Scan-Service für Ihre Papierbelege

Papierbelege sind ein Ärgernis: Sie benötigen zur Aufbewahrung viel Platz, es kann immer nur ein Mitarbeiter damit arbeiten und sie stellen einen Medienbruch in der ansonsten digitalen Unternehmenswelt dar. Dabei liegt die Lösung doch so nahe: Lassen Sie Ihre Papierberge scannen – für mehr Dynamik in Ihrem Unternehmen.

Unser Scan-Service in Köln ersetzt Ihr Papier durch digitale Belege. Wir scannen Ihre Akten, Formulare, Rechnungen, Belege, Großformate und sonstigen Dokumente in unserem Scan-Service schnell und kostengünstig. Die digitalisierten Unterlagen werden Ihnen als Dateien in Ihrem Dokumentenmanagementsystem oder auf Wunsch in unserem CompuArchiv bereitgestellt.

Scanvorlagen:

• Dokumentenscan: bis DIN A3
• Groß- und Überformate: bis DIN A0
• Einseitig & doppelseitig mit automatischer Leerseitenerkennung

Ausgabemodi:

• Schwarz/weiß
• Graustufen (8 Bit)
• Farbe (24 Bit)

Auflösung:

• bis zu 600 dpi

Ausgabeformate:

• PDF
• PDF/A (PDF/A-1 bis PDF/A-3)
• TIFF
• JPEG
• Andere Formate auf Anfrage

Das PDF/A-Format stellt einen wichtigen Bestandteil für die revisionssichere Archivierung dar. Es soll die originalgetreue Darstellung von Dokumenten auch in ferner Zukunft gewährleisten. Ohne entsprechende Vorkehrungen bezüglich der Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und des Zugriffschutzes fehlen allerdings wichtige Komponenten einer elektronischen, revisionssicheren Archivierung. Ergänzend zu unserem Scan-Service empfehlen wir daher unsere Produkte CompuDMS und CompuArchiv. Sie erfüllen die oben genannten Anforderungen vollständig und eignet sich daher hervorragend für die revisionssichere Archivierung und das Informationsmanagement in Ihrem Unternenehmen. Zusätzlich bieten sie eine punktgenaue Recherche, Volltextsuche und viele weitere Funktionen, die das tägliche Arbeiten im Archiv vereinfachen. Somit ergibt sich aus PDF/A und unserer Software ein optimales Team für die langfristige revisionssichere Archivierung.

Die digitale Archivierung ist oftmals mit der Frage verbunden: haben die digitalisierten Belege auch dieselbe Beweiskraft und können die Papierbelege demzufolge vernichtet werden? Die Universität Kassel und die Datev eG sind dieser Problematik in der Simulationsstudie „Ersetzendes Scannen" (der externe Link zu der Studie ist inzwischen nicht mehr verfügbar) nachgegangen und kommen zu dem eindeutigen Schluss: ja, unter der Beachtung einiger Punkte.

Sauber dokumentierte und ausgelagerte Scanprozesse helfen den Beweiswert von Belegen zu erhalten. Auch ist es von Vorteil, wenn ein zertifizierter Dienstleister als inhaltlich unbeteiligter Dritter, wie z. B. die CompuKöln, den Scanvorgang durchführt. Deshalb planen und dokumentieren wir gemeinsam mit Ihnen den gesamten Ablauf, so dass dieser jederzeit nachvollziehbar und überprüfbar ist.

Für eine revisionssichere Aufbewahrung der Dokumente ist die Betrachtung des Gesamtprozesses notwendig – von der Entstehung des Dokuments bis hin zur Archivierung der Daten. Gerne stehen wir Ihnen bei diesem Thema unterstüzend zur Seite.

Wir haben unsere dienstleistungsbezogenen Archivierungsverfahren und das Archiv-Hosting gemäß IDW-Prüfungsstandard PS 951 zertifizieren lassen. Dieser Standard bezieht sich explizit auf ausgelagerte Dienstleistungen und ermöglicht so eine nahtlose Einbindung unserer Zertifizierung in eventuell bei Ihnen anstehende eigene Prüfungen.

Anlieferung und Scan-Vorbereitung

Sobald Ihre zu scannenden Dokumente bei uns eingetroffen sind, werden für einen effektiven, schnellen Scanvorgang Büroklammern, Notizzettel, umgeknickte Ecken usw. entfernt. Modernste Scanner, kombiniert mit unserer jahrelangen Erfahrung, lassen Ihre Dokumente bei hoher Scanqualität schnell digital werden. Noch während des Scanvorgangs erfolgt eine Übersetzung der Dokumenteninhalte mittels der automatischen Texterkennung (OCR) in Texte. Optional werden mithilfe unseres Erfassungstools ImageIN oder eines Barcode-Scans Beleginformationen erfasst. Letzteres kann ebenfalls für den automatischen Abgleich mit zusätzlichen Beleginformationen über dazugehörige Dokumente genutzt werden. Als Referenz dienen z. B. von Ihnen bereitgestellte Excel-Tabellen oder Abgleichlisten. So digitalisiert, werden Ihre Unterlagen ganz leicht in Ihren Unternehmensprozess eingebunden. Auch hierbei unterstützt Sie auf Wunsch unsere Scan-Service-Abteilung.

Ausgabeformate und Speicherung

Über Ausgabeformat und Auslieferungsweg entscheiden ganz alleine Sie. Durchsuchbare PDF-Dateien z. B. sind plattformunabhängig und heutzutage gängige Praxis. Zusätzlich bietet das PDF/A-Format die optimalen Voraussetzungen für eine digitale Archivierung. JPEG-Dateien benötigen nur wenig Speicherplatz. Egal ob PDF, JPEG, TIFF oder jedes andere geeignete Dateiformat, Ihre Dateien übermitteln wir Ihnen unabhängig vom Format auf einem optischen Medium (z. B. CD/DVD), webbasiert oder über verschlüsseltes FTP. Sofern vorhanden, stellen wir die gescannten Dokumente auch in Ihrem Dokumentenmanagementsystem, wie z. B. CompuDMS Professional bereit.