Elektronische Personalakte
mit CompuSME

Unsere Software CompuSME unterstützt Sie bei der (Ein-)Führung elektronischer Personalakten.

Einfach. Startklar.

integriertes DMS
(Dokumentenmanagement)

Automatisierung
von HR-Prozessen

Vorlagenerstellung
und -verwaltung

DSGVO
konform

Zugriffskontrolle
durch Berechtigungen & Rollen

Splitview für
Daten und Dokumente

individuell
erweiterbar
Software - Made in Germany

Vereinfachte Administration durch Digitalisierung Ihrer Personalakten

CompuSME unterstützt Sie bei der (Ein-)Führung elektronischer Personalakten (ePA) – auch digitale Personalakten (dPA) genannt. Erfassen Sie Stammdaten und Vertragsdaten einheitlich über alle Mitarbeiter und verknüpfen Sie die Daten mit den dazugehörigen Dokumenten wie z. B. dem jeweiligen Arbeitsvertrag, Zeugnissen oder Gehaltsabrechnungen. So haben Sie alle Informationen an einem Ort übersichtlich verfügbar und vermeiden Mehrfacherfassungen oder doppelte Aktenführung.

CompuSME: Elektronische Personalakte
Die elektronische Personalakte von CompuSME zeigt alle Daten und Dokumente zu einem Mitarbeiter auf einen Blick.

Direkte automatisierte Ablagemöglichkeit der Personalunterlagen

Mit Hilfe des integrierten Scanmoduls können Sie die vorhandenen Papierdokumente direkt über den Scanner am Arbeitsplatz digitalisieren und in die entsprechenden Verzeichnisse der Personalakte des jeweiligen Mitarbeiters einpflegen. Dokumente, die Sie als E-Mail-Anhang erhalten, lassen sich dank des Outlook-Plugins direkt aus Ihrem Outlook-Postfach noch schneller hinzufügen.

Der richtige Umgang mit personenbezogenen Daten

DSGVO

Datenschutz ist ein wichtiges Thema bei der Führung von Personalakten. So dürfen personenbezogene Daten nur berechtigten Personen im Unternehmen zugänglich gemacht werden. Durch ein umfassendes Berechtigungskonzept erleichtert Ihnen die elektronische Personalakte auch hierbei die Arbeit.

Aus der seit dem 25.05.2018 EU-weit anzuwendenden Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ergibt sich weiterhin ein Auskunftsrecht des Arbeitnehmers bezüglich der über ihn gespeicherten Daten. Über die entsprechenden Zugriffsrechte können Sie Ihrem Arbeitnehmer ermöglichen, Einsicht in seine Personalakte zu nehmen und die gespeicherten Inhalte selbst auf Richtigkeit zu überprüfen. Dies reduziert zudem Verwaltungsaufwand und Fehlerquellen.

Auch lassen sich Löschfristen für einzelne Dateien definieren. Nach Ablauf der Frist, werden Sie darüber informiert, dass zu löschende Dateien existieren. So bewahren Sie Dateien nicht versehentlich länger auf als nötig bzw. zulässig.

Einfache und gesicherte Einsichtnahme durch rollenbasierte Zugriffsrechte

CompuSME verfügt sowohl über eine Benutzerverwaltung (integriert oder Anbindung an bestehendes Active Directory) als auch ein individuell konfigurierbares, differenziertes Zugriffskonzept. Darüber stellen Sie sicher, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf Dokumente und Informationen erhalten. Dies bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Zugriff auf (Teil-)Informationen ihrer eigenen Personalakte zu gewähren. So schaffen Sie Transparenz und reduzieren Verwaltungsaufwand.

Wahlweise als lokale Serverinstallation oder als Cloudlösung verfügbar

Unsere Software zur Verwaltung Ihrer elektronischen Personalakten gibt es nicht nur als on-premise Server, sondern auch in der Cloud. Im ersten Fall betreibt Ihr Unternehmen den Server in Eigenregie und behält die volle Kontrolle über Daten und Verfügbarkeit. Die Cloud-Lösung befreit Sie zudem von den Pflichten des Serverbetriebs. Alle Aufgaben, wie z. B. regelmäßige Backups und Sicherheit-Patches werden dann von uns übernommen. So können Sie sich ganz auf Ihr Business konzentrieren.

Flexible Gestaltung Ihrer unternehmensspezifischen digitalen Personalakte

Elektronische Personalakten lassen sich nicht umfassend standardisieren, denn sie müssen den internen Arbeitsprozessen und Bedürfnissen des Unternehmens und insbesondere der Personalabteilung gerecht werden. Profitieren Sie daher von der Flexibilität und Konfigurierbarkeit unserer Software. Integrieren Sie je nach Bedarf die Abläufe für Zeiterfassung, Urlaubsanträge, Reisekostenabrechnungen oder Leistungsbeurteilungen direkt in CompuSME. Eine Erweiterung ist jederzeit möglich.

Zudem können Sie die elektronische Personalakte auch um den Workflow Bewerberverwaltung erweitern und somit bei Einstellung eines Bewerbers die bereits dort erfassten Daten und Dokumente direkt in die Personalakte importieren.

Klicken Sie auf die Grafiken, um mehr über die jeweiligen Workflows oder das integrierte Dokumentenmanagement (DMS) zu erfahren:

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