Pirtek stellt mit CompuDMS Cloud Server auf elektronische Rechnungen für seine Franchisenehmer um

Was war der Auslöser für die Einführung von CompuDMS?

Thiehofe: Der Markt hat das gefordert, immer mehr Kunden wollten auf elektronische Rechnungen umstellen.

Bartsch: Um die überquellenden Ordner mit Papierrechnungen abzuschaffen, waren wir als IT-Dienstleister gefragt. Die Aufgabe: Belegerstellung digitalisieren und den Versand von Rechnungen und Lieferscheinen automatisieren. Und das selbstverständlich unter Berücksichtigung der Anforderungen beispielsweise der GoBD. Das oberste Ziel dabei: verringerter Aufwand.

Wie sind Sie für dieses Projekt auf CompuKöln gekommen?

Bartsch: Wir haben den Markt sondiert. Eine Vorgabe war, ein System mit einer übersichtlichen Bedienung zu finden, in das sich die Pirtek-Center-Mitarbeiter leicht einarbeiten können. Genau das ist eine der Stärken von CompuDMS.

Thiehofe: Die Partner in den Niederlassungen sind keine IT-Experten. Eine einfache Handhabung lag uns deshalb besonders am Herzen. Außerdem sollten die elektronischen Belege automatisch aus dem vorhandenen Warenwirtschaftssystem Sage übernommen und revisionssicher archiviert werden können.

Von was für einem Umfang sprechen wir?

Thiehofe: Unsere 90 Pirtek-Center helfen Kunden deutschlandweit vor Ort mit einem mobilen Hydraulikservice – vom kleinen Garten- und Landschaftsbauer bis hin zum Baukonzern. Gemeinsam hatten wir in Deutschland zuletzt ein jährliches Umsatzvolumen von etwa 60 Millionen Euro, generiert in rund 150.000 Einzelaufträgen mit einer entsprechenden Zahl an Ausgangsrechnungen.

Und diese Abläufe sollten mithilfe von CompuDMS digitalisiert werden. Wie gingen Sie das an?

Thiehofe: Zunächst gab es einen intensiven Austausch mit unseren Franchisepartnern. Im Frühjahr 2017 hatten wir drei Regional-Konferenzen, bei denen CompuKöln Geschäftsführer Dr. Oliver Schliebusch CompuDMS vor den Franchisenehmern der jeweiligen Region präsentiert hat. Wir wollten das nicht einfach ‚top-down‘ verordnen, sondern mit Argumenten überzeugen, wie Kostenvorteile, Effizienz oder papierloses Büro.

Wie sind Sie das Thema nach dem gemeinsamen Beschluss für die Einführung von CompuDMS angegangen?

Bartsch: Als erstes haben wir CompuDMS über APIs, also geeignete Schnittstellen, an Sage angebunden. Nach der Installation eines komplett eingerichteten Testsystems folgten Workshops und Online-Schulungen, bei denen sämtliche Funktionalitäten durchgespielt und mit Schlüsselanwendern besprochen wurden.

Was sind die wesentlichen Funktionen?

Bartsch: Es läuft jetzt alles digital, von der Unterschrift des Kunden auf dem Tablet vor Ort über den digitalen Lieferschein bis zur elektronischen Rechnung mit allen möglichen Zwischensummen, die automatisiert zugestellt werden. CompuDMS stellt dabei die Basis für die revisionssichere Archivierung der Dokumente dar.

Das wurde dann für alle Franchise-Partner installiert?

Bartsch: Beim CompuDMS Cloud Server handelt sich um ein hoch skalierbares System, welches von anfangs 76 auf mittlerweile 90 Center gewachsen ist. Während CompuKöln die Software CompuDMS geliefert hat, kümmert sich ifaktor um den Betrieb in einer eigenen Cloud für Pirtek Deutschland. Das besondere an CompuDMS ist, dass sich einzelne Center schnell hinzufügen, löschen oder auch ändern lassen, beispielsweise bei einem Eigentümerwechsel.

Worin liegen die spezifischen Herausforderungen durch das Franchisesystem?

Thiehofe: Prinzipiell sind die Pirtek-Center voneinander getrennt. Das soll auch die Software abbilden: eine klare Abgrenzung unter den Partnern, sprich Mandanten, und eine klare Definition, wo welche Daten liegen.

Bartsch: Trotz strikter Mandantentrennung sollte über den Cloud-Server aber auch die Möglichkeit bestehen, mehrere Center zu einem einzelnen Mandanten zusammenzufassen, weil einige Franchisenehmer mehrere Center gleichzeitig betreiben. Diese Anforderung durch sogenannte Pirtek Multi-Center war eine Besonderheit des Projekts. Der CompuDMS Cloud Server konnte diese Anforderung problemlos erfüllen.

Thiehofe: Für unsere Franchisezentrale in Köln kam zudem nur ein System in Frage, das sich zentral und effizient verwalten lässt. Wir wollten kein System, welches 70 mal hätte kopiert werden müssen. Außerdem kommen steuerrelevante Themen und Verordnungen zum Tragen, die korrekt hinterlegt sein müssen. Auch kundenseitig sind Anforderungen bezüglich der Rechnungslegung zu berücksichtigen, etwa der XRechnung-Standard. Viele Dinge sind sehr spezifisch und keineswegs banal, da steckt der Teufel im Detail. Wenn ich dann noch an den Datenschutz denke, sprach das alles für eine Lösung aus Deutschland.

Wie lief die Implementierung ab?

Thiehofe: Geräuschlos. Von der Installation und Schulung bis hin zur produktiven Live-Schaltung vergingen lediglich neun Monate.

Bartsch: CompuDMS läuft wartungsarm und ist wenig störanfällig.

Thiehofe: Für uns ist die räumliche Nähe zu ifaktor und CompuKöln natürlich auch ein Vorteil, wenn wir mal ein Problem oder einen Änderungswunsch haben. Wir sitzen alle in Köln.

Herr Thiehofe, wie lautet Ihr Fazit als Geschäftsführer der Pirtek Deutschland GmbH nach gut vier Jahren mit CompuDMS?

Thiehofe: Kein Franchisepartner beschwert sich heute mehr, das System wurde sehr gut angenommen. Zugleich sind wir seit der Einführung um gut 16 Prozent gewachsen und haben Dank der Digitalisierung und CompuDMS dennoch keinen höheren administrativen Aufwand. Die Zusammenarbeit mit CompuKöln funktioniert überdies sehr gut.

Das Interview wurde von Marko Ruh geführt.