Das Modul Rechnungseingang von CompuDMS ermöglicht die schnelle, strukturierte Erfassung und Verarbeitung von Rechnungen, die über Kreditkarte bezahlt werden. Mit nur wenigen Klicks lassen sich Belege digital erfassen, den entsprechenden Kreditkartenabrechnungen zuordnen und direkt an die Buchhaltung übergeben.
In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Kreditkartenabrechnungen effizient mit CompuDMS bearbeiten – von der Erfassung über die Freigabe bis hin zur Kontierung und Übergabe an Ihr Buchhaltungssystem oder Ihren Steuerberater.
Bitte beachten Sie: CompuDMS kann individuell an Ihre Unternehmensprozesse angepasst werden.
Die hier beschriebenen Schritte können daher leicht von Ihrer Installation abweichen. Bei Fragen wenden Sie sich gerne an Ihren Systembetreuer oder direkt an die Spezialisten der CompuKöln Dokument-Management GmbH.
Zuerst werden in CompuDMS die betreffenden Rechnungen verarbeitet: Alle Rechnungen, die per Kreditkarte bezahlt wurden, werden wie gewöhnliche Eingangsrechnungen behandelt – sie werden erfasst, geprüft und kontiert.
Der Schritt „Zahlung“ entfällt, da der Betrag bereits über die Kreditkarte beglichen wurde.
CompuDMS unterstützt die Verwaltung mehrerer Kreditkarten als Zahlungsmittel. Diese können zentral im System hinterlegt werden.
Die Auswahl der passenden Kreditkarte erfolgt komfortabel über das Feld „Zahlungsmittel“. Dabei haben Sie zwei Möglichkeiten:
In CompuDMS werden Kreditkartenabrechnungen auch als Sammelabrechnung – oder kurz Abrechnung – bezeichnet. Kreditkartenabrechnungen können auf zwei Arten in CompuDMS hinzugefügt werden:
Um beide Anwendungsfälle abzudecken, kann eine Kreditkartenabrechnung zunächst immer im Bereich „Rechnungen“ hochgeladen und anschließend über den Menüpunkt „Abrechnung“ zusätzlich in den Bereich Abrechnungen überführt werden. CompuDMS öffnet dabei einen Dialog mit folgenden Auswahlmöglichkeiten:
Öffnen Sie im Bereich „Kreditkartenabrechnungen“ die betreffende Abrechnung und fügen Sie die passenden Rechnungen hinzu.
Dies gelingt komfortabel per Drag-and-Drop: Ziehen Sie die gewünschten Rechnungen aus dem unteren Bereich in die Ansicht „Verknüpfte Rechnungen“. Über die Ankerpunkte lässt sich die Reihenfolge exakt so anpassen, wie sie auf der Kreditkartenabrechnung aufgeführt ist. Gerade bei umfangreichen Abrechnungen erleichtert das die Vollständigkeitsprüfung erheblich.
CompuDMS berechnet dabei automatisch die Summe der zugeordneten Rechnungen und gleicht diese mit dem Gesamtbetrag der Kreditkartenabrechnung ab – so erkennen Sie sofort, ob Belege fehlen.
💡 Tipp: Für diesen Vorgang empfiehlt es sich, mit zwei Tabs in CompuDMS zu arbeiten – einer für die Kreditkartenabrechnung, einer für die zugehörigen Einzelrechnungen.
So behalten Sie stets den Überblick und können fehlende Belege schnell ergänzen, etwa wenn eine Rechnung noch aus einem Online-Portal heruntergeladen werden muss.
Sobald das Kreditkartenunternehmen den Gesamtbetrag vom Konto abbucht, muss dieser in der Buchhaltung auf die jeweiligen Kreditorenkonten aufgeteilt (gesplittet) werden.
Öffnen Sie dazu in CompuDMS die betreffende Kreditkartenabrechnung und sortieren Sie die Liste der verknüpften Rechnungen – beispielsweise nach Kreditor.
So erhalten Sie eine klare Übersicht aller zugehörigen Belege und Beträge.
Anschließend können Sie in Ihrer Buchhaltungssoftware die entsprechenden Werte für Kreditor, Beleg und Rechnungsbetrag direkt übernehmen und die Splitbuchung vornehmen.
Dadurch ist sichergestellt, dass jede Zahlung korrekt verbucht und den passenden Kreditoren zugeordnet wird.