Dokumentenlenkungssoftware: Effizient, sicher & unverzichtbar für Ihr Unternehmen

Dokumentenlenkung ist der Prozess der Erfassung, Verwaltung, Steuerung und Überwachung von Dokumenten und Informationen. Eine effektive Dokumentenlenkungssoftware gewährleistet eine klare Versionierung und richtige Zuordnung von Zugriffsrechten. Dadurch wird sichergestellt, dass immer die aktuellste Dokumentenversion verfügbar ist und die richtigen Personen zur richtigen Zeit Zugang haben.

Gelenkte Dokumente sind alle Arten von Dokumenten und Informationen, die für Ihren Geschäftsbetrieb von Relevanz sind. Dazu gehören z. B. Handbücher, Arbeitsanweisungen, Richtlinien, Verfahrensbeschreibungen, Protokolle und vieles mehr. Die Dokumentenlenkung stellt sicher, dass diese Dokumente immer aktuell, zugänglich und nachvollziehbar sind.

Grundsätzlich sollten alle wichtigen Dokumente in einem Unternehmen gelenkt werden. Dies betrifft vor allem Informationen, die für das Qualitätsmanagement, die Qualitätssicherung, rechtliche Compliance und den reibungslosen Arbeitsablauf unerlässlich sind.

Um Ihre Dokumente effizient zu verwalten und zu steuern, Änderungen einwandfrei nachzuvollziehen oder Zugriffsrechte festzulegen, brauchen Sie eine Dokumentenlenkungssoftware. Ein Dokumentenmanagementsystem wie z. B. CompuDMS kann Sie bei der Dokumentenlenkung unterstützen.

Im Folgenden geben wir Ihnen einen Überblick darüber, was bei der Wahl der optimalen Dokumentenlenkungssoftware zu beachten ist:

1. Versionierung & Revisionskontrolle
   Eine gute Dokumentenlenkungssoftware ermöglicht Ihnen die Verwaltung verschiedener Dokumentenversionen. Sie können Änderungen nachverfolgen, Revisionen durchführen und so sicherstellen, dass Sie immer die aktuelle Version erkennen und verwenden.
2. Zugriffsrechte & Rollen
   Die Software sollte Ihnen die Möglichkeit bieten, Zugriffsrechte und Rollen für unterschiedliche Benutzer festzulegen. Dadurch können Sie gezielt steuern, wer auf welche Dokumente zugreifen und diese bearbeiten kann. Dies ist besonders wichtig, um die Sicherheit und Vertraulichkeit sensibler Informationen zu gewährleisten.
3. Workflow-Management
   Auch bei der Einrichtung und Automatisierung von benutzerdefinierten Workflow-Prozessen kann Sie eine Dokumentenlenkungssoftware unterstützen. Eine Lösung wie z. B. CompuDMS kann Ihnen dabei helfen, klare Prozessstufen und Verantwortlichkeiten zu definieren und erleichtert Ihnen somit den Genehmigungs- und Freigabeprozess.
4. Suche & Indexierung
   Eine effiziente Suchfunktion ist unerlässlich, um schnell auf benötigte Dokumente zugreifen zu können. Die Dokumentenlenkungssoftware sollte eine umfassende Indexierung und Volltextsuche bieten, damit Sie Dokumente basierend auf Schlüsselworten schnell finden können. Lösungen wie CompuDMS bieten zudem Funktionen wie die Texterkennung (OCR), um gedruckte oder eingescannte Dokumente in durchsuchbaren Text umzuwandeln.
5. Integration & Zusammenarbeit
   Eine gute Dokumentenlenkungssoftware ermöglicht zudem die nahtlose Integration mit anderen Unternehmenssystemen und Tools, um eine reibungslose Zusammenarbeit und den Austausch von Dokumenten zu gewährleisten. Ein gutes Beispiel dafür ist CompuDMS, das als Dokumentenmanagementsystem (DMS) eine Vielzahl von Schnittstellen zu wichtigen Anwendungen wie Microsoft Office, Outlook und DATEV bietet.

CompuDMS bietet Ihnen die ideale Lösung für die effiziente Verwaltung, Lenkung und Kontrolle Ihrer Unternehmensdokumente. Neben der „Dokumentenlenkung“ bietet Ihnen die Software noch weitere nützliche Funktionen für ein ganzheitlich effizientes Dokumentenmanagement:

• Versionierung: Halten Sie Ihre Dokumente immer auf dem neuesten Stand & vermeiden Sie Verwirrung durch veraltete Versionen
• Genehmigungsworkflows: Verwalten Sie effizient Genehmigungsprozesse, indem Sie klare Schritte & Verantwortlichkeiten definieren
• Texterkennung (OCR) und Volltextsuche: Durchsuchen Sie den Inhalt Ihrer Dokumente mithilfe von OCR & Volltextsuche
• Integration in Microsoft Office: Arbeiten Sie nahtlos mit Ihren Microsoft Office-Anwendungen wie Word, Excel & PowerPoint
• Sicherheitsfunktionen: Definieren Sie Benutzerrollen und Zugriffsrechte, um die Vertraulichkeit & Integrität Ihrer Dokumente zu gewährleisten
• Flexibilität: Nutzen Sie CompuDMS entweder in der DMS Cloud oder als DMS On-Premises-Lösung, je nach Ihren individuellen Anforderungen.

Damit unterstützt Sie CompuDMS dabei, Ihr digitales Dokumentenmanagement optimal zu gestalten, die Zusammenarbeit zu verbessern und den Zugriff auf relevante Informationen zu erleichtern.

Im Bereich des Qualitätsmanagements (QM) spielt die Dokumentenlenkung eine essenzielle Rolle. Sie gewährleistet, dass Standards und Richtlinien eingehalten werden und trägt zur Erfüllung von Zertifizierungen wie der ISO 9001:2015 bei. Diese Richtlinie legt unter anderem umfassende Anforderungen an die Aktualisierung, Lenkung und Archivierung von Dokumenten fest, die Sie mit einer Dokumentenlenkungssoftware umsetzen können.

Im Folgenden finden Sie einige wichtige Aspekte, die im Rahmen der ISO 9001 für die normkonforme Dokumentenlenkung von Bedeutung sind:

• Klar definierte Verantwortlichkeiten und Prozesse für die Erstellung, Überprüfung, Genehmigung und Freigabe von Dokumenten
• Lenkung der Dokumentenrevisionen, um sicherzustellen, dass nur aktuelle Versionen verwendet werden
• Sichere Aufbewahrung und Archivierung von Dokumenten
• Verwaltung von Zugriffsrechten und revisionsrelevanten Informationen
• Versionierung und Änderungsverfolgung von Dokumenten
• Einsatz elektronischer Signaturen und Audit-Trails zur Nachverfolgbarkeit

Durch die Nutzung einer solchen Software können Sie sicher sein, dass Ihre Dokumentenprozesse den erforderlichen Normen entsprechen und Ihr Unternehmen auf dem Weg zur ISO-Zertifizierung unterstützt wird.

Die Entscheidung, eine kostenlose Dokumentenlenkungssoftware als Freeware zu nutzen, kann verlockend sein. Doch hier ist Vorsicht geboten. Kostenlose Lösungen sind in der Regel funktional eingeschränkt und oftmals fehlt es ihnen an Sicherheitsmechanismen, die für den Schutz sensibler Unternehmensdaten erforderlich sind.

Darüber hinaus sind kostenlose Lösungen meist weniger flexibel und anpassungsfähig als individualisierbare Lösungen, die jedoch meist als kostenpflichtige Software angeboten werden. Fehlen individuelle Anpassungen an die spezifischen Anforderungen und Arbeitsabläufe Ihres Unternehmens, können die Effizienz und Produktivität beeinträchtigt werden.

Um Sicherheitsbedenken zu umgehen und sicherzustellen, dass Ihre Dokumentenlenkungssoftware Ihren Ansprüchen im Unternehmen entspricht, sollten Sie auf eine professionelle Lösung setzen.

Mit CompuDMS haben Sie z. B. die Möglichkeit, die Software für Ihr Dokumentenmanagement als Demo kostenlos zu erproben und zu prüfen, ob sie Ihren Anforderungen entspricht. Zusätzlich zeigen wir Ihnen in einer kostenlosen Web-Demo, wie Sie unser Modul zur Dokumentenlenkung in Ihrem Unternehmen gewinnbringend einsetzen können.