Vertragsmanagement
mit CompuSME

Alle Ihre Verträge und deren Fristen auf einen Blick.

Einfach. Übersichtlich.

Erinnerungsfunktion
für Kündigungsfristen


laufende Verträge
im Überblick


Zugriffskontrolle
durch Berechtigungen & Rollen


Vertragshistorie


Splitview für
Daten und Verträge


individuell erweiterbar

Jede Geschäftsbeziehung wird durch einen Vertrag geregelt – fast immer ist dieser schriftlich fixiert. Egal ob Standardverträge wie Leasing- und Mobilfunkverträge oder individuelle Kunden- und Lieferantenverträge, allen Verträge ist gemeinsam, dass sie Fristen, Ansprüche und Verpflichtungen definieren. Bei diesen vielfältigen Regelungen können einzelne, wenngleich auch wichtige Aspekte leicht aus dem Auge verloren werden. ­CompuSME hilft Ihnen, Ordnung in die Vertragsverwaltung zu bringen und den Überblick zu behalten.

Alle Verträge im Blick – lassen Sie sich nicht kalt erwischen

Bei einer Vielzahl von Verträgen verliert man schnell einmal den Überblick und es kann böse Folgen haben, wenn Sie von Verpflichtungen überrascht werden oder eigene Ansprüche verschenken. Zukünftig können Sie unliebsame Überraschungen vermeiden, indem Ihre Verträge mit allen Kerndaten systematisch erfasst und automatisiert verwaltet werden. CompuSME benachrichtigt Sie, wenn Verträge Ihre Aufmerksamkeit erfordern. Unabhängig davon können Sie jederzeit auf die Vertragsübersicht oder einzelne Verträge, direkt oder über die integrierte Volltextsuche, zugreifen.  Die Kerndaten werden strukturiert angezeigt und mit dem eigentlichen Vertragsdokument verknüpft. So haben Sie die wesentlichen Eckdaten immer im Blick und gleichzeitig die Möglichkeit, in die Details einer Vereinbarung eintauchen zu können.

Immer wissen, was der letzte Stand ist

Während der Laufzeit eines Vertrages können sich rechtliche Anforderungen, Zusammenhänge oder Rahmenbedingungen ändern. So ist es nicht unwahrscheinlich, dass Verträge mit der Zeit angepasst oder ergänzt werden müssen. Auch neue AGBs oder aktualisierte Preislisten, die einem automatisch zugeschickt werden, stellen jeweils eine Vertragsänderung dar. Sie behalten mit CompuSME jederzeit den Überblick über den aktuellen Stand der Vereinbarung, indem Ergänzungen und Änderungen im Kontext des ursprünglichen Vertrages gespeichert werden. Eigene Anmerkungen zu Verträgen erhöhen zudem den Informationsgehalt.

Mehr Transparenz für Ihre Verträge

Individuelle Kunden- und Lieferantenverträge zu erstellen, muss kein schwieriges Unterfangen sein – auch wenn auf beiden Seiten der Vertragspartner zahlreiche Personen involviert sind. Gerade im Zusammenspiel mit Microsoft Word schafft CompuSME Nachvollziehbarkeit und Sicherheit in den Vertragsverhandlungen. Die Entwurfsschritte werden eindeutig gespeichert und können jederzeit inhaltlich miteinander verglichen werden. Durch die revisionssichere Ablage Ihrer Verträge wird nachvollziehbar, wer wann welche Änderung vorgenommen hat.

Vertragserstellung ganz nach Ihrem Geschmack

Bei der Vertragserstellung ist häufig eine Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Personen oder auch mehreren Abteilungen nötig. Die dafür erforderlichen Freigabe- und Überarbeitungsprozesse können je nach Unternehmen von einfachen Freigaben bis hin zu komplexen, mehrstufigen Abläufen reichen. Auch ist eine automatische Dokumentation der Vertragsänderungen in diesem Zusammenhang denkbar. Mit CompuSME können Sie diese Arbeitsabläufe ganz individuell auf Ihre Anforderungen anpassen.

Die Sicherheit Ihrer Daten hat höchste Priorität

Um Unternehmensdaten effektiv zu schützen, muss durch Benutzerrollen definiert werden, wer in welchem Umfang Zugriff auf Ihre Daten hat. So wird festgelegt, welcher Mitarbeiter welche Verträge sehen, bearbeiten oder löschen darf. Sensible Informationen werden so geschützt und die Einhaltung von Datenschutzstandards gewahrt.

1+1=1: Word- und PDF-Dokumente immer aktuell

Nicht selten kommt es vor, dass bei der Entwicklung eines Vertrages vom Entwurfsstadium über Änderungen bis hin zum finalen Stand zahlreiche Word- und PDF-Dateien entstehen. Gerade in Abstimmungs­prozessen müssen Sie sicherstellen, dass Sie immer mit den aktuellen Versionen arbeiten. Schnell kann es dabei vorkommen, dass versehentlich veraltete PDF-Dateien versendet werden. ­CompuSME hilft Ihnen, den Überblick über Ihre Verträge zu behalten und erzeugt, sofern gewünscht, automatisch zu jeder Word- eine zusätzliche PDF-Datei. Durch die Kopplung der beiden inhaltsgleichen Dateien ist die Zuordnung immer eindeutig ­– so sparen Sie Zeit und Nerven.

Download

Alle Informationen zum Vertragsmanagement haben wir Ihnen auch hier zum Download als PDF-Datei bereitgestellt.

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Automatisch zu jeder Word- eine zusätzliche PDF-Datei

Per Mausklick lässt sich beim Versionieren eines Word-Dokuments automatisch eine inhaltsgleiche PDF-Datei erzeugen oder wie in diesem Beispiel aktualisieren. Die PDF-Datei wird dem entsprechenden Word-Dokument zugeordnet und in einer weiteren Spalte angezeigt.

Kennzeichnung von Arbeitsschritten

Mit CompuSME lassen sich alle Verträge auf einen Blick in einer tabellarischen Ansicht verwalten. Verträge, die Ihre Aufmerksamkeit benötigen, werden in dieser Übersicht optisch hervorgehoben. Es handelt sich hierbei um Arbeitsschritte, die noch erledigt werden müssen, wie z. B. die Kündigung eines Vertrages.

Benötigen Sie weitere Informationen?

Haben Sie Fragen zum Vertragsmanagement, zur revisionssicheren Archivierung oder allgemein zu unseren Produkten oder damit verbundenen IT-Dienstleistungen? Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung! Rufen Sie uns einfach unter (02203) 20 20 80 an oder schreiben Sie uns eine Nachricht. Wir freuen uns!