Dokumenten-Management zur Beschleunigung Ihrer Prozesse

Elektronische Geschäftsprozesse

Elektronische Geschäftsprozesse stellen die IT-seitige Unterstützung betriebswirtschaftlicher Geschäftsprozesse dar und sind somit metaphorisch gesprochen die Nervenbahnen moderner Unternehmen.

Ein wichtiger Bestandteil der Geschäftsprozesse eines Unternehmens sind dessen Dokumente. So ist es naheliegend, dass auch diese digital vorliegen sollten, um Prozesse tatsächlich zu beschleunigen und damit Effizienz zu steigern.

Wir unterstützen Sie sowohl als Dienstleister (z. B. bei der Digitalisierung Ihrer Papierarchive) als auch mit unserer Software zur Verwaltung Ihrer elektronischen Dokumente: CompuDMS ist unser Dokumenten-Management-System, das in drei Varianten verfügbar ist – als kostenlose Einzelplatz-Version CompuDMS Free, als leistungsstarke Server-Installation CompuDMS Professional oder als flexible Cloud-Lösung CompuDMS Cloud.

Elektronische Geschäftsprozesse

  • optimieren den täglichen Unternehmensablauf,
  • minimieren Arbeitsaufwand,
  • eliminieren Fehler und
  • steigern so den Unternehmensumsatz.

Dokumenten-Management-Systeme

Mit Dokumenten-Management-Systemen oder kurz DMS können Sie Ihre elektronischen Dokumente erfassen, bearbeiten, versionieren, sortieren, archivieren und verteilen. Dokumente lassen sich leichter wiederfinden und Datei-Doppelungen gehören der Vergangenheit an. Auf diese Weise erleichtern DMS den internen Wissensaustausch.

Unsere DMS-Software unterstützt Sie während des kompletten Lebenszyklus eines Dokuments – von der Erstellung über die Bearbeitung und Versionierung bis hin zur Archivierung und Löschung (Document Lifecycle Management).

Abgrenzung zu ECM

Dokumenten-Management und Enterprise Content Management (ECM) werden häufig synonym verwendet, obwohl ECM eigentlich umfassender ist, da es z. B. auch Workflow oder Web Content Management beinhaltet.

Document Lifecycle Management

Erstellen und bearbeiten

Eine Microsoft Office Integration ermöglicht, neue digitale Inhalte und Dokumente mit nur einem Klick zu erstellen. Bereits vorhandene Dateien (jeglichen Typs) können per Drag&Drop dem DMS hinzugefügt werden.

Mit Hilfe eines Checkouts lassen sich Dokumente zur Bearbeitung durch andere Teammit­glieder sperren; die Dokumente bleiben im Lesemodus verfügbar.

Versionieren

Mittels Versionierung kann ein bestimmter Bearbeitungsstatus oder Meilenstein des Doku­mentes dauerhaft festgehalten werden. Eine Weiterbearbeitung und somit die Erstellung weite­rer Versionen des Dokuments ist möglich. Die Erfassung von Metadaten wie Kundennum­mern, Namen oder Kommentare ermöglicht, das Dokument später schnell wieder­zufinden. In einer übersichtlichen Baumstruktur stellt das Dokumenten-Management-System die bisherigen Versionen eines Dokumentes geordnet dar.

Mit Hilfe einer integrierten Benutzerverwaltung und Zugriffsrechteverwaltung können Sie zudem jederzeit eindeutig feststellen, wann wer welche Änderungen vorgenommen hat.

Archivieren

Eine revisionssichere Archivierung ist ein wesentlicher Bestandteil eines modernen Doku­menten-Management-Systems. Bereits alle in der Entstehungsphase erstellten Versionen werden revisionssicher archiviert. Findet ein Dokument seine endgültige Form, verhindert die finale Archivierung die weitere Bearbeitung. Im Folgenden erlaubt die Software den Zugriff auf die Datei nur noch im Lesemodus, Änderungen können nicht mehr vorgenommen werden.

Nach Ablauf einer selbst festgelegten Aufbewahrungsfrist können Dokumente auch wieder gelöscht werden.

Kontakt

Haben Sie Fragen zu unserer Softwareentwicklung, Produkten oder damit verbundenen IT-Dienstleistungen? Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung!

Rufen Sie uns einfach unter 02203 20 20 80 an oder schreiben Sie uns eine Nachricht.

Wir freuen uns!

Dokumente wiederfinden

Durch die Vergabe von Schlüsselwörtern können Sie das Dokument oder eine bestimmte Version eindeutig beschreiben und mit Hilfe der integrierten Suchfunktion nachher problem­los wiederfinden – unabhängig vom Speicherort.

Mit Hilfe der Volltextsuche lassen sich zudem auch Dokumenteninhalte durchsuchen.

Wir können noch mehr für Sie tun

Ihr Erfolg basiert auf komplexen und individuellen Prozessen, die sich nicht auf jedes beliebige Unternehmen übertragen lassen? Gemeinsam mit Ihnen formen wir eine Digitalisierungsstrategie, die genau zu Ihnen passt. Unser Portfolio in der individuellen Softwareentwicklung ist breit gefächert: Wir entwickeln Apps für iOS & Android für die Smartphones Ihrer Außendienst-Mitarbeiter, designen intuitiv bedienbare Oberflächen bei der Entwicklung von Web-Anwendungen und optimieren Ihr Dokumenten-Management. Wir passen die elektronischen Geschäftsprozesse präzise an Ihr Business an und können sie so für Sie beschleunigen.