DMS Cloud vs. DMS On-Premises: Was ist wirklich die sichere Wahl?

Die digitale Dokumentenablage  im „klassischen“ File-System ist nicht nur chaotisch, abgelegte Dokumente verbrauchen auch reichlich Speicherplatz. Der erste Schritt gegen die digitale Dokumentenflut ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Dabei stellt sich jedoch die Frage, ob Sie die Datenlast besser in ein Dokumentenmanagement in der Cloud oder On-Premises überführen sollten.

Schauen wir uns die Vor- und Nachteile der DMS-Software in der Cloud im Vergleich mit einem DMS On-Premises zunächst in der Übersicht an:

Beide Varianten haben Ihre Vor- und Nachteile – On-Premises bedeutet z. B. nicht zwangsläufig sicherer. Welche Variante für Ihr Unternehmen die richtige ist, ist eine individuelle Entscheidung. Ideal ist ein DMS wie CompuDMS, bei dem Sie selbst entscheiden können, welche Lösung besser zu Ihnen passt.

Eine Dokumentenmanagement-Software in der Cloud hat einige unbestreitbare Vorteile: Die zugehörigen Server gehören Ihrem Cloud-Anbieter und damit liegt der entsprechende Verwaltungsaufwand bei ihm und nicht bei Ihnen. Das entlastet Ihre IT-Abteilung!

Mit einer Dokumentenverwaltung in der Cloud können Sie Ihre Ablage systematisch sortieren und Updates werden extern gesteuert. Ein Cloud-based DMS ist flexibel, sofort einsatzbereit und bietet Ihnen nahezu unbegrenzte Speicherkapazitäten.

Eines ist jedoch wichtig: Wenn Sie Unterlagen mit sensiblen Daten wie Arbeitsverträge verwalten, muss die Einhaltung der DSGVO auch durch Ihren Cloud-Anbieter beachtet werden. Sie sollten deswegen auf einen Anbieter setzen, der Sicherheit und Service oberste Priorität einräumt. Eine Lösung wie CompuDMS Cloud ist beispielsweise DSGVO-konform und unterstützt Sie bei der Einhaltung des Datenschutzes.

Ein DMS On-Premises wird als Software-Anwendung auf dem lokalen Server Ihrer Firma installiert. Viele Unternehmen entscheiden sich für eine On-Premises-Lösung, weil sie diese Variante als die sicherere empfinden. Es stimmt, dass Sie sich in diesem Fall über DSGVO-Verstöße aufgrund amerikanischer Cloud-Server keine Gedanken machen müssen.

Letztlich steht und fällt die Sicherheit dieser Lösung allerdings mit dem Schutz Ihres lokalen Servers. Dafür liegt das Wohl und Wehe in den Händen Ihrer IT, auch was Updates angeht. Daher sollten Sie vor der Entscheidung die Möglichkeiten und Grenzen Ihrer Hardware und IT sowie Ihre Investitionsbereitschaft berücksichtigen.

Haben Sie das erforderliche Know-how und die geeignete Hardware im Haus, kann ein DMS On-Premises wie CompuDMS Professional das Richtige für Sie sein. Es ermöglicht Ihnen mehr direkte Einflussnahme, aber das Für und Wider sollte gründlich durchdacht werden.

Wenn sich Ihre Aktenschränke bedrohlich biegen oder Ihre digitale Ablage vor Datei-Duplikaten strotzt, sorgt eine digitale Dokumentenverwaltung für Klarheit statt Ablagechaos. Es geht dabei nicht um die Unternehmensgröße, denn eine DMS-Software ist auch für Kleinunternehmen eine gute Idee. Neben der Entscheidung zwischen DMS Cloud vs. DMS On-Premises sollte ein effektives DMS folgende Kriterien erfüllen:

• Sicherheit: DSGVO-Konformität steht in der EU für Datensicherheit. Achten Sie bei der Auswahl darauf – stehen die Server in Deutschland, ist das schon mal ein sehr gutes Zeichen.
• Kompatibilität: Ein gutes DMS muss sämtliche Dateiformate verarbeiten können, sprich PDF genauso gut wie Word, Excel oder Mail-Dateien. Wer hat schon Zeit und Lust, alles in Dateiformat XY umzuwandeln?
• Erweiterbarkeit: Ihr Unternehmen wächst, und damit auch seine Aufgaben! Daher sollte ein DMS mehr können als nur Akten zu sortieren. Setzen Sie von Anfang an auf eine erweiterbare Lösung.
• Suchfunktion: Die beste Ablage bleibt nutzlos, wenn Sie darin nichts finden. Wählen Sie daher ein System, das neben Verschlagwortung auch Volltextsuche und Texterkennung (OCR) beherrscht. 
• Transparenz: Sie sollten im Blick haben, welche Bearbeitungsschritte ein Dokument durchlaufen hat. Die Versionshistorie muss daher für die Nutzer stets transparent sein. Ihre DMS-Software sollte zudem revisionssicher und GoBD-konform sein, damit Sie unbesorgt und rechtskonform archivieren können.
• Zugriffsrechte: Die Sicherheit eines DMS hängt auch damit zusammen, dass die richtigen Personen auf die Dokumente zugreifen. Achten Sie auf eine individuelle Verwaltung der Zugriffsrechte. 
• Integrationsfähigkeit: Das DMS sollte sich an Ihre IT-Infrastruktur anpassen, nicht umgekehrt! Das funktioniert mit Schnittstellen zu gängigen Programmen wie MS Office, die Ihre Daten automatisch importieren. 

Wie Sie sehen, gehört zu einer guten DMS-Software mehr, als nur die Frage nach dem Serverstandort. Bevor Sie sich also für ein DMS On-Premises oder die DMS-Cloud-Lösung entscheiden, muss die Software die funktionalen Kriterien erfüllen! Umso besser ist es daher, wenn eine Software wie CompuDMS Ihnen zusätzlich Cloud und On-Premises zur Wahl stellt.  

CompuDMS ist ein Dokumentenmanagementsystem, das Ihnen die Wahl lässt: DMS Cloud oder On-Premises. Sie können die Software an Ihren Bedarf anpassen und profitieren von einer umfassenden Suchfunktion und individuellen Benutzerverwaltung – das Ganze selbstverständlich DSGVO-konform.

• CompuDMS Professional läuft On-Premises, also auf Ihrem Server, und verwaltet und archiviert Ihre Dokumente in allen Dateiformaten. Intelligente Volltextsuche, Verschlagwortung und Versionshistorie sind neben etlichen anderen Features standardmäßig enthalten.
• CompuDMS Cloud bietet Ihnen exakt dieselben Funktionen wie CompuDMS Professional. Der Unterschied: Die Cloud-Lösung läuft auf einem deutschen Server, den CompuKöln betreibt. Dort werden die Dateien sowie die zugehörigen Metadaten gespeichert.

Die Frage aller Fragen in Sachen Dokumentenmanagement ist letztlich, was Sie brauchen und was zu Ihnen passt. Schon kleine und mittlere Unternehmen (KMU) mit wenigen Mitarbeitenden profitieren von einem DMS – ob Sie dieses besser in der Cloud oder On-Premises betreiben, ist eine Einzelfallentscheidung.

Auf dem Weg zum papierlosen Büro ist ein DMS für Unternehmen jeder Größe und Branche ein unumgänglicher Schritt. Unsere Erfahrungen zeigen, dass gerade KMU gern die volle Kontrolle haben und bevorzugt auf On-Premises setzen. Wenn Sie noch Hilfe bei der Entscheidung benötigen, wenden Sie sich gern an uns! 

Ein DMS ist sowohl On-Premises als auch in der Cloud ein starker Alltagshelfer. Wenn Sie bereits mit einem DMS liebäugeln, sollten Sie zusätzlich folgende Tipps beherzigen:

1. Haben Sie die Ressourcen Ihrer IT im Blick. Was können die IT-Kollegen leisten, und was schafft die bestehende Hard- und Software? Für On-Premises muss Ihr Server nicht nur ausreichend Speicherkapazitäten haben, Sie müssen ihn auch im Unternehmen räumlich unterbringen können.
2. Gibt es eine kostenlose Probeversion? Schließlich wollen Sie nicht die Katze im Sack kaufen. CompuDMS können Sie z. B. kostenlos downloaden und in Ruhe testen, ob die Software zu Ihrem Unternehmen passt.
3. Was sind Ihre aktuellen Anforderungen an ein DMS? Was soll es jetzt können und was in Zukunft? Volltextsuche, individuelle Benutzerverwaltung und Verarbeitung aller Dateiformate sollten wie bei CompuDMS immer die Basis stellen. Mit spezifischen Erweiterungen, z. B. einer Eingangsrechnungsverarbeitung passen Sie Ihr DMS später an Ihren Bedarf an. 
4. Denken Sie an Ihr Team: Das DMS muss intuitiv zu bedienen sein. Mit CompuDMS können Sie Dokumentenmanagement, Standardworkflows und individuelle Workflows z. B. über ein und dieselbe Benutzeroberfläche verwenden.
5. Machen Sie bei der Sicherheit keine Kompromisse und wählen Sie einen Anbieter, der auf deutsche Server zurückgreift. Lieber gleich auf höchste Standards setzen, statt mit DSGVO-Verstößen kämpfen!

Ob das Dokumentenmanagement in der Cloud oder On-Premises für Ihr Unternehmen die beste Wahl ist, hängt von Ihren Erwartungen und Ihrem Bedarf ab. Noch wichtiger ist es jedoch, dass die Lösung Ihnen Sicherheit bietet, für Ihr Team gut zu nutzen ist, zu Ihren Workflows passt und eine Entlastung statt weiteren Verwaltungsaufwand bedeutet.

CompuDMS bietet Ihnen beide Möglichkeiten: Sie entscheiden selbst, ob Sie Ihre Dokumentenverwaltung in der Cloud- oder On-Premises umsetzen möchten. Sind Sie noch unsicher? Wir unterstützen Sie gern bei der Entscheidungsfindung. Kommen Sie für eine Beratung einfach auf uns zu: