Auf dieser Seite möchten wir Ihnen die Grundlagen des CompuDMS-Rechnungseingangs vorstellen.
In der Hauptansicht werden alle im System vorhandenen Rechnungen in Tabellenform angezeigt.
Die aktuell ausgewählte Rechnung erscheint in der rechten Bildschirmhälfte. Oberhalb der Tabellenansicht können Sie über das linke Auswahlfeld die Rechnungen nach ihrem aktuellen Bearbeitungsstatus filtern.
Folgende Filter stehen zur Verfügung:
Je nach Monitorgröße und persönlicher Arbeitsweise wählen Sie einfach den Filter, der für Sie am besten geeignet ist. Sie können die Filtereinstellung jederzeit anpassen.
Rechts oben besteht die Möglichkeit Rechnungen nach Wirtschaftsjahr zu filtern.
Sind jeweils keine Filter ausgewählt werden alle Rechnungen angezeigt.
In der Liste der Rechnungen stehen weitere Funktionen zur Individualisierung der Anzeige zur Verfügung. Sie können
Die angezeigten Spalten können Sie über den Button neben dem Suchfeld konfigurieren. Zudem lässt sich die Reihenfolge der Spalten per Drag & Drop individuell anpassen.
Eine zentrale Information in dieser Ansicht ist die Spalte Status, die anhand von Icons den aktuellen Bearbeitungsstand einer Rechnung darstellt.
Mögliche Zustände sind:
In der Menüleiste stehen die Aktionen bzgl. des Rechnungseingangsworkflows zur Verfügung.
Dazu gehören insbesondere:
Über den Menüpunkt „Bearbeiten“ oder per Doppelklick auf eine Rechnung öffnen Sie die jeweilige Rechnungsansicht.
Im geöffneten Dialog können nun die fachlichen Angaben zur Rechnung erfasst und bearbeitet werden. Auf der linken Seite wird die aktuell zu bearbeitende Rechnung angezeigt. In der Mitte werden thematisch gruppierte Blöcke für die inhaltlichen Angaben zur Rechnung angezeigt. Auf der rechten Seite werden die bisherigen Rechnungen zum aktuellen Rechnungsteller (Kreditors) angezeigt.
Solange die Rechnung noch nicht vollständig erfasst ist, führt ein Assistent durch die einzelnen Informationsblöcke. Der Assistent ist durch einen grünen Rahmen sowie einen grünen „Weiter“-Button erkennbar. Sie können diese geführte Bearbeitung jedoch ignorieren und jederzeit von der vorgeschlagenen Reihenfolge abweichen. Wenn Sie dem Assistenten folgen, erfolgt die Erfassung der Rechnung in folgender Reihenfolge:
In den jeweiligen Schritten können oder müssen zusätzliche Detailinformationen eingetragen werden, etwa das Lieferdatum oder Skontodaten. Darüber hinaus lassen sich ergänzende Informationen und zusätzliche Dokumente zur Rechnung hochladen.
Neben der Erfassung selbst können im Dialog auch das Prüfergebnis zur Rechnung sowie die Kontierung festgelegt werden.
Einige Hinweise zu diesem Dialog und zum Workflow:
Drag’n‘drop von Zusatzdokumenten
Sie können Zusatzdokumente ganz einfach per Drag & Drop an eine Rechnung anhängen. Ziehen Sie die Dateien mit der Maus auf den Block „Verknüpfte Dokumente“ und lassen Sie sie dort fallen.
Rechnung prüfen / Prüfer festlegen
CompuDMS unterstützt E-Mail-Benachrichtigungen, um Mitarbeiter automatisch auf Rechnungen hinzuweisen, die geprüft werden müssen.
Benachrichtigungen
CompuDMS unterstützt auch E-Mail Benachrichtigungen um Mitarbeiter auf zu prüfende Rechnungen hinzuweisen
Erfassung von Rechnungswerten
CompuDMS bietet eine automatische Erkennung von Rechnungsinhalten – auch bei gescannten Papierrechnungen.
Während E-Rechnungen (z. B. ZUGFeRD oder XRechnung) vollständig fehlerfrei ausgelesen werden, kann es bei Scans zu Abweichungen kommen. Müssen Werte manuell ergänzt werden, können Sie die entsprechenden Stellen im Rechnungsdokument markieren und über das Kontextmenü direkt einem Erfassungsfeld zuweisen. Dies beschleunigt den Workflow insbesondere bei Papierrechnungen deutlich.
Prüfung einer Rechnung
Auf der rechten Seite werden die bisherigen Rechnungen des Kreditors angezeigt. Dies erleichtert den Vergleich der aktuellen Rechnung mit früheren Vorgängen.
Die Darstellung der Rechnung, Erfassungsfelder und Zusatzinformationen ist für große Bildschirme bis hin zu 4K-Auflösungen optimiert. Wenn Sie mit mehreren kleineren Monitoren arbeiten, können Sie das Fenster mit den Zusatzinformationen aus dem Hauptfenster herauslösen und auf einem separaten Monitor platzieren. Alternativ lässt sich dieser Bereich auch abhängig von der Mausposition automatisch ein- und ausblenden.
Kreditkartenabrechnungen
CompuDMS unterstützt ebenfalls die Bearbeitung und Verbuchung von Kreditkartenabrechnungen. Weitere Detailinformationen dazu finden Sie hier.