"Nicht mehr ohne!"

REC Partners setzt auf Unternehmenssoftware CompuDMS

Im Interview: Andreas Schlote, Geschäftsführer der REC Partners GmbH

Andreas Schlote ist Geschäftsführer der REC Partners GmbH. Das mittelständische Unternehmen mit Hauptsitz in Köln unterstützt Kunden in ganz Europa bei der Entwicklung, Steuerung und Verbesserung von Immobilienprojekten. Vor rund zwei Jahren entschied sich Andreas Schlote für CompuDMS, eine ganzheitliche Softwarelösung für die Verwaltung von Unternehmensdaten und die Steuerung von Geschäftsprozessen. Wie REC Partners davon profitiert, schildert Herr Schlote im folgenden Interview.

Herr Schlote, hat sich CompuDMS bei Ihnen im Haus etabliert?

Schlote: Ich arbeite jeden Tag mehrere Stunden darin. Das neue System macht alle erdenklichen Geschäftszahlen sichtbar, die Software ist für mich mittlerweile ein unverzichtbares Tool. Wir haben dem Kind sogar einen eigenen Namen gegeben und bezeichnen es hausintern als RWS; das steht für „REC Partners Workflow System“.

Können Sie Beispiele nennen, welche Zahlen für Sie besonders relevant sind?

Schlote: REC Partners ist ein internationales Team von Ingenieuren, Architekten und Wirtschaftsexperten. Wie kommen diese mit dem neuen System zurecht?    
Die Software greift massiv in die Prozesse ein. Das hat zur Folge, dass sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an die vereinbarten Prozesse anpassen müssen. Genau das ist auch gewünscht. Wir schaffen dadurch klare Strukturen, ermöglichen effizientes Arbeiten und generieren zuverlässige Ergebnisse in optimaler Qualität.
Allerdings müssen wir permanent motivieren, damit auch alle Mitarbeiter ihre Daten zeitnah genug erfassen. Deshalb sind regelmäßige Prüfungen der Vollständigkeit der Daten und auch Plausibilitätsprüfungen ein Muss.

Setzen Sie die Lösung von CompuKöln also vornehmlich für das Controlling ein?

Schlote: Nein, die Software kann viel mehr. Es fängt schon bei der Akquisition an. Noch bevor wir überhaupt ein Produkt verkaufen oder eine Dienstleistung anbieten, kann ich über den zu erwartenden Ressourceneinsatz eine Kosten-Nutzen-Rechnung aufstellen und entscheiden, ob es sich überhaupt lohnt, in die Kundengewinnung einzusteigen.  
 
Das heißt, Sie können mit CompuDMS bzw. RWS in die berühmte Glaskugel schauen?

Schlote: Zumindest kann ich die Zukunft besser planen. Schon jetzt kann ich beispielsweise sehen, dass für 2020 rund 84 Prozent und für 2021 bereits 35 Prozent des geplanten Umsatzes fest unter Vertrag stehen. Gerade in diesen unsicheren Zeiten verschafft mir das eine planbare Perspektive. Und ich kann klar erkennen, welche Produkte sich gut verkaufen und rentabel sind.

Controlling, Umsatzprognosen, Prozesse – das sind ja schon einige Anwendungsfelder der Unternehmenssoftware von CompuKöln … 

Schlote: Und es gibt noch weitere. Angefangen hatte es eigentlich ganz simpel mit der Buchhaltung. Die Verarbeitung und Verwaltung von Rechnungen war immer so eine Baustelle – wohl auch deshalb, weil wir über fünf verschiedene Standorte verteilt sind. Da kam es schon mal vor, dass Aufträge gar nicht abgerechnet wurden oder sich doppelte oder fehlende Rechnungsnummern einschlichen. Jetzt haben wir eine einheitliche Plattform, auf die alle zugreifen können. Alle Ausgangsrechnungen sind per Mausklick verfügbar.

Hilft das auch gegenüber Kreditinstituten?

Schlote: Ja, unser Bankberater schätzt die sehr hohe Datenqualität, die wir liefern. Er wünschte sich, alle Kunden hätten das, so seine Worte. Glauben Sie mir: Ein fehlerfreier, vollständiger Projektplan hilft, wenn man ein günstiges Darlehen möchte.

Wie kamen Sie überhaupt auf CompuKöln? Was war der Auslöser?

Schlote: Vor Einführung der Unternehmenssoftware hatten wir semiprofessionelle Excel-Lösungen, die im Laufe der Zeit auch den ein oder anderen Rechenfehler enthielten. Das darf nicht passieren. Meine Lehre daraus war: So was muss man Profis überlassen. Unser Buchhalter empfahl mir dann CompuKöln, da er dort selbst zufriedener Kunde ist. Die warben passenderweise mit der Aussage: „Wenn Excel die Luft ausgeht, übernimmt CompuDMS.“ So sind wir 2017 ins Gespräch gekommen. Im Übrigen hat sich unser Umsatz in den letzten drei Jahren mehr als verdoppelt. Allein das bedingte im Rückblick eine Professionalisierung – und hat womöglich auch miteinander zu tun.

Wie sind Sie bei der Implementierung vorgegangen?

Schlote: Unser Motto war: Starte klein und skaliere Schritt für Schritt. Die Lust am System kommt mit dem System. Das hieß für uns: Starte mit der Buchhaltung und dem Rechnungswesen und nimm Dir am Ende das Controlling vor. Diese Strategie hat gut funktioniert. Perspektivisch wichtig ist, auf eine voll integrierte Lösung zu setzen. Ich möchte kein System neben dem System. Nur so gewinne ich einen Überblick über alle Prozesse.
 
Wie bewerten Sie die Zusammenarbeit mit CompuKöln?

Schlote: Wir sind mit rund 60 Mitarbeitern typischer Mittelstand und haben uns bewusst für einen mittelständischen Anbieter entschieden. Man arbeitet auf Augenhöhe und CompuKöln hat uns immer fair behandelt. Mit der Zeit hat sich eine richtig angenehme freundschaftliche Geschäftsbeziehung entwickelt.

Wenn Sie vorher und nachher vergleichen, wie lautet Ihr Fazit?

Schlote: Zum einen ist da die Zeitersparnis. Viel überflüssiges Suchen, z. B. nach Belegen, hat sich durch die Transparenz des Systems erledigt. Man sieht jetzt sofort alles. Ein anderes Beispiel sind die CRM-Funktionen. Wer spricht welchen Kunden an? Das System verhindert, dass Kunden mehrfach angesprochen werden. Auch bei der Verwaltung von Verträgen habe ich jetzt alles unmittelbar parat – digital versteht sich. Im Bemühen um papierlose Büros hat uns die Software zudem sehr weit gebracht.
Da fehlt nicht mehr viel. Für die Prozessoptimierung ist eine Lösung wie CompuDMS elementar. Ich möchte nicht mehr ohne arbeiten und kann jedem kleinen und mittleren Unternehmen nur raten: Macht es!

 

Das Interview wurde von Marko Ruh geführt.

Problem

Unübersichtliche, unvollständige, teils fehlerhafte Excel-Tabellen

  • fehlende Gesamtübersicht über Kundenprojekte / Personaleinsatz
  • unternehmerische Kennzahlen nur mühsam generierbar
  • Probleme im Rechnungswesen / Buchhaltung
  • dezentrale Struktur an 5 Standorten

Lösung

Einheitliche Unternehmenssoftware CompuDMS mit individuellen Workflows u. a. für:

  • Rechnungsverarbeitung
  • Projektsteuerung und Controlling
  • Kontaktverwaltung

Erfolge

Planungssicherheit, Kosten-/Zeiteinsparung, Professionalisierung, Digitalisierung

  • schnelle Übersicht über alle Projekte inkl. der relevanten Kennzahlen
  • hohe Datenqualität
  • alle Daten zentral verfügbar
  • sichere, effiziente Prozesse

Über REC Partners GmbH

REC Partners unterstützt seine Kunden bei der Entwicklung, Steuerung und Verbesserung von Immobilienprojekten. Das internationale Team setzt sich zusammen aus Ingenieuren, Architekten und Wirtschaftsexperten an den Standorten Berlin, Bochum, Frankfurt a.M., Hamburg, Köln (Zentrale) und Bukarest. Spezialisiert ist REC Partners auf die technische Begutachtung sowie die Instandhaltungsplanung und Revitalisierung von Wohn- und Gewerbeimmobilien.

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Informationen zu unserer Software finden Sie auf der Seite CompuDMS.

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