlichten Kontaktdaten wie Postanschriften, Telefon- und Faxnummern sowie E-Mail-Adressen durch Dritte zur Übersendung von nicht ausdrücklich angeforderten Informationen ist nicht gestattet.

Rechtliche Schritte gegen die Versender von sogenannten Spam-Mails bei Verstößen gegen dieses Verbot sind ausdrücklich vorbehalten.

6. Widerspruchsrecht

Die betroffene Person hat das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. CompuKöln verarbeitet die personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, sie kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

7. Rechte der betroffenen Personen

Die betroffene Person hat jederzeit das Recht, von CompuKöln eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten durch CompuKöln verarbeitet werden; ist dies der Fall, so hat sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf weiterführende Informationen.

Die betroffene Person hat das Recht, von CompuKöln unverzüglich die Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung hat die betroffene Person das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

Unter bestimmten Voraussetzungen – etwa im Fall einer widerrufenen Einwilligung oder eines Widerspruchs – hat die betroffene Person das Recht, von der CompuKöln zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden. Dies gilt nicht, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist oder die CompuKöln die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt.

Die betroffene Person hat das Recht, von der CompuKöln die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen gegeben ist:

  • die Richtigkeit der personenbezogenen Daten von der betroffenen Person bestritten wird, und zwar für eine Dauer, die es der CompuKöln ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen,
  • die Verarbeitung unrechtmäßig ist und die betroffene Person die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnt und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangt,
  • CompuKöln die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt, die betroffene Person sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt.

Wurde die Verarbeitung eingeschränkt, so dürfen diese personenbezogenen Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Einwilligung der betroffenen Person oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses verarbeitet werden.

Soweit die Verarbeitung personenbezogener Daten auf einer Einwilligung der betroffenen Person basiert, hat die betroffene Person das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie der CompuKöln bereitgestellt hat, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln. Dabei hat die betroffene Person das Recht, zu erwirken, dass die personenbezogenen Daten direkt von der CompuKöln dem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist.

Die betroffene Person hat unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat seines Aufenthaltsorts, seines Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

8. Onlinepräsenz auf Facebook

Wir haben auf Facebook eine Unternehmensseite (Fanpage) eingerichtet, um auf unsere Produkte und Dienstleistungen aufmerksam zu machen und um Informationen rund um die CompuKöln Dokument Management GmbH bereitzustellen. Weitere Informationen über die CompuKöln Dokument Management GmbH erhalten Sie auf unserer Webseite unter https://compukoeln.de. Die Webseiten unter www.facebook.com und die Dienste auf diesen Seiten werden angeboten von: Facebook Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland.

Der Betrieb unserer Facebook-Unternehmensseite unter Einbeziehung der Verarbeitung personenbezogener Daten der Besucher erfolgt auf Grundlage unserer berechtigten Interessen an einer zeitgemäßen Information sowie einer effektiven Kommunikation für und mit unsere(n) Besucher(n) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO.

Beim Aufruf unserer Fanpage bei Facebook ist es möglich, dass neben der Speicherung der von Ihnen auf Facebook selbst eingegebenen Daten auch weitere Informationen von Facebook erfasst und verarbeitet werden. Sofern Sie während des Besuchs unserer Fanpage mit Ihrem persönlichen Benutzerkonto bei Facebook eingeloggt sind, kann Facebook den Besuch diesem Konto zuordnen. Wenn Sie dies nicht möchten, müssen Sie sich vor Ihrem Besuch unserer Fanpage bei Facebook ausloggen. Wie Facebook mit den erfassten Daten umgeht, ist ihrer Datenschutzrichtlinie zu entnehmen: https://de-de.facebook.com/privacy/explanation.

Über die sogenannten „Insights“ der Facebook-Seite sind statistische Daten unterschiedlicher Kategorien für uns abrufbar. Diese Statistiken werden durch Facebook erzeugt und bereitgestellt. Auf die Erzeugung und Darstellung haben wir als Betreiber der Seite keinen Einfluss. Wir können diese Funktion weder abstellen noch die Erzeugung und Verarbeitung der Daten verhindern.

Dennoch hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) in seinem Urteil vom 5. Juni 2018 entschieden, dass der Betreiber einer Fanpage für die Datenverarbeitung, die Facebook im Rahmen solcher Seiten durchführt, mitverantwortlich ist. Daher stellt Facebook seit dem 12.09.2018 eine Vereinbarung gemäß Art. 26 DSGVO („Gemeinsam Verantwortliche“) zur Verfügung, die hier einzusehen ist: https://de-de.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum. Demnach übernimmt Facebook die primäre Verantwortung gemäß DSGVO für die Verarbeitung von Insights-Daten und stimmt zu, sämtliche Pflichten aus der DSGVO im Hinblick auf die Verarbeitung von Insights-Daten zu erfüllen.

Betroffenenrechte können bei Facebook Ireland oder bei uns geltend gemacht werden, wobei wir laut des „page controller addendums“ verpflichtet sind, solche Anfragen an Facebook weiterzuleiten.

9. Sonstiges

Im Übrigen richtet sich die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die CompuKöln nach den gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere dem Telemediengesetz (TMG) und der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Für weitere Fragen zum Datenschutz steht die CompuKöln gerne zur Verfügung:

CompuKöln Dokument Management GmbH

Stollwerckstr. 5

51149 Köln

Tel:  +49 (2203) 20 20 8-0

Fax: +49 (2203) 20 20 8-239

info@compukoeln.de

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:

CompuKöln Dokument Management GmbH

Datenschutzbeauftragter

Stollwerckstr. 5

51149 Köln

Tel:  +49 (2203) 20 20 8-0

Fax: +49 (2203) 20 20 8-239

datenschutz@compukoeln.de