Wer sich von Berufs wegen mit Dokumentenmanagement und strukturierter Ablage befasst, kommt an GoBD-konformer Archivierung nicht vorbei. Was sich nach der nächsten Stufe von behördlichem Regulierungsdruck anhört, ist tatsächlich ein Bündel sehr sinnvoller Vorgaben, um für eine wirklich revisionssichere Archivierung in Ihrem Unternehmen zu sorgen.
Hintergrund der revisionssicheren Archivierung nach GoBD ist unter anderem, dass die klassische Büroarbeit sich zusehends ins Digitale verlagert und teils ganz neue digitale Arbeitsmodelle entstehen. Gleiches gilt für Unterlagen, die heute nicht mehr ausschließlich per Post hereinschneien.
Doch auch wenn ein Dokument nicht mit Brief und Siegel ankommt, muss es sicher verwahrt werden – und mit den richtigen Tools ist das auch gar kein Problem.
Hinter dem Kürzel GoBD verbergen sich die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Es geht bei der Ablage also darum, digitale Buchhaltung inklusive sämtlicher steuerrelevanter Belege transparent, lückenlos und sicher zu archivieren und hierbei gesetzliche Aufbewahrungsfristen einzuhalten.
Die GoBD-konforme Archivierung fußt also auf Recht und Gesetz und ist keine Option. Das klingt vielleicht ein wenig streng, aber letztlich ist es durchaus sinnvoll, wenn Unternehmen in Deutschland ihre Geschäftstätigkeit transparent darlegen können. Vor dem Hintergrund, dass zahlreiche unterschiedliche Systeme für die digitale Dokumentenablage verwendet werden, ist es wichtig, dass für alle dieselben Regeln gelten.
Revisionssichere digitale Archivierung genügt fünf zentralen Anforderungen:
Will heißen: Die Belege sind lückenlos und korrekt, die Ablage ist transparent, und Unterlagen können nicht nach Belieben beschönigt werden. Und die Gesetzeslage macht noch zwei weitere Vorgaben für die revisionssichere elektronische Archivierung:
Die Belege müssen unverzüglich, bspw. zeitnah nach digitalem Rechnungseingang, abgelegt werden. Außerdem dürfen sie nicht, mir nichts, dir nichts, verschwinden – ihre sichere Aufbewahrung ist gesetzliche Vorgabe.
Die GoBD-konforme Archivierung klingt zunächst nach mehr Regulierung und Aufwand. Und eventuell muss manch neuer Arbeitsschritt eingeführt werden. Andererseits ist die GoBD bei Licht betrachtet einfach eine Erweiterung der GoB – nur eben im Digitalen. Welche Herausforderungen haben die Anforderungen der revisionssicheren Archivierung konkret im Schlepptau? Wir zeigen sie Ihnen:
Die gute Nachricht ist, dass klare Regeln auch klare Abläufe und Transparenz mit sich bringen. Sie werden sehen – ob bei der Steuererklärung, dem Jahresabschluss oder dem Worst-Case-Szenario Betriebsprüfung – Ordnung und Disziplin, welche die GoBD-konforme Archivierung verlangt, zahlen sich aus. Und noch dazu ist die GoBD fair: gleiches Recht und gleiche Pflichten für alle Unternehmen.
Die GoBD kann einen ganz schön ins Schwitzen bringen, das ist nicht zu leugnen. Allerdings ist die revisionssichere Archivierung nach Gesetz mit der richtigen Software kein Hexenwerk. Wieso digital statt mit Aktenordnern? Zuallererst sparen Sie sich überquellende Aktenschränke im Büro und gewinnen damit Freiraum.
Gedanklichen Freiraum schafft Ihnen die digitale Archivierung außerdem: Unleserliche Kassenbons und Co bereiten Ihnen kein Kopfzerbrechen mehr. Brände, Vandalismus und Hochwasser können Ihrer Buchführung mit dem richtigen Speichermedium nichts anhaben. Und Sie können Ihre Unterlagen langfristig archivieren, ohne den Staub abpusten zu müssen.
Warum GoBD-konforme Archivierung mit Software eine gute Idee ist, konnten wir Ihnen hoffentlich zeigen. Welches digitale System ist nun aber das Richtige? Ihre Software für revisionssichere Archivierung muss Ihnen Verschiedenes bieten können:
Unser Tipp: Setzen Sie von vornherein auf einen Alleskönner, sprich ein gutes Dokumentenmanagementsystem (DMS), wie etwa CompuDMS. Auch wenn es spezielle Archivierungssoftwares gibt, ist es letztlich effektiver, die GoBD-konforme Archivierung per Software gleich in einem DMS abzubilden.
Warum nur einen digitalen Aktenschrank nutzen, wenn Sie auch gleich von der vollen Leistungspalette eines durchdachten DMS profitieren können? CompuDMS bspw. bietet Ihnen ohnehin die GoBD-konforme Archivierung, ergänzt dieses Basic aber um eine intelligente Volltextsuche, ein integriertes Scan-Modul und archiviert und verwaltet für Sie alle Dateiformate – ja, auch E-Mails, wie es das Gesetz verlangt.
Apropos Scannen: Gescannte Dokumente werden zwar digital üblicherweise als PDF abgebildet, doch erkennt der Computer sie meist als Bild und kann mit dem enthaltenen Text nichts anfangen. CompuDMS löst dieses Problem, denn es bietet Texterkennung (OCR). Damit finden Sie auch eingescannte Papierunterlagen sofort wieder. Und dank der Versionshistorie einzelner Dokumente werden auch Überarbeitungen transparent.
An der revisionssicheren Archivierung kommen Sie im Geschäftsleben nicht vorbei. Nutzen Sie lieber gleich die Vorteile, die Ihnen die Digitalisierung bietet – dann klappt die GoBD-konforme Archivierung nebenbei und fast wie von selbst. Dabei ist eine gute DMS-Software für Kleinunternehmen wie Global Player unverzichtbar, um diese zugegebenermaßen lästige Pflicht im Handumdrehen zu erfüllen.
Sie möchten wissen, ob CompuDMS auch Ihre Archivierung mit Leichtigkeit bewältigt und was unsere Software sonst noch für Sie tun kann? Das erklären wir Ihnen gern.
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