„Unsere Prozesse sind heute zu fast 100 Prozent papierlos“

Wie Pirtek Deutschland mit CompuDMS die Digitalisierung realisiert

Sie hatten für die Pirtek-Center Ihrer Franchisepartner CompuDMS eingeführt. Entstand hieraus der Impuls, die Software auch in der Zentrale zu nutzen?

Thiehofe: Ja, denn wir wollen richtig digitalisieren, nicht nur halb.

Moldenhauer: Anfang 2019 gab es bei Pirtek Deutschland noch viele manuelle Workflows. Nach den positiven Erfahrungen mit den elektronischen Ausgangsrechnungen in den Centern haben wir in unserer Kölner Zentrale ein Päckchen nach dem anderen obendrauf gepackt. Das Ziel ist ein durchgängig digitaler Prozess. Mitte 2019 haben wir mit dem Modul „Rechnungseingang“ von CompuDMS begonnen. Hierfür hat CompuKöln die Standardanwendung nach unseren Wünschen angepasst, um es für die Nutzer möglichst einfach zu machen.

Es sollte aber nicht nur das Rechnungswesen von Papier befreit werden?

Thiehofe: Als nächstes haben wir uns das Vertragsmanagement vorgenommen. Bei 90 Franchisenehmern kommt da einiges zusammen. Die Verträge enthalten oftmals zeitliche Befristungen oder Zusatzvereinbarungen. Alles, was damit zusammenhängt, wollten wir im Zuge dessen professionalisieren, also die Ablage vereinheitlichen, den Zugriff erleichtern und den Überblick optimieren.

Moldenhauer: CompuKöln hat das im Portfolio und bildet auch diverse Vertragsformen ab. Gemeinsam haben wir ein separates Modul speziell für Franchise-Verträge entwickelt, unter anderem zur Berücksichtigung von Anlagen und Laufzeiten. Das haben wir seit der Einführung des Moduls Ende 2020 im Zugriff und können alle gewünschten Informationen herausfiltern. Wenn Fristen ablaufen, erhalten wir automatisch eine Warnmeldung.

Haben Sie auch andere Vertragsformen und Dokumente ins DMS überführt?

Thiehofe: Bei einem Private-Equity-Wechsel fallen intensive Due-Diligence-Prüfungen an. Auch bei Steuerprüfungen hilft es enorm, wenn die geforderten Dokumente per Mausklick verfügbar sind. Früher hatten wir dazu nur eingescannte Papiere – immerhin. Die waren aber nicht mit Suchfunktionen versehen. Auch Versicherungen oder Mietverträge sind jetzt über den CompuDMS-Server jederzeit auffindbar und einsehbar.

Moldenhauer: Ein weiteres Beispiel ist die elektronische Personalakte für unsere rund 50 Mitarbeiter in der Zentrale. In den coronabedingten Homeoffice-Phasen hat sich das sehr bewährt, dass Abteilungsleiter auch von zuhause aus sicheren Zugriff auf Personalakten haben.

Sie digitalisieren also kontinuierlich weitere Prozesse?

Thiehofe: Das System lebt und entwickelt sich. Wir haben aber schon jetzt einen Quantensprung gemacht.

Moldenhauer: Unser letztes großes internes Projekt ist die Rechnungsfreigabe mit automatischer Prüfung des Freigabelimits. In 95 Prozent der Fälle sind das wiederkehrende Vorgänge, bei denen wir wissen, welcher Mitarbeiter mit welchen Limits welche Rechnungen freigeben kann. Und es lässt sich jederzeit nachjustieren. Das DMS-basierte Rechnungssystem ist nicht nur eine Ablage, sondern erleichtert und beschleunigt den Vorgang der Überweisung. Außerdem erlaubt es die Anwendung, Rechnungen vom selben Lieferanten zusammenzufassen.

Kommen alle im Team damit zurecht?

Moldenhauer: Es gab themenbezogene Schulungen mit den jeweils betroffenen Mitarbeitern. Der Schulungsbedarf war jedoch überschaubar, weil das System in jedem Modul der gleichen Bedienlogik folgt.

Thiehofe: Selbst der Geschäftsführer findet sich darin zurecht (lacht). Es ist wirklich fast selbsterklärend. CompuDMS zu bedienen fällt mir deutlich leichter als das Navi in meinem Auto.

Welche Vorteile bringt der Einsatz von CompuDMS konkret?

Moldenhauer: An erster Stelle steht die Zeitersparnis. Früher haben wir viel Zeit an den Regalen verbracht oder Scans herumgeschickt. Wenn heute der Wirtschaftsprüfer kommt, ist das in zwei Stunden erledigt. Das war früher anders – und auch nervenaufreibender. Das DMS schafft Transparenz und Übersicht, alle relevanten Daten sind jederzeit und überall verfügbar.

Thiehofe: Wie bereits erwähnt, hat das für die Homeoffice-Zeit reibungslos funktioniert. Aber auch für unsere ohnehin dezentrale Mitarbeiterstruktur ist die Digitalisierung ein großer Fortschritt. Der Außendienst und die Trainer draußen im Feld hatten früher immer eine schwere Akte unter dem Arm. Der schnelle Zugriff auf Daten per Tablet erleichtert auch Gespräche mit unseren Partnern. Ich persönlich bin ebenfalls viel unterwegs und hatte Akten aus Papier zuletzt vor drei Jahren in der Hand.

Haben Sie damit das berühmte papierlose Büro?

Moldenhauer: Bis auf wenige individuelle Ausnahmen sind unsere Prozesse heute zu fast 100 Prozent papierlos.

Thiehofe: Das Unterschreiben von Verträgen wird noch nicht digital ausgeführt, aber auch das kommt bald.

Wie klappt die Zusammenarbeit mit CompuKöln?

Moldenhauer: Angefangen bei den Franchiseverträgen im DMS hat CompuKöln alles sehr gut umgesetzt. Es ist faszinierend, wie CompuKöln gute Lösungen auch für individuelle Unternehmensanwendungen maßgeschneidert baut. Man findet immer ein offenes Ohr bei CompuKöln, Weiterentwicklungen scheinen fast unbegrenzt möglich.

 

Das Interview wurde von Marko Ruh geführt.

Aufgabe

Umfassende Digitalisierung interner Prozesse

  • Rechnungseingang
  • Vertragsmanagement
  • Verwaltung der Franchisenehmer
  • Personalakten

 

Lösung

Unternehmenssoftware CompuDMS Cloud

  • Standardanwendung „Rechnungseingang“ mit angepassten Erweiterungen
    • Freigabelimits für Benutzer
    • Möglichkeit zur Ablage von Zusatzdokumenten
    • Rechnungen vom gleichen Kreditor bei Zahlung zusammenzufassen
  • Standardanwendung „Vertragsmanagement“
  • Standardanwendung „Elektronische Personalakte“
  • Individuelle Unternehmensanwendung zur Franchisenehmerverwaltung

 

Erfolge

  • Umfassende schrittweise Digitalisierung
  • Zeiteinsparung, Effizienz, Professionalisierung, Transparenz
  • Qualitätsoptimierung bei Prüfungen
  • dezentraler Zugriff (Homeoffice, Außendienst)
  • hohe Akzeptanz im Team

Über Pirtek Deutschland GmbH

Der 24/7 Hydraulik-Service Pirtek wurde 1979 in Australien gegründet, die Pirtek Deutschland GmbH 1996 in Köln. 1997 eröffnete das Pilot-Center Köln. Heute minimieren rund 320 Werkstattwagen von 90 Centern gesteuert die Stillstandzeiten von Anlagen, Maschinen und Fahrzeugen und sparen der Kundschaft effektiv Kosten.

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