Die Digitalisierung eröffnet gerade kleinen und mittelständischen Unternehmen die Chance, interne Prozesse zu optimieren und vorhandene Ressourcen effizienter einzusetzen. Oftmals schreitet der angestrebte digitale Wandel jedoch nur schleppend voran. Mögliche Gründe sind Zeitmangel im Alltagsgeschäft, begrenzte Budgets und Personalengpässe. Vor diesem Hintergrund sollten Entscheider über ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) als Software-Lösung nachdenken. Was das genau ist, welche Vorteile es bringt und wie sich ein DMS erfolgreich einführen lässt, erklären wir in diesem Beitrag.

Cloud oder Server statt Aktenablage, PDF statt Ausdruck, Messenger statt Brief oder Fax: Wo digital gearbeitet wird, braucht es weniger Papier. Einer Studie zufolge gelingt das – zumindest ansatzweise – in knapp drei von vier deutschen Unternehmen (72 %). Das legen die Ergebnisse einer repräsentativen Studie zur Digitalisierung deutscher Büros im Auftrag des Digitalverbands Bitkom nahe, die im Juni 2025 veröffentlicht wurde. Befragt wurden 602 Unternehmen ab 20 Beschäftigten in Deutschland.

„Deutsche Unternehmen müssen die Digitalisierung jetzt konsequent vorantreiben, von der Planung in die Umsetzung übergehen und in digitale Kompetenzen und Infrastruktur investieren – nur so sichern sie ihre Zukunftsfähigkeit”, fordert Dr. Bernhard Rohleder, Hauptgeschäftsführer des Bitkom, angesichts der Studienergebnisse. 

Wie kann man diese Herausforderung angehen? Antworten und Anstöße möchten wir in diesem Blog-Beitrag geben, der sich mit Dokumentenmanagementsystemen – im weiteren Text DMS – beschäftigt. Die These: Eine DMS-Software ist die Basis für eine erfolgreiche Digitalisierung. 

Im Grunde zweifelt kaum jemand mehr an der Sinnhaftigkeit zu digitalisieren. Aber bei der praktischen Umsetzung stehen viele Unternehmen schnell vor Problemen: Auf dem Server ist viel mehr Platz als im Aktenschrank. Dadurch wächst die digitale Ablage oftmals zu einem unübersichtlichen Chaos aus. Es kursieren unterschiedliche Dateiversionen, nicht auffindbare Daten, Zugriffsrechte sind kaum geregelt. Um beim Reduzieren der Regalmeter mit Aktenordnern nicht Opfer einer neuen digitalen Dokumentenflut zu werden, sollten Entscheider von Anfang an auf ein bewährtes DMS-System setzen. Ansonsten drohen Insellösungen, Auswüchse und Flickschusterei, die schlimmstenfalls unbeherrschbar werden und den Unternehmenserfolg gefährden. 

Ein DMS ist eine Software-Lösung, die Unternehmen hilft, ihre digitalen Dokumente im gesamten Lebenszyklus zu erfassen, zu speichern, zu organisieren, zu bearbeiten, zu teilen und sicher zu archivieren. Es bietet Funktionen wie eine zentrale Ablage, Versionskontrolle, Suche, Workflow-Automatisierung und revisionssichere Archivierung, um Prozesse zu optimieren, die Zusammenarbeit zu verbessern und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten. 

Ein DMS erfüllt mehrere Funktionen. Es hilft, Dokumente zu erstellen, zu erfassen und gegebenenfalls auch zu digitalisieren. Anschließend sorgt das DMS dafür, die Dateien zentral zu speichern, zu strukturieren und auffindbar zu machen. Im Detail:

