DMS in der Cloud oder On-Premises? Entscheidungshilfen für KMU

Software-Anwendungen wie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) auf dem unternehmenseigenen Server nutzen oder in die Cloud damit gehen? Diese Frage wird gerade in kleinen und mittleren Unternehmen heiß diskutiert. Für beide Varianten gibt es gute Gründe dafür und dagegen, die wir hier als Entscheidungshilfen näher beleuchten.

Wer sich für ein digitales Dokumentenmanagement mit einer professionellen DMS-Software entschieden hat, steht vor der Frage, wo dieses System betrieben wird und wo die Speicherung von Unternehmensdaten stattfinden soll. Angesichts vieler Fachbegriffe, die sich im Lauf der Zeit auch ändern, vorab in aller Kürze die folgenden Definitionen:

• Cloud Computing ist die Nutzung von Computersoftware, die nicht auf dem lokalen PC oder dem eigenen Server, sondern entfernt in einem Rechenzentrum liegt, das von jemand anderem betrieben wird. Unterschieden werden hierbei verschiedene Liefermodelle. 
  Die Public Cloud bietet einer breiten Öffentlichkeit über das Internet Zugang zu abstrahierten IT-Infrastrukturen. 
  Eine Private Cloud wird ausschließlich für eine Organisation, eine Branche oder ein Unternehmen betrieben. Das Verwalten kann durch die firmeneigene IT-Abteilung, aber auch durch Dritte erfolgen. Meistens ist der letztgenannte Fall gemeint, wenn ein mittelständisches Unternehmen mit seiner IT „in die Cloud geht“. 
  Immer häufiger – das ergab auch die oben genannte Bitkom-Studie – nutzen Unternehmen eine Hybrid Cloud. Dieses Modell kombiniert den Zugang zu abstrahierten IT-Infrastrukturen aus den Bereichen von Public Clouds und Private Clouds. 
  Auch Multicloud ist im Kommen. Dabei werden verschiedene Cloud-Computing-Dienste in einer heterogenen Systemarchitektur gleichzeitig genutzt.
   
• On-Premises oder die Kurzform On-Prem bedeuten „in den eigenen Räumlichkeiten“ und damit vor Ort bzw. lokal und bezeichnen ein Nutzungs- und Lizenzmodell für Computerprogramme. Bis ca. 2010 war die lokale Nutzung von Software der Normalfall und hatte daher keine besondere Bezeichnung. Seitdem sich Software as a Service (SaaS) und Cloud Computing verbreiten, ist der Begriff On-Premises als gegensätzliche Abgrenzung entstanden. Bei kommerzieller On-Premises-Software erwirbt oder mietet der Lizenznehmer Software und betreibt diese in eigener Verantwortung mit eigener Hardware.

Cloud versus On-Premises – auch wenn der Trend klar in die Cloud geht, muss das für das DMS eines Unternehmens nicht zwangsläufig gelten. Beide Modelle haben ihre Vor- und Nachteile. Welche Variante für ein Unternehmen die richtige ist, hängt von diversen Faktoren ab und ist eine individuelle Entscheidung. Plädoyers für das jeweilige Verfahren in den folgenden beiden Abschnitten. 
 

Eine DMS-Software in der Cloud eines professionellen Anbieters hat einige unbestreitbare Vorteile. 
 

• IT-Outsourcing: Die ausgelagerten IT-Systeme im externen Rechenzentrum reduzieren Investitionen in eigene Serverräume bzw. Infrastrukturtechnik und Personal. Der Betreiber gewährleistet die notwendige Leistung, zeitgemäße Technik und Zuverlässigkeit.
• Physische Sicherheit: Das gesamte Rechenzentrum wird in der Regel durch 24/7-Videoüberwachung und Alarmsysteme geschützt. Zugangskontrollen und Schließanlagen sorgen für zusätzliche Sicherheit.
• Störungsfreier Betrieb: Professionelle Rechenzentren sind redundant aufgebaut und verfügen über eine unterbrechungsfreie Stromversorgung. Außerdem ist die angemietete Infrastruktur skalierbar.
• Experten beim Dienstleister: Zum Cloud-Service gehören Fachleute für IT- Betrieb und IT-Sicherheit, die die unternehmenseigene IT-Abteilung entlasten oder ersetzen.
• Kapazitäten und Updates: Die Erweiterung eines Cloud-DMS erfolgt durch einen einfachen Buchungsprozess, Servererweiterungen müssen nicht aufwändig projektiert werden. Software-Updates werden durch die Experten beim Dienstleister eingespielt.
• Datenschutz: Wenn Unternehmen Unterlagen mit personenbezogenen Daten wie beispielsweise Arbeitsverträge per DMS verwalten, sollte der Cloud-Anbieter die Einhaltung der DSGVO zusichern und Zertifizierungen vorweisen können. Auch ist der Abschluss einer Auftragsverarbeitungvereinbarung (AVV) notwendig. Der Dienstleister stellt hierfür üblicherweise Vorlagen zur Verfügung.
  
   

Ein DMS On-Premises wird als Software-Anwendung auf einem lokalen Server installiert. Viele Unternehmen entscheiden sich für eine On-Premises-Lösung, weil sie diese Variante als sicherer empfinden. 

• DSGVO-Konformität: Über DSGVO-Verstöße und den Abschluss einer Auftragsverararbeitungsvereinbarung muss sich das Unternehmen keine Gedanken machen. Der Datenschutz muss aber auch im eigenen Haus organisiert werden.
• Volle Kontrolle: Wer über das erforderliche Know-how und die geeignete Hardware im Haus verfügt, hat die Verwaltung und Überwachung der Server selbst in der Hand. Daten werden intern gespeichert, wodurch Unternehmen die volle Kontrolle behalten.
• Datensicherheit: Die Sicherheit steht und fällt mit dem Schutz der eigenen IT. Entscheider wissen, was genau und wie es getan wird. Updates steuert die eigene IT.
• Investitionsunabhängigkeit: Auch wenn immer wieder (Einmal-)Investitionen in die IT notwendig sind, fallen keine laufenden Kosten für Hardware an. 
  
   

Zusammenfassend eine tabellarische Übersicht der wichtigsten Unterschiede: 

Bei der Frage On-Premises oder Cloud gibt es nicht die eine richtige Antwort. Aber es gibt eine grundsätzliche Überlegung, die eine Entscheidung vereinfacht: Haben Sie eigene Experten für 

• IT-Betrieb,
• IT-Sicherheit und
• Datenschutz,

so können diese Experten den Betrieb eines DMS meist einfach mitübernehmen. Haben Sie diese Experten nicht im eigenen Haus, sind diese überlastet oder denken Sie sowieso an die Auslagerung solcher Bereiche nach, dann lohnt sich der Gang in die Cloud.

CompuDMS der CompuKöln lässt die Wahl: DMS in der Cloud oder On-Premises – beides ist verfügbar. 

CompuDMS Cloud bietet exakt dieselben Funktionen wie CompuDMS Professional. Der Unterschied: Die Cloud-Lösung läuft auf Server in Deutschland, den CompuKöln verwaltet. Dort werden die Dateien sowie die zugehörigen Metadaten gespeichert. CompuDMS Professional läuft On-Premises, also auf einem lokalen Server. 

Schon kleine mittelständische Unternehmen mit wenigen Mitarbeitenden profitieren von einem DMS. Ob sie dieses in der Cloud oder On-Premises betreiben, ist eine Einzelfallentscheidung. Entscheidend ist, dass die Lösung optimale Sicherheit bietet, für das Team gut zu nutzen ist und zu den Workflows passt. Statt weiteren Verwaltungsaufwand soll das DMS eine Entlastung und Verbesserung im Umgang mit Dokumenten bringen. Nur so gelingt die Digitalisierung effizient und erfolgreich.