In sämtlichen Büros kennt man diese Fragen: Wo ist Dokument XY abgeblieben? Wieso finde ich es nicht, obwohl es doch ganz sicher im Ordner YZ abgespeichert wurde? Kommt Ihnen das Szenario bekannt vor? Idealerweise sollten Sie dazu in der Lage sein, jedes Dokument im Arbeitsalltag in maximal 10 Sekunden zu finden.
Falls Ihre Bestzeit dahinter liegt, wird es Zeit, Ihre bisherige Ablage kritisch zu betrachten. Unabhängig davon, ob Sie noch auf Aktenordner, Hängeregistratur & Co setzen oder Dokumente digital speichern: Noch ist Luft nach oben.
Mit einem Dokumentenmanagementsystem können Sie Ihre digitale Dokumentenablage so strukturieren, dass langes Suchen überflüssig wird. Schnell ans Ziel, lautet die Devise: Was Sie ablegen, soll rasch aufzufinden sein – für Sie und Ihre Teammitglieder. Wir zeigen Ihnen, wie Sie eine digitale Dokumentenablage einführen oder Ihr bisheriges System optimieren.
Bei einer digitalen Dokumentenablage handelt es sich um ein elektronisches System, in dem Sie Dokumente digital ablegen, archivieren und verteilen können. Die in der digitalen Dokumentenablage enthaltenen Unterlagen werden zentral gespeichert und können daher von allen Berechtigten gefunden und genutzt werden. Die elektronische Dokumentenablage ersetzt damit Papier und lokale Speicherungen.
Haben Sie schon einmal verzweifelt in den Tiefen Ihrer Ordnerstrukturen nach einem verschollenen Dokument gesucht, kennen Sie den Stress, der damit verbunden sein kann? Neben effektiver Stressvermeidung gibt es aber noch reichlich weitere gute Gründe für eine digitale Dokumentenablage:
Die Voraussetzung dafür, dass Sie von diesen Vorteilen einer digitalen Dokumentenablage profitieren, ist jedoch, dass die Software zu Ihnen und Ihren Workflows passt.
Die digitale Dokumentenablage ist ein weites Feld. Darum lohnt ein Blick auf die unterschiedlichen Möglichkeiten, um Ihre Dokumente sicher und praktikabel zu verwahren und dem Ablagechaos die Stirn zu bieten.
Unter den elektronischen Dokumentenablagen tummeln sich noch ein paar echte Dinosaurier, die einfach nicht aussterben wollen. Das Filesystem gehört z. B. dazu. In der privaten Anwendung kann es als Bestandteil Ihres Betriebssystems praktisch und leicht zu handhaben sein. Da die GoBD-Anforderungen damit aber nur schwer umzusetzen sind, ist es für Unternehmen kein sinnvoller Ablageort.
Noch problematischer ist die Dokumentenablage auf externen, physischen Datenträgern. Schon wegen des Verlustrisikos eines USB-Sticks schrillt der Datenschutz-Alarm, und von gemeinschaftlicher Bearbeitung kann bei Sticks, CD-Rom oder externen Festplatten keine Rede sein.
Und wie verhält es sich mit kostenfreien Webtools zum Teilen und Bearbeiten von Dateien und Dokumenten? Die Zusammenarbeit an einem Dokument in Echtzeit kann prinzipiell schon mal funktionieren – ein Pluspunkt. Allerdings enthalten derlei Systeme ebenfalls ein selbstgebasteltes Filesystem, womit wir wieder beim Anfang wären.
Möchten Sie das Thema professionell angehen, hilft Ihnen eine Dokumentenablagesoftware. Eine digitale Dokumentenablage via DMS (Dokumentenmanagementsystem) ist beispielsweise eine Lösung, die alle Ansprüche erfüllt. Für einen besseren Überblick haben wir Ihnen eine Vergleichstabelle der unterschiedlichen Möglichkeiten zusammengestellt:
| Ablagesystem | Datensicherheit | GoBD-Konformität | Auffindbarkeit |
|---|---|---|---|
| Filesystem | Solange Ihr Server sicher ist, in Ordnung | Erfordert sehr viel Disziplin, schwer umzusetzen | Meistens sehr schlecht |
| Physische Datenspeicher | Sehr gering, Finger weg, schon wegen des Verlustrisikos | Nicht gegeben, in zahlreichen Aspekten zu unsicher | Keine zentrale Verwaltung, so gut wie keine Auffindbarkeit |
| Webtools zum Filesharing | Bei Servern in der EU in Ordnung, Vorsicht bzgl. Einhaltung der DSGVO bei amerikanischen Anbietern | Problematisch, da oft automatisch gespeichert wird, was gegen die GoBD verstößt | Steht & fällt mit der selbst angelegten Ordnerstruktur – gleiches Problem wie im Filesystem |
| Dokumentenablage Software | Bei EU-ansässigen Anbietern von Cloud-Systemen optimal, bei On-Premises hängt es von Ihrem Server ab | Wenn Sie auf eine professionelle Anwendung setzen, sind Sie auf der sicheren Seite | Dank intelligenter Volltextsuche, Verschlagwortung & Texterkennung sehr gut |
Für eine funktionale digitale Dokumentenablage müssen Sie keine riesigen Sprünge machen, sondern einfach nur auf das richtige Pferd setzen – auf diese Weise sparen Sie nicht nur wertvolle Zeit, sondern erhöhen auch maßgeblich die Effizienz Ihrer Zusammenarbeit im Team.
Mit CompuDMS nutzen Sie eine Software zur digitalen Dokumentenverwaltung, die Ihnen den Schlüssel zur effizienten Ablage gibt. Sie speichern alle wichtigen Dokumente zentral, was mit einem simplen Drag-and-drop-Import für sämtliche Dateiformate funktioniert.
Sicherheit ist ein weiterer Aspekt: CompuDMS ist DSGVO-konform, und die individuellen Zugriffsrechte für Ihre Mitarbeitenden steuern Sie allein. Statt E-Mail-Anhängen oder File-Pfaden versenden Sie Links zum Dokument – datensicher und effizient. Zugleich wird dann stets in der korrekten Version des Dokuments weitergearbeitet und Ihr Mailserver wird entlastet, weil nicht mehr der gleiche Inhalt in mehreren Postfächern landet.
Für das interne Qualitätsmanagement wird die Dokumentenlenkung wichtig, also die festgelegte Art und Weise, wie Dokumente angelegt, bearbeitet, versioniert und archiviert werden. Bei CompuDMS finden Sie dafür z. B. ein eigenes Modul.
Ein Vorteil im Arbeitsalltag ist die intelligente Suche, die Ihnen das Leben erleichtert. Sie basiert auf Volltextsuche, Verschlagwortung und Texterkennung (OCR). Kopfzerbrechen über den idealen Dateinamen können Sie sich damit sparen.
Es gibt ein paar typische Aussagen, die wir rund um die digitale Dokumentenablage immer wieder zu hören bekommen. Welche das sind und wie Sie die Irrtümer aus der Welt schaffen, zeigen wir Ihnen jetzt:
1. „Eine Dokumentenablage-Software brauchen wir nicht!“
Auch kleinere Teams – die besonders auf eine effiziente Zusammenarbeit angewiesen sind – profitieren von einer strukturierten digitalen Dokumentenablage, weshalb sich DMS-Software auch für Kleinunternehmen lohnt. Onboarding und Urlaubsvertretungen sind viel einfacher, wenn alle Dokumente für jeden direkt auffindbar sind.
2. „Bevor ich aus Versehen was lösche, lege ich lieber verschiedene Versionen eines Dokuments an!“
Das führt zu immensem Speicherbedarf und stiftet Verwirrung. Der Datenmengen werden Sie auf zwei Wegen Herr: zum einen mit der DMS-Funktion “Versionierung” und zum anderen mit einer DMS-Cloud. DMS On-Premises kann aber genauso eine gute Lösung sein, wenn Ihre Hardware ausreichend Kapazitäten hat.
3. „Unsere Dokumentenablage versteht nur die Mitarbeiterin in der Buchhaltung!“
Eine Dokumentenablage, die nur ihr Erfinder versteht, ist ein weiterer typischer Fehler in Filesystemen. Ergebnis: Verwirrende Dateibenennungen, parallele Ablageorte und nur eine Person, die sich auskennt. Eine intelligente Volltextsuche inkl. Texterkennung ist die effizientere Lösung.
4. „Ich lege das vorsichtshalber auch nochmal ausgedruckt ab, man weiß ja nie!“
Parallele Ablagesysteme, bspw. teils in Papierform sowie teils digital, sind ein gängiger Fehler. Geschäftsunterlagen müssen laut GoBD zwar in originärer Form aufbewahrt werden, wie z. B. eine per Post eingegangene papierene Rechnung. Digitale Dokumente aber zusätzlich auszudrucken und abzuheften, ergibt wenig Sinn.
Um den eigens ausgedruckten Papierstapeln Einhalt zu gebieten, braucht eine digitale Dokumentenablage ein Scan-Modul. So ist alles Wichtige da, wo es hingehört – in der digitalen Dokumentenablage.
Damit das papierlose Büro Gegenwart statt Zukunftsmusik wird, muss eine digitale Dokumentenablage her. Eine zentrale Verwaltung Ihrer Unterlagen ist ein Muss, um nicht Zeit und Nerven durch die fruchtlose Suche in Ordnerstrukturen zu vergeuden. Wenn Sie diesen Schritt gehen, sparen Sie Zeit und Geld, weil Ihre Prozesse und die Zusammenarbeit im Team schneller und effizienter werden.
Sie möchten wissen, was eine digitale Dokumentenablage für Ihr Unternehmen leisten kann? Dann freuen wir uns auf ein unverbindliches Gespräch, um Ihnen CompuDMS vorzustellen. Schreiben Sie uns oder rufen Sie uns an!
Rufen Sie uns gerne unter (02203) 202080 an oder schicken Sie uns über das nebenstehende Formular eine Nachricht.
Dokument Management GmbH
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