• Erstellung: Neue Dokumente können im Team erstellt werden. Änderungen werden jederzeit nachvollziehbar und ein Versionschaos gehört der Vergangenheit an.
• Erfassung und Digitalisierung: Papierdokumente wie Verträge, Rechnungen oder Personalakten werden eingescannt und in das digitale System überführt. Bereits digital vorhandene Dokumente, wie Textdateien, Tabellen, Präsentationen oder E-Mails, werden ins DMS importiert.
• Organisation und Strukturierung: Jedes Dokument wird an einem zentralen Speicherort abgelegt und mit Metadaten wie Schlagwörtern, Zeitangaben sowie Kategorien versehen, um es später leicht wiederfinden zu können. Check-in/Check-out-Funktionen ermöglichen es Mitarbeitenden, Dokumente für die Bearbeitung zu sperren, um parallele Änderungen zu verhindern und die ursprüngliche Fassung zu schützen. Jede Bearbeitung eines Dokuments wird als neue Version gespeichert, sodass Änderungen nachvollziehbar sind und frühere Versionen wiederhergestellt werden können.
• Auffindbarkeit: Ein DMS bietet überdies eine Volltextsuche, um Dokumente anhand des Inhalts oder von Metadaten zu finden.
• Workflows: Wiederkehrende Prozesse lassen sich automatisieren und reglementieren. Beispiele für in der Regel gut organisierte Arbeitsabläufe sind das Bearbeiten des Rechnungseingangs oder das Verwalten von Verträgen. Eine Digitalisierung bietet hier die Möglichkeit, massiv Ressourcen einzusparen und so effizienter zu arbeiten.
• Sicherheit und Compliance: Individuelle Zugriffsrechte sorgen dafür, dass nur berechtigte Mitarbeiter auf bestimmte Dokumente zugreifen können. Dokumente werden revisionssicher archiviert, d.h. sie sind unveränderbar und für Behörden wie Papierdokumente rechtlich gültig. Professionelle DMS gewährleisten die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen wie die DSGVO und die revisionssichere, GoBD-konforme Archivierung, die zum Beispiel vor dem Finanzamt Bestand hat. Eine nachweisliche Zertifizierung, zum Beispiel nach IDW PS 880, ist relevant für Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer.  

Aus den vorgenannten Funktionen ergeben sich handfeste Vorteile einer guten DMS-Software. Sie vereinfacht, strukturiert und beschleunigt die Dokumentenverwaltung, die „ewige Sucherei“ nach Dateien ist passé und entlastet das gesamte Team. Dokumente lassen sich persönlich zuordnen, mit einer individuellen Verteilung von Zugriffsrechten. Fehlerquellen wie unterschiedliche Stände oder das gleichzeitige Bearbeiten von Dateien werden reduziert. Gesetzeskonformes Archivieren sorgt für Sicherheit bei den Verantwortlichen. 

Die wichtigsten Vorteile eines DMS für KMU im Überblick:

• Erfüllung rechtlicher Vorgaben: Ein DMS hilft, Unterlagen revisionssicher abzulegen und dabei Vorschriften der GoBD zur elektronischen Archivierung und Aufbewahrung von Dokumenten sowie die Regelungen der DSGVO zum Datenschutz einzuhalten.
• Effiziente Dokumentsuche: Mit einem DMS finden Mitarbeitende durch die Texterkennung (OCR) und Volltextsuche relevante Unterlagen auf Knopfdruck.
• Weniger Papier, Ordner und Tonereinsatz: Im Zuge der Digitalisierung nimmt der Bedarf an gedruckten Dokumenten und Papier drastisch ab. Wände mit Regalmetern werden frei und Aktenordner können entsorgt werden.
• Versionshistorie einsehen: Eine DMS-Software speichert übersichtlich die Bearbeitungsschritte und Versionen einer Datei. Dadurch besteht jederzeit Zugriff auf frühere Dokumentenversionen, Änderungen lassen sich nachvollziehen, rückgängig machen oder vergleichen.
• Standortunabhängiger Zugriff: Der standortunabhängige Zugriff auf Dokumente erleichtert die interne Zusammenarbeit sowie mit externen Ansprechpartnern, erhöht die Flexibilität und ermöglicht das Arbeiten aus dem Homeoffice.
• Optimierte Sicherheit: Im Vergleich zu einem herkömmlichen Dateisystem bietet ein DMS mehr Sicherheit, da die Zugriffsrechte für die Arbeit mit Dokumenten optimiert sind.

Damit die genannten Vorteile vollumfänglich zum Tragen kommen, sollte das DMS nicht nur eine Software zur Dokumentenverwaltung sein, sondern auch Arbeitsprozesse im Unternehmen abbilden können. Außerdem sollte sich das DMS nahtlos in bestehende Unternehmensanwendungen und Workflows integrieren lassen. Eine zentrale Funktion einer guten DMS-Software ist die Suchfunktion. Mithilfe der Metadaten, einer intelligenten Suchmaske und eines Suchassistenten lassen sich Daten auch dann finden, wenn sie vermeintlich unlogisch abgelegt wurden. Eine zuverlässige Texterkennung ermöglicht zudem eine Volltextsuche anhand der Inhalte des gesuchten Dokuments. 

SCHNITTSTELLEN 

Für eine erfolgreiche Implementierung eines DMS im Unternehmen ist wichtig, dass die ausgewählte Software mit dem vorhandenen IT-Ökosystem kompatibel ist. Schnittstellen zu gängigen Anwendungen sollten vorhanden sein, z.B. zu:

• Microsoft 365
• Outlook
• Warenwirtschaftssysteme
• Projektverwaltung
• etc.

SPEICHERORT

Für die Installation des DMS-Servers und die Ablage der verwalteten Dokumente bestehen grundsätzlich zwei Optionen: 

• Lokal („On-Premises“ bzw. „On-Prem“): lokale Installation des Servers und Speicherung der Daten in der vorhandenen eigenen IT-Infrastruktur
• Cloud: Nutzung des DMS als Software-as-a-Service, also eines durch einen Dienstleister betriebenen Servers in einem externen Rechenzentrum

Das Auslagern des Servers („Cloud“, „SaaS“) erscheint vor allem für kleinere Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung und Serverraum sinnvoll. Tatsächlich sind Cloud-Lösungen oftmals sicherer als lokale IT-Installationen. Cloud-Anbieter legen großen Wert auf umfassende Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrolle und regelmäßige Backups, um die Daten bestmöglich zu schützen. Zusätzlich dazu profitieren Kunden von automatischen Updates und einem professionellen IT-Support.

IT-SICHERHEIT

Wie allgemein bei der Digitalisierung sollten auch bei der Einführung eines DMS grundsätzliche Sicherheitsanforderungen erfüllt sein. Damit einher gehen insbesondere Fragen nach:

• Datenschutz: Neben Verfügbarkeit und Vertraulichkeit ist die Integrität eines der drei klassischen Ziele der Informationssicherheit. Zur Wahrung der Datenintegrität gehört der Schutz der Daten eines Unternehmens vor Verlust, Datenlecks und schädigenden Einflüssen.
• IT- und Cybersicherheit: Neben der allgemeinen, auch physikalischen Sicherung der internen IT-Infrastruktur zählt hierzu auch die Abwehr von Gefahren aus dem Internet, etwa durch Hacker und Erpresser.
• IT-Betrieb: Aufgaben und Zuständigkeiten festlegen, um Kompatibilität, Backups und Updates sicherzustellen.

Je nach eingeschlagener Strategie resultieren hieraus Kosten, deren Zusammensetzung vielschichtig sind. Als Beispiel: Wer sich für eigene lokale Server entscheidet, hat Anschaffungskosten für die Hardware, muss einen Serverraum betreiben und IT-Personal beschäftigen. Wer hingegen in die Cloud geht, zahlt monatliche Gebühren für die Nutzung von Dienstleistungen und Rechenzentrumskapazitäten. 
Auch für das DMS fallen Lizenzgebühren nebst Einrichtung, Wartung und Updates an. Hierzu sollte man langfristig vergleichen, Nebenkosten nicht vernachlässigen und den erwartbaren Nutzen gegenüberstellen. 
Bei allen Schritten der Digitalisierung geht es jenseits der eingesetzten Soft- und Hardware immer auch um Vertrauen. Beratung, Unterstützung, persönliche Ansprechpartner und Zusagen sollten in jedem Fall vertrauenswürdig und seriös sein. 
 

Fast jedes Unternehmen, egal in welcher Branche, kann von einer DMS-Software profitieren und die eigenen Prozesse damit optimieren. Gerade für mittelständische Unternehmen stellen digitalisierte Prozesse einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil dar. Eine DMS-Software verbessert die Zusammenarbeit im Team, spart mittelfristig Kosten, schafft freie Ressourcen und erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen.