Ein paar Tipps und Tricks gefällig?

Einfach. Vielseitig.

Hier unsere CompuDMS TechTipps

Mehr zu CompuDMS

In CompuDMS Ordner und Unterordner anlegen

Sehen Sie in unserem Video auf YouTube unter https://youtu.be/1KapwV95Vnc, wie Sie in CompuDMS Ordner anlegen und entsprechende Metadaten für den schnellen Zugriff auf Ihre Dokumente definieren.

Texterkennung (OCR) mit CompuDMS

Erfahren Sie in unserem YouTube-Video unter https://youtu.be/7BdZQJH6UIY, wie Sie mit CompuDMS Professional oder CompuDMS Cloud durchsuchbare PDFs erzeugen.

Drag-and-drop mit CompuDMS

Ergänzt um Tastenkombinationen lässt sich Drag-and-drop in CompuDMS noch umfassender verwenden:

Arbeitskopie ersetzen (Drag-and-drop)
Wollen Sie eine vorhandene Arbeitskopie ersetzen und die gehaltene Datei nicht nur hinzufügen, ziehen Sie die Datei einfach auf die zu ersetzende Arbeitskopie.

Hinzufügen und versionieren (Drag-and-drop + Strg)
Wollen Sie eine lokal gespeicherte Datei in CompuDMS hinzufügen, können Sie sie durch gleichzeitiges Drücken der Taste Strg in einem Arbeitsschritt auch direkt versionieren.

Hinzufügen, versionieren und archivieren (Drag-and-drop + Strg + Shift)
Handelt es sich bei der zu importierenden Datei um eine alte Datei, die Sie nur revisionssicher aufbewahren wollen, können Sie diese mit Hilfe der Umschalttaste und Strg sogar in einem Arbeitsschritt hinzufügen, versionieren und archivieren.

Ersetzen, versionieren (Drag-and-drop + Strg)
Auch das Ersetzen von Arbeitskopien kann direkt um Versionieren und Archivieren erweitert werden. Hierfür ziehen Sie die Datei einfach auf die zu ersetzende Arbeitskopie und halten dabei die Tasten Strg gedrückt.

Ersetzen, versionieren und archivieren (Drag-and-drop + Strg + Shift)
Auch das Ersetzen von Arbeitskopien kann direkt um Versionieren und Archivieren erweitert werden. Hierfür ziehen Sie die Datei einfach auf die zu ersetzende Arbeitskopie und halten dabei die Tasten Strg (+ Shift) gedrückt.

 

Mit CompuDMS Word-Dokumente vergleichen

Damit gibt CompuDMS Ihnen ein Werkzeug an die Hand, das Ihnen jederzeit einen schnellen Überblick über Ihre Dokumentenänderungen ermöglicht und Ihnen so den Arbeitsalltag erheblich erleichtert.

Welche Fenster angezeigt werden, können Sie selbst bestimmen. Die gewünschten Quelldokumente werden in Word über das Menü „Überprüfen > Vergleichen > Quelldokumente anzeigen“ voreingestellt. In der Ansicht können Sie die nicht benötigten Fenster aber auch durch Anklicken des X oben rechts schließen.

CompuDMS ermöglicht durch die übersichtliche Darstellung verschiedener Versionen eines Word-Dokumentes einen komfortablen Zugriff auf die zu vergleichenden Dateien und durch die Verknüpfung mit Word einen äußerst schnellen Zugriff – ohne dass Sie mühsam die zu vergleichenden Dateien über den Explorer suchen müssen.

Es lassen sich aber natürlich auch verschiedene Word-Dokumente miteinander ver­gleichen und so nicht nur die Versionen eines Vertrages effizienter auf Änderungen betrachten, sondern z. B. auch die Ab­weichungen zwischen ver­schiedenen Verträgen.

Verschiedene Versionen eines Word-Dokumentes vergleichen

  • Sie wählen im entsprechenden CompuDMS-Verzeichnis zwei Ver­sionen eines Word-Dokumentes aus und
  • klicken oben in der Werk­zeugleiste auf die Schaltfläche „Vergleichen“.
  • Alternativ können Sie den Vergleich auch über das Kon­textmenü starten, indem Sie auf eine der beiden markierten Dateien einen Rechtsklick machen.

Vergleich in Word betrachten

  • In den rechts übereinanderstehenden Fenstern sehen Sie die beiden zu vergleichenden Dokumente (in Word als Quelldokumente bezeichnet),
  • im mittleren Fenster wird ein kombiniertes Dokument mit den farblich hervorgehobenen Unterschieden angezeigt und
  • im linken Fenster erhalten Sie eine Zusammenfassung der Änderungen.

Verschiedene Dokumente vergleichen

  • Sie wählen im entsprechenden CompuDMS-Verzeichnis nun zwei verschiedene Word-Dokumente aus und
  • klicken oben in der Werk­zeugleiste auf die Schaltfläche „Vergleichen“.
  • Alternativ können Sie auch hierbei den Vergleich wiederum über das Kon­textmenü starten.

 

Mit CompuDMS Desktop-Verknüpfungen erstellen

Schneller Zugriff auf häufig verwendete Dateien:

Datei wählen

  • Wählen Sie in CompuDMS die gewünschte Datei oder den gewünschten Ordner für die Desktop-Verknüpfung aus und
  • öffnen Sie per Rechtsklick das Kontextmenü.
  • Im Untermenü „Senden an“ klicken Sie auf „Zwischenablage als Link“.

Auf dem Desktop

  • Wechseln Sie auf Ihren Desktop,
  • öffnen Sie das Kontextmenü per Rechtsklick und
  • klicken über „Neu“ auf „Verknüpfung“

Verknüpfung erstellen

  • In dem sich öffnenden Fenster fügen Sie den soeben generierten Link aus der Zwischenablage ein und
  • bestätigen Ihre Eingabe mit "Weiter".
  • Anschließend muss nur noch ein aussagekräftiger Name für die Verknüpfung eingegeben werden.

Mit CompuDMS Favoriten anlegen

Schneller Zugriff auf häufig verwendete Dateien – auch ohne Desktop-Verknüpfungen:

Zwar ist es schon deutlich komfortabler, über die Suchfunktion von CompuDMS eine Datei aufzufinden, als in allen möglichen Verzeichnissen händisch nach ihr zu suchen, aber es geht noch einfacher: In CompuDMS können Sie einzelne häufig benötigte oder versteckt abgespeicherte Dateien als Favoriten markieren.

Favorit anlegen

  • Hierfür müssen Sie lediglich die auserwählte Datei mit der rechten Maustaste anklicken und
  • im Kontextmenü „Favorit“ auswählen.
  • Augenblicklich wird die Datei ganz oben unter Favoriten angezeigt.

Ebenso schnell und komfortabel kann dies auch wieder rückgängig gemacht werden – optimal für Projektarbeit: häufig benötigte Dateien einfach als Favorit anlegen und nach Beendigung des Projektes wieder entfernen.

Favorit entfernen

  • Hierfür müssen Sie lediglich in den Favoriten die zu deaktivierende Datei mit der rechten Maustaste anklicken und
  • im Kontextmenü „Favorit“ auswählen.
  • Dabei verschwindet der Haken neben „Favorit“ und die Datei wird aus den Favoriten entfernt.

Es können auch ganze Ordner als Favorit markiert werden.  

Benötigen Sie weitere Informationen?

Haben Sie zum Beispiel Fragen zur Dokumentenverwaltung mit CompuDMS oder zu unseren Workflow-Modulen?

Dann rufen Sie uns gerne einfach unter (02203) 202080 an oder schreiben Sie uns eine Nachricht. Wir freuen uns!

